Een lerende organisatie worden? Zo doe je dat!

“Wij zijn een lerende organisatie”. Je hoort de kreet overal om je heen, en het klinkt natuurlijk als een prima uitgangspunt. Een mooie slogan voor de vacatureteksten. Vooral in een tijd waarin de technologische ontwikkelingen in sneltreinvaart gaan en de ene crisis met de andere maatregel moet worden bezworen, is blijven leren en ontwikkelen dé voorwaarde om als bedrijf het hoofd boven water te houden. Maar hoe doe je dat eigenlijk, een lerende organisatie worden? Je kunt het niet kopen in de winkel, en het is misschien ook wel een vage term. Wat verstaan we onder een lerende organisatie?

Onze grote vriend Wikipedia legt het wat cryptisch uit: “Een lerende organisatie is een organisatie die haar leden of medewerkers in staat stelt de dienstverlening aan te passen aan een voortdurend veranderende omgeving door scholing, ontwikkeling en initiatief te stimuleren. Daarop moet ook de inrichting van de organisatie worden aangepast.”

Als je het zo leest lijkt het erop alsof de organisatie de enige speler is op het veld. Zolang de organisatie maar faciliteert, komt het goed met het leren en toekomstbestendig blijven. Helaas, zo eenvoudig is het niet. Het creëren van een lerende organisatie lukt niet met alleen maar zenden. Ook de ontvanger moet hierop goed zijn afgesteld en voor alle acties en faciliteiten openstaan. Anders geformuleerd: om tot een organisatie te komen die kan leren, zul je eerst een organisatie moeten hebben die wil leren. 

Maar, nu we toch aan het verduidelijken zijn: wat verstaan we onder ‘de organisatie’? Laten we het beestje bij de naam noemen. Een organisatie is geen ding. Een organisatie is opgebouwd uit alle mensen die werken in de onderneming. De medewerkers én het management. Die zíjn de organisatie. Zij moeten dus willen leren. En ook kunnen leren. Heb je dat voor elkaar, dan mag je met trots het stempel ‘Lerende Organisatie’ in chocoladeletters op je voorhoofd dragen.

Het willen leren staat op nummer 1. Wil je dat bereiken, dan zul je in ieder geval de volgende aspecten moeten kunnen afvinken van je to-do-list:

1. Alle neuzen dezelfde kant op

Is er een duidelijke doelstelling geformuleerd? Weten alle medewerkers welke stip door de directie op de horizon is gezet en hoe die kan worden bereikt?

Maar, nog belangrijker: welke stip hebben de medewerkers zélf op hun horizon gezet en hoe verhoudt die zich tot de visie en missie van de organisatie en het bijbehorende opleidingsplan? Voelen mensen zich werkelijk verbonden met de ondernemingsstrategie, of varen ze een beetje hun eigen koers?

Voor die verbinding is het belangrijk om beleidsinformatie op tijd te communiceren met alle medewerkers. Check regelmatig of alle neuzen dezelfde kant op staan, ga (respectvolle) discussies niet uit de weg en beantwoord vragen op een transparante manier. Zo houd je iedereen betrokken bij ontwikkelingen op de markt en voorgenomen besluiten.

2. Geen luchtfietserij

Nieuwe kennis of technologie moet praktisch toepasbaar zijn. Naar de buitenwereld toe lijkt het soms interessant om voorop te lopen in ontwikkelingen, maar als het in werkelijkheid weinig toevoegt aan de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie, is het verspilde moeite.

Dan investeer je onnodig tijd en geld in luchtfietserij. Bovendien wordt er dan ook weinig geleerd in je organisatie, omdat het niet echt zinvol is.

Maak gebruik van de aanwezige kennis en ervaring in je organisatie. Mensen van de werkvloer kunnen heel handige ideeën hebben om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Vraag hen naar hun visie op wat slim is en waar knelpunten liggen. Vanuit hun expertise zullen zij eerder beren op de weg zien dan het gemiddelde MT-lid, dat doorgaans verder van de praktijk af staat.

Bovendien voelen meedenkers zich meer betrokken bij de nieuwe ontwikkelingen. Daarmee stijgt de wil om zich nieuwe kennis en vaardigheden eigen te maken aanzienlijk.

3. Een veilig klimaat

Een mens is een gewoontedier. Houd er rekening mee dat lang niet iedereen houdt van veranderingen. Creëer daarom een veilig klimaat, waarin de drempel om nieuwe dingen te leren zo laag mogelijk is. 

Besteed aandacht aan de introductie van nieuwe systemen en processen, en geef op een positieve wijze feedback als dingen anders moeten worden aangepakt. Mensen moeten zich vrij voelen om vragen te stellen en niet bang zijn om fouten te maken. 

