De magie van een onboarding-buddy

Natuurlijk heb je alles piekfijn geregeld voor je nieuwe medewerker. Een fijne laptop, voorgeprogrammeerd met alle handige apps én een uitgebreid online onboardingprogramma. Een slimme telefoon in een kek hoesje, uiteraard voorzien van jullie bedrijfslogo. Misschien staat er zelfs een nieuwe leaseauto te shinen op de parkeerplaats. Wat wil je verse collega nog meer?

Nou, wat dacht je van warme, persoonlijke aandacht? Uit onderzoek blijkt namelijk dat, hoe goed je de harde arbeidsvoorwaarden ook geregeld hebt, contact met collega’s en de werksfeer een onboarding kunnen maken of breken. 

Ga maar bij jezelf na. Weet je nog hoe jouw eigen eerste werkdag was? Hoe het voelde toen je als een kat in een vreemd pakhuis over de drempel stapte en op zoek ging naar jouw nieuwe werkplek? Precies. Echte aandacht van een begripvolle collega maakt op zo’n moment veel meer indruk dan de duurste laptop of dikste auto. Voel je je eenzaam en verloren in een vreemde werkomgeving? Dan haak je af. Zo simpel is het.

Moraal van dit verhaal: zorg voor een buddy die een warme rode loper uitrolt voor iedere nieuwe medewerker. Het moet iemand zijn die de weg wijst in het gebouw, zodat je niet verdwaald raakt als je naar het toilet moet. Een fijne buddy is een insider die de brug slaat naar interessante gesprekspartners om kennis mee te maken. Maar ook iemand bij wie je je veilig genoeg voelt om de vraag te stellen over de dresscode, hoe laat er geluncht wordt of waar je je moet ziek melden. 

Investeer in onboarding-buddy’s. Het levert zowel de nieuwe collega als de organisatie veel op. Maar ga nu niet als een malle zomaar iedereen met ruimte in de agenda bombarderen tot onboarding-buddy. Maak je keuze zorgvuldig en zorg voor de juiste randvoorwaarden. We geven natuurlijk graag een paar tips mee.

‍

1. Ambassadeurs

Een goede onboarding-buddy heeft jullie organisatie helemaal in zijn of haar DNA zitten. Het is een ambassadeur van het zuiverste water, die fluitend naar het werk gaat en plezier uitstraalt. Nee, het hoeft niet een kritiekloze, over the top verkoper te zijn die eerder weerstand dan een klik oproept bij de nieuwe collega. Een beetje gezonde kritiek of humor mag best op zijn tijd, zolang het maar geen afbreuk doet aan de visie en de ‘why’ van je organisatie. 

Het is een goed idee om niet één, maar meer buddy’s te benoemen. Dat voorkomt overbelasting van die ene populaire collega, en biedt bovendien keuzevrijheid. Soms is er geen klik tussen de nieuwkomer en de buddy, of is er zo’n tsunami aan nieuwe collega’s, dat het niet te bolwerken is in je eentje. Bovendien is het fijn om af en toe ervaringen te kunnen delen met een andere buddy. Want een onboarding-buddy is natuurlijk ook maar een mens!

2. Tijd

Natuurlijk kost het tijd om een nieuwe medewerker kennis te laten maken met een organisatie. Houd daar voldoende rekening mee. Voorkom dat de onboarding een sluitpost wordt, door ervoor te zorgen dat de buddy voldoende ruimte heeft in zijn of haar agenda. 

Reserveer daarom speciaal geoormerkte uren voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Niet alleen tijdens de eerste paar werkweken, maar ook in de maanden erna. Want juist dan komt het erop aan, wil je je nieuwe collega niet verliezen in de vaart der volkeren!

3. Voorbereiding

Gooi je buddy’s niet zomaar in het diepe. Geef hen voldoende werkmateriaal mee, zodat ze niet helemaal zelf het wiel hoeven uit te vinden. Een paar voorbeelden van handige zaken? 

• Een checklist met alles wat de eerste werkweken aan bod moet komen. Van de werking van het kopieerapparaat tot de code van het alarmsysteem, van vakantie-aanvraag tot de EHBO-kit: het helpt als je simpelweg een vinkje kunt zetten bij een bepaald onderwerp.
• Tips voor het voeren van introductiegesprekken. Sommige medewerkers zijn niet gewend om persoonlijke gesprekken aan te gaan met onbekenden. Dan helpt het om alvast wat gesprekstechnieken mee te geven, in tekst of bijvoorbeeld met een korte instructievideo.
• Een lijst met contactpersonen die interessant zijn voor de nieuwe medewerker. Het mag best een interessante mix zijn van uiteenlopende stakeholders: van HR, de facilitair manager en de vertrouwenspersoon tