Plan een demo
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Onboarding is hot – dat heeft iedere HR-medewerker wel door. Maar besteed je wel genoeg aandacht aan offboarding?
Eerst even een stapje terug: Wat is offboarding eigenlijk? En wat is het verschil tussen onboarding en offboarding?
Offboarding is betreft het einde van de employer journey. Het heeft namelijk alles te maken met het moment dat een werknemer uit dienst treedt.
Hoewel je misschien wel de neiging hebt om dit proces zo snel mogelijk te laten verlopen, is het niet aan te raden om iemand geruisloos te laten vertrekken. Offboarding is namelijk minstens zo belangrijk als onboarding.
Het is een waardevolle investering in de toekomst, en wel hierom:
Een hele lijst met voordelen zoals je ziet! We zullen deze in deze blog nader toelichten.
Meer weten over hoe je van je werknemers ambassadeurs maakt? Check dan ook deze blog over internal branding!
Het offboarding proces begint vaak op het moment dat je werknemer vraagt:
“Heb je even?”
Zeker tegen het einde van de kalendermaand zorgt deze vraag voor luide alarmbellen in je hoofd. Want je weet eigenlijk al wat er gaat komen. Je medewerker heeft een nieuwe uitdaging gevonden, zoals dat zo mooi heet. Soms komt het heel gelegen en doe je van binnen een rondedansje. Maar meestal toch niet. In veel gevallen treedt nou nét die medewerker uit dienst, waar je altijd op kon bouwen en waar je in hebt geïnvesteerd met een opleiding of extra salarisstapje.
Terwijl je in het gesprek zit, dwalen de gedachten al door je hoofd. Misschien over teleurstelling in de medewerker of hoe je die vacature zo snel mogelijk opgevuld krijgt. En wat het telefoonnummer van dat uitzendbureau nou ook alweer? Ga even in de remmen. Zet jezelf on hold! Blijf bij het moment en vooral: blijf bij je medewerker. Wij geven je wat tips om de offboarding in goede banen te leiden. Dat verdient de medewerker. Maar jij ook!
Deze offboarding tip staat niet voor niets op nummer 1. Een goed exitgesprek voeren, ook wel offboarding gesprek genoemd, brengt namelijk veel. Je medewerker krijgt niet alleen de kans om stoom af te blazen, maar kan de organisatie ook goede tips meegeven. Over waar hij tijdens zijn dienstverband op is afgehaakt, maar óók waar hij de afgelopen tijd juist blij mee is geweest. Deze input kan je prima gebruiken voor je verdere beleid. Want je weet nu precies hoe je andere medewerkers wél kunt blijven binden en boeien!
Let wel: gebruik niet het moment waarop de medewerker zijn ontslag aankondigt als het moment waarop je een exitgesprek gaat voeren. Het is beter om alle emoties rondom de uitdiensttreding eerst even te laten zakken en echt goed de tijd te nemen voor het gesprek. Laat de medewerker een paar dagen voor het geplande exitgesprek een online exitformulier invullen als basis. Neem er een lekkere kop koffie bij en ga in alle rust en eerlijkheid samen het gesprek aan.
Tip: Zoek online naar een voorbeeld exitformulier voor inspiratie.
Maak er een goede gewoonte van om eens per half jaar de resultaten van je exitgesprekken (anoniem) door te nemen op MT-niveau. Valt er een trend te ontdekken? Kunnen we er iets van leren? Welke tips en trucs moeten worden opgepikt en welke moeten beleidsmatig worden uitgewerkt?
Het voeren van een gevoelig gesprek over de uitdiensttreding kan lastig zijn. Al helemaal als de omstandigheden door COVID-19 je dwingen het gesprek online te laten verlopen. Hoe maak je het toch persoonlijk, ondanks het computerscherm die ertussen zit? Hoe zorg je ervoor dat het exitgesprek zijn gewenste effect bereikt, terwijl de netwerkverbinding je af en toe in de steek laat? Lees dan ons blog, gevuld met bruikbare tips over een online gesprek voeren.
All news travels fast - is soms een vervelende bijkomstigheid als de offboarding niet naar wens verloopt. Voor je het weet ontstaat er ruis, onrust en geroddel rondom het ontslag. Een uitdiensttreding is namelijk altijd voer voor eigen interpretaties, complottheorieën en onduidelijkheden. De tip luidt: maak heldere afspraken over de communicatie, al op het moment dat iemand met zijn ontslagbrief wappert.
Spreek een duidelijke routing af. Wie moet verder worden geïnformeerd, wanneer en hoe? Wat kan er geantwoord worden als collega’s informeren naar de reden van het ontslag?
Stel samen een informatiemail op, die zo snel mogelijk naar alle collega’s binnen de organisatie wordt verstuurd. Wat wordt de allerlaatste werkdag van de medewerker? Wat wil je dat er als reden voor de uitdiensttreding wordt genoemd? Mag de nieuwe werkgever worden genoemd of ligt dat juist gevoelig?
Denk ook aan een speciale brief of mail naar externe relaties waar de medewerker regelmatig contact mee had. Is er al een (tijdelijke) opvolger bekend, noem die dan ook duidelijk met naam en nummer, zodat de relatie weet waar hij kan aankloppen in de toekomst.