In sommige, vaak commerciële, organisaties is dit misschien even wennen, omdat het een andere wijze van communicatie vraagt. Soms lijkt het wat vertraging aan te brengen in het proces. Toch is zo’n benadering voor het daadwerkelijk beklijven van nieuwe kennis en vaardigheden heel belangrijk.

4. Beloning

De motivatie om mee te veranderen in werkwijze of gedachtegoed groeit als je daarvoor beloond wordt. Natuurlijk kun je dat uitdrukken in keiharde euro’s en promotie bij het bereiken van een next level in kennis of vaardigheden, maar dat hoeft niet altijd.

Mensen zijn heel gevoelig voor gemeende complimenten en oprechte waardering. Erkenning krijgen voor het behalen van een doelstelling, een mooi diploma bij het voltooien van een opleiding of een schouderklopje als het lukt om een nieuwe werkwijze toe te passen, voelt als een warm bad.

Spontaniteit werkt dubbel motiverend. Zomaar een persoonlijk kaartje tussendoor of een onverwachte bos bloemen thuisbezorgd krijgen kan een fijne boost geven aan de persoonlijke betrokkenheid.

Tot zover onze tips voor de ‘zachte’ kant van het ontwikkelen van een lerende organisatie. Dan willen we nog wat praktische aandachtspunten meegeven, zodat het ook makkelijk is om te kunnen leren.

5. Flexibiliteit en kracht van de herhaling

Voor een écht lerende organisatie, die toekomstbestendig wil zijn en blijven is flexibiliteit cruciaal. Dat is niet alleen nodig omdat de wereld en de markt er over een jaar zómaar opeens anders uit kunnen zien dan je nu bedenkt. Houd er ook rekening mee dat iedere medewerker uniek is en op een andere manier nieuwe dingen leert. 

Kies daarom een leerplatform dat zo flexibel mogelijk is. Dan heb je de mogelijkheid om nieuwe modules toe te voegen of informatie te updaten zodra dit nodig is. Bouw je leergangen ook op uit verschillende levels, waar cursisten apart kunnen instromen. Dan kun je goed inspelen op al aanwezige kennis, maar ook het individuele leertempo of persoonlijke voorkeuren.

Maak gebruik van de kracht van de herhaling. Door dezelfde informatie in verschillende vormen aan te bieden blijft het makkelijker hangen. Ook het inbouwen van linkjes naar andere lessen of websites helpt om informatie te verwerken. 

6. Het mag ook leuk zijn!

Maak een ‘lerende organisatie’ niet zwaarder dan nodig is. Het mag ook léúk zijn om jezelf te ontwikkelen! Gebruik verschillende media: schriftelijke informatie, podcasts of vlogs.

Motiveer je medewerkers om te leren door informatie op te knippen in kleinere ‘kennissnacks’: brokjes die je makkelijk tussendoor even kunt lezen of afluisteren. Dat maakt de drempel een stuk lager om bij de tijd te blijven. 

Organiseer informele momenten om een bepaald thema op te pakken met collega’s. Dit is niet alleen perfect voor kennisdeling. Samen praten over een onderwerp geeft extra teamspirit en zorgt vaak voor onverwachte nieuwe ideeën. 

7. Perfect toegankelijk

Heb je een slim Learn Management Systeem opgezet, of een mooie kennisbank met onmisbare informatie? Check dan wel of de inhoud letterlijk en figuurlijk goed toegankelijk is.

Letterlijk: werkt het systeem naar behoren en loopt het niet vast? Beschikken alle medewerkers de juiste tools, zoals goede laptops, tablets en telefoons? Kunnen mensen ook vanuit huis makkelijk inloggen om informatie te raadplegen of een training af te ronden? 

Ook de figuurlijke toegankelijkheid is een must. Het moet fijn zijn om de informatie te lezen en je moet de kennis makkelijk tot je kunnen nemen. Houd altijd rekening met de doelgroep als het gaat om je woordkeus, zinslengte en lay-out. Is de informatie bedoeld voor iedere medewerker van je organisatie en zijn er verschillende functieniveaus, gebruik dan geen ingewikkelde termen of lange zinnen. Hoger opgeleiden houden juist niet van teveel jip-en-janneketaal, dat kan worden gezien als betutteling. 

Creëer je ideale leeromgeving

‍
Een lerende organisatie start met een passende leeromgeving. Zo één die jouw organisatie ondersteunt en perfect aansluit bij de informatiebehoefte van je medewerkers. Pluvo kan jou helpen bij het creëren van zo’n leerplatform, waarbij je zelf alle regie houdt. Wil je hier meer van weten? Plan een kennismaking in!