5 tips voor hybride werken

In maart 2020 hebben we massaal een spoedcursus thuiswerken gevolgd. Tot onze verrassing was er veel meer mogelijk dan vroeger werd gedacht. Eigenlijk kon veel werk prima vanuit huis worden gedaan. Sterker nog, ook beroepen waarvan je zou denken dat direct contact nodig is met de klant, bleken deels online te kunnen worden uitgevoerd. Hybride werken wordt daarom steeds meer omarmd. Maar wat betekent hybride werken eigenlijk?

Wat is hybride werken?

Hybride werken is de combinatie van werken op kantoor (remote werken) en werken vanuit huis.

De visie op hybride werken van een groeiend aantal organisaties verschuift van gedwongen noodzaak naar echte wens. Dat is niet zo gek, want hybride werken heeft veel voordelen. Het scheelt reistijd, kantooraccommodatie en, zeker met de huidige arbeidsmarkt heel belangrijk: het maakt je als werkgever een stuk interessanter. Je biedt medewerkers immers flexibiliteit en kansen om hun werk-privébalans optimaal in te richten. 

Hybride werken is dus here to stay. Toch ben je er nog niet met deze conclusie alleen. Hybride werken gaat namelijk over méér dan alleen de werkomgeving zelf. Het gaat ook over bewuste keuzes maken, een goede planning en voldoende faciliteiten hebben. En het vraagt van jou als manager ook andere dingen dan de oude vertrouwde kantoortuin. Doe je voordeel met de tips die wij de afgelopen tijd hebben verzameld.

5 tips over hybride werken!

Tip 1. Zorg voor persoonlijk maatwerk

Ieder mens zit anders in elkaar: sommige mensen vinden het heerlijk om vanuit de thuisbubbel te werken, terwijl anderen online wegkwijnen en hun collega’s ontzettend missen. Thuiswerken heeft voordelen en nadelen, en welke de overhand hebben, verschilt per persoon en per situatie. Bovendien scheelt het nogal of je een eigen werkkamer kunt inrichten, of dat je het moet doen met de keukentafel, terwijl er jonge kinderen om je heen dartelen. Een goede werkomgeving is heel bepalend! 

Ga in gesprek met je team over hun individuele mogelijkheden en wensen.

Hoe ziet hun optimale balans eruit in een hybride werkomgeving? Hoe vaak willen ze op de werkplek aanwezig zijn, en voor welke taken?

Bied voldoende ruimte voor ieders voorkeuren, daarmee leg je een goede basis voor persoonlijk maatwerk. Zorg ervoor dat ieder teamlid voldoende aan bod komt en input levert, zonder vooroordelen of ongefundeerde kritiek vanuit de collega’s. Maak daarna de balans op en kom tot een gezamenlijk werkbare opzet qua verdeling in tijd, werklocatie en takenpakket. 

Tip 2. Leg een stevige verbinding
Online werken zorgt letterlijk en figuurlijk voor afstand tussen collega’s. Vanuit huis lijkt het kantoor soms ver weg, en is het vaak moeilijker om je weg te blijven vinden in de organisatie. Aan jou als manager de schone taak om een extra stevige brug te slaan. Tussen jou en de medewerker, tussen teamleden onderling, maar ook tussen de ene afdeling en de andere.

Dit is misschien gelijk wel het allerbelangrijkste thuiswerk advies: zorg voor vaste contactmomenten. Die hoeven niet per se altijd op locatie plaats te vinden; een videosessie, mits goed georganiseerd, kan ook genoeg verbindingskracht hebben om als team en als medewerker weer even verder te kunnen. Daarnaast is het fijn én nodig om geregeld op de werkplek aanwezig te zijn.

Live aanwezigheid overlegt net wat makkelijker, maar kweekt ook het noodzakelijke teamgevoel. Bouw bewust informele contactmomenten in, zodat collega’s ook sociaal met elkaar verbinden. 

Weet je dat hybride werken ook in jouw bedrijf vaste voet aan de grond heeft gekregen, lever dan wat vaste bureauplekken in, in ruil voor meer ontmoetingsruimtes. Inspirerende plekken om te brainstormen, in klein comité live te vergaderen of gewoon even bij te kletsen. Zo creëer jij de ideale hybride werkomgeving. 

Meer weten over het steunen van je medewerkers op afstand? Lees dan dit interessante artikel. 

Tip 3. Schep duidelijkheid
Hybride werken betekent niet alleen meer vrijheid, maar ook meer variabele factoren dan vroeger. Je weet niet precies wanneer en waar je collega’s aan het werk zijn, je komt elkaar minder vaak tegen. Even snel bij iemand binnenlopen met een vraag is er niet bij. Dat kan makkelijk tot miscommunicatie leiden. 

Maak als manager heldere afspraken met je team. Wees duidelijk over de resultaten die je verwacht, in kwaliteit en kwantiteit. Plan een paar vaste momenten per week in voor gezamenlijk werkoverleg. Dat is een belangrijk ijkpunt waarop de klokken gelijkgezet kunnen worden. Inventariseer of iedereen nog op schema loopt, of misschien hulp nodig heeft van collega’s. 

Je kunt ook overwegen om een thuiswerkregeling op te stellen, waar precies in staat wanneer en hoe lang je personeel thuis mag werken. Dit kan vooral handig zijn als iemands functie het niet toelaat om altijd vanuit huis te werken. Door duidelijke afspraken te maken, kom je niet voor verrassingen te staan.

Zijn er belangrijke ontwikkelingen in de markt of de organisatie? Zorg er dan voor dat zowel de mensen op locatie als thuis tegelijkertijd worden geïnformeerd. Op die manier houd je iedereen goed aangesloten en ontstaat er bij thuiswerkers geen fear of missing out. Een goede manier om al je medewerkers in één keer op de hoogte te stellen is via een centraal platform, zoals een online leeromgeving. Tevens super geschikt voor online bijscholing! 

Tip 4. Let it go! 
Een hybride manager moet vooral één ding: leren loslaten. Het is namelijk onmogelijk om op afstand alles tot in de puntjes te regisseren. Bespaar jezelf de nodige stress en zweetdruppels door vertrouwen te stellen in de eigen regie en verantwoordelijkheid van je team. 

Wij schreven ook een artikel over employee monitoring! Moet je je medewerkers goed in de gaten houden, of juist niet? En mag dat überhaupt wel?

Dat is minder spannend dan het misschien lijkt; grote bedrijven zoals Netflix en Spotify hebben al bewezen dat medewerkers goed presteren in een cultuur waarin strakke regels plaatsmaken voor richtlijnen. Zolang het verwachte eindresultaat maar duidelijk is, zijn de meeste mensen prima in staat om hun eigen weg uit te stippelen.

Raken je medewerkers toch even de weg kwijt, dan moeten ze bij jou aan kunnen kloppen voor een zetje in de goede richting. 

Tip 5. Zorg voor goede communicatie
Hybride vergaderen vraagt andere spelregels. Online mis je veel non-verbale communicatie, die toch gecompenseerd zal moeten worden. Anders heb je grote kans dat de deelnemers afdwalen, dingen verkeerd opvatten of ondergesneeuwd raken door anderen. Houd hier voldoende rekening mee.

Als voorzitter van een hybride vergadering zul je bijvoorbeeld extra aandacht moeten besteden aan de inbellers; voor hen is het vaak extra lastig om aan het woord te komen. Zit je zelf achter het beeldscherm, kijk dan bewust rechtstreeks in de camera, maak instemmende geluiden en vat af en toe gegeven informatie samen. 

Tot slot dé randvoorwaarde voor goede hybride communicatie: optimale faciliteiten.

Zorg dat thuiswerkers beschikken over een adequate laptop, telefoon of tablet. Informeer je medewerkers over het belang van een gezonde werkomgeving, met voldoende frisse lucht en een fijne stoel. Zo blijven ze op de been. Richt op kantoor goede hybride vergaderruimtes in, met optimaal internet en goede camera en audio. Niets is zo fnuikend voor een vergadering als slecht geluid en vastlopende videobeelden. 

Meer hybride werken tips nodig?

‍Hybride werken en leren is nog nieuw en volop in ontwikkeling. Vanuit ons werkveld volgen wij de trends en mogelijkheden natuurlijk op de voet. En wij delen onze kennis graag. Neem dus gerust contact met ons op als je even wilt sparren!