Op afstand medewerkers steunen: hoe doe je dat?

De corona-epidemie heeft al onze vertrouwde managementtools flink opgeschud. Beproefde gesprekstechnieken en andere managementvaardigheden blijken niet meer te werken, of in ieder geval geen afdoende oplossing te bieden. Het is zoeken naar nieuwe oplossingen, vaak met vallen en opstaan. Maar er zijn momenten dat je als manager of HR-professional niet met lege handen wil staan.

Bijvoorbeeld als je medewerkers het écht moeilijk hebben, door angstklachten, bij rouw of een ingrijpende gezinssituatie. Er zijn manieren om dan toch tot steun te zijn, al kan het niet in de directe nabijheid.

We delen een paar tips die jou en je team hierbij kunnen helpen.

1. Wees actief met bruggen bouwen

‍Het grootste deel van de mensheid is niet paranormaal begaafd. De kans dat jij vanuit je thuiskantoor vanzelf merkt dat het niet goed gaat met een van je medewerkers is dus vrij klein. Nu veel mensen thuiswerken, mis je geheid allerlei signalen die je normaliter op de werklocatie wél zou hebben gehad. Een vermoeide tred, een dichte deur, of steeds te laat komen.

Je ziet het niet, dus je weet het niet. 

Je mag er ook niet op vertrouwen dat iemand uit zichzelf een seintje geeft als het niet goed met hem gaat. Het is normaal al moeilijk voor een medewerker om vertrouwelijke zaken met collega’s te delen, laat staan met een manager. Letterlijk kilometers afstand maken die drempel alleen maar hoger. 

Het motto is: niet achteroverleunen. Wees actief met overbruggen van die afstand.

Zorg ervoor dat je het team dagelijks ‘ontmoet’ tijdens een virtuele dagstart of -afsluiting. Dat is heel goed voor de onderlinge sociale contacten, maar het is ook direct een goede ‘thermometer’ voor de sfeer en het welbevinden.

Merk je dat iemand anders reageert dan je gewend bent, aarzel dan niet om hem uit te nodigen voor een individueel gesprek in een ‘break out-room’, of misschien liever nog een coronaproof wandeling in de buitenlucht. Durf dan ook dóór te vragen, als je elkaar eenmaal spreekt. 

2. Wees zichtbaar

‍De situatie waar we nu in zitten zorgt voor veel angst en onzekerheid. Wat betekent de coronacrisis voor de toekomst van de organisatie? Hoe voorkom ik besmetting? Dit soort vragen kan slapeloze nachten opleveren.

Tel daarbij op, dat door het thuiswerken gevoelens van eenzaamheid en vervreemding op de loer kunnen liggen. 

Het helpt om letterlijk en figuurlijk meer zichtbaar te zijn voor medewerkers en collega’s. Stuur vaker dan normaal eens een kleine update rond over projecten of nieuwtjes.

Communiceer duidelijk wanneer je werkt en hoe je het makkelijkst te bereiken bent. Werkt een deel van het team op locatie, zorg er dan voor dat je daar zelf ook regelmatig aanwezig bent.

Zet je deur letterlijk open voor spontane binnenlopers of, beter nog, plan tijd in voor een rondje over de werkvloer en besteed bewust extra aandacht aan de mensen die je dan spreekt. Vraag hoe het met iemand gaat, waar hij mee bezig is en of hij hierbij misschien hulp kan gebruiken. Probeer een positieve vibe uit te stralen door ook successen en toekomstperspectieven te benoemen. 

3. Durf te vragen

‍Merk je dat er bij de medewerker problemen of angsten spelen, stap daar dan niet te licht overheen. Luister oprecht en durf door te vragen. Bied ook hulp aan. Is de problematiek te complex om eenvoudig op te lossen, bespreek dan de mogelijkheid tot professionele ondersteuning, eventueel in overleg met je arbodienst. 

Bedrijfsmaatschappelijk werk, schuldhulpverlening, coaching: Nederland kent een rijke schakering aan hulpmogelijkheden. Kom hierin ook als werkgever een stuk tegemoet door een deel van de kosten te betalen, of zelfs volledig voor je rekening te nemen.

Een dergelijke investering betaalt zich altijd uit. Je voorkomt niet alleen verzuim, maar verhoogt de loyaliteit van je medewerker naar de organisatie toe. En dat is onbetaalbaar.

4. Ruimte voor rouw

‍Een overlijden van de medewerker of een naaste dierbare, al dan niet door COVID-19, veroorzaakt een schokgolf onder collega’s. Doordat er nu letterlijk afstand gehouden moet worden, is het nog belangrijker dan normaal om veel aandacht te schenken aan de opvang en procedure. 

Leg zo snel mogelijk contact met de nabestaanden om te vragen of ze prijs stellen op contact met de organisatie en collega’s, en zo ja, op welke manier.

Mochten de nabestaanden huisbezoek willen, dan moet dat goed ingepland worden, zodat de coronaregels kunnen worden nageleefd. Het helpt om binnen de organisatie een vast contactpersoon te benoemen, die de communicatie en condoleance regelt. Dat schept duidelijkheid en brengt ook naar nabestaanden toe wat rust. 

Benut de online mogelijkheden. Open een online condoleanceregister, of communiceer (in overleg met de nabestaanden) de link naar de livestream van de uitvaart.

Dat kan collega’s de mogelijkheid bieden om mee te leven en ook zelf het verlies te kunnen verwerken.

Vergeet niet om ook ná de uitvaart alert te zijn op emoties. Benoem wat je merkt en ziet, en schep hier voldoende tijd en ruimte voor. 

5. Klein gebaar, grote impact

‍Tot slot nog een bekende tip die toch niet vergeten mag worden: ook op afstand is het mogelijk om tastbaar te steunen. Een mooi boeket, een kaartje of desnoods een doos bonbons met een bemoedigende tekst: bijna alles is wel online te bestellen en aan de deur af te leveren.

Een klein gebaar, zéker als het niet-obligaat en op een onverwacht moment wordt aangeboden, heeft vaak een positief effect.

Meer inspiratie nodig?

‍Bij Pluvo weten we alles over online oplossingen en dingen regelen op afstand. Neem daarom gerust contact met ons op!