Een groot voordeel van goede offboarding is dat het misverstanden en gedoe voorkomt. Dit doe je door te zorgen dat alles administratief op orde is. Handig is om hiervoor een offboarding checklist voor jezelf op te stellen, zodat je niks vergeet. Natuurlijk hoeven we je niet te vertellen dat je geen stap zet, voordat je het ontslag van de medewerker zwart-op-wit hebt gekregen. Een ouderwetsche ontslagbrief met zwierige handtekening op papier verdient immers nog altijd de voorkeur. Rechters worden echter wel wat toegeeflijker met het accepteren van ontslag per e-mail, maar dan moet er wel bewijs zijn dat de opzegging is aangekomen.
Spreek af wanneer sleutels, telefoon, laptop en autosleutels moeten worden ingeleverd en bij wie. Laat, als het moment daar is, beide partijen tekenen voor ontvangst en voeg het document toe aan het personeelsdossier. Better safe than sorry.
Zet, samen met de vertrekker, de arbeidsvoorwaardelijke zaken goed op een rijtje:
Het kan maar beter duidelijk zijn, nietwaar?!
The show must go on. Het is voor alle partijen natuurlijk het fijnste als het werk “warm” kan worden overgedragen. Maar helaas is er, zeker met de huidige arbeidsmarkt, niet altijd meteen een troonopvolger voorhanden. Spreek daarom met de medewerker die uit dienst treedt af dat hij een duidelijk overdrachtsdocument schrijft voor de achterblijvers.
Dit document moet een aantal zaken bevatten, die essentieel zijn om de boel niet stil te laten vallen na vertrek. Waaronder een lijst met interne en externe contactpersonen, belangrijke deadlines, werkafspraken, de locatie en indeling van digitale bestanden. Daarnaast mag een overzicht van nog openstaande actiepunten niet vergeten worden. Als je dit alles combineert met wat informatie uit het exitgesprek, heb je alvast een prachtig inwerkprogramma.
Ook hulp nodig bij de onboarding? Download dan nu de Onboarding Checklist! Goed nieuws, vanaf nu kun je binnen een aantal klikken op de knop de Onboarding Checklist downloaden. Dit document bevat een aantal cruciale punten die onderdeel zijn van de inwerkperiode van een nieuwe collega. Zo vergeet je niets en kun je direct van start!
Gun iedere medewerker een goede uitdiensttreding. Er zijn ongetwijfeld veel fijne ervaringen die jullie delen. Zélfs als er even irritatie is geweest of als je de teleurstelling over het ontslag nog niet te boven bent.
Ga ervan uit dat je medewerker zich naar beste kunnen heeft ingezet voor de organisatie. En daar mag best even waardering voor worden getoond. e
Vraag je medewerker hoe hij het liefst afscheid wil nemen. Een grootse receptie, een gezellige borrel of een intiem etentje met alleen naaste collega’s? Een enkeling geeft de voorkeur aan een Irish Goodbye; maar vaak is een feestje toch wel een goede afsluiter. Als hiervoor huisregels zijn opgesteld, volg ze dan zoveel mogelijk. Maar houd altijd ruimte voor persoonlijke wensen.
Besteed voldoende aandacht aan de interne communicatie omtrent het vertrek van de medewerker. Laat de medewerker niet zelf aanmodderen, maar neem de organisatie van de afscheidsbijeenkomst over. Dat is heel fijn voor degene die weggaat. Daarnaast geeft het jou de kans om positieve verrassingselementen in te bouwen. Nodig bijvoorbeeld een oud-leidinggevende uit, waaraan de medewerker warme herinneringen heeft. Stel een ‘vriendenboekje’ samen waarin iedereen grappige herinneringen opschrijft of ga met de pet rond voor een leuk afscheidscadeau.
Kortom: maak er een feestje van. Als het dienstverband op een positieve manier wordt afgesloten, vertrekt de medewerker niet met slaande deuren, maar blijft de toegangspoort altijd nog op een kier openstaan. Dat is, zeker in een tijd waarin netwerken en jezelf als werkgever op een goede manier positioneren, steeds belangrijker worden, mooi meegenomen! Een goede offboarding heeft dus alleen maar voordelen. Voor de vertrekkende werknemer, maar ook voor de organisatie.
Tot slot geven wij je - wat ons betreft - de meest efficiënte tip: go digital! Zo maak je het jezelf véél makkelijker. Pluvo biedt allerlei mogelijkheden om je hierbij te ondersteunen. Van een exitformulier tot overdrachtsmogelijkheden, en zelfs tot aan ook organiseren van een feestje, het maken van een vriendenboekje, het uitrekenen van openstaande vakantiedagen of een checklist bij uit dienst gaan: het kan allemaal digitaal.
Wil je weten hoe je dat doet? Neem dan gerust contact met ons op!
Als onderwijskundige gespecialiseerd in online leren schrijf ik al 5 jaar blogs voor Pluvo. Mijn focus ligt op krachtige leeroplossingen voor organisaties. Universal Design for Learning en inclusief leren zijn mijn passie; ik geloof dat onderwijs toegankelijk en leuk moet zijn voor iedereen.
Ik combineer mijn 35 jaar HR-ervaring al ruim 15 jaar met copywriting. En dan nóg leer ik, al tikkend op mijn laptop, iedere keer weer nieuwe dingen. Dat maakt blogs schrijven voor Pluvo zo ontzettend interessant!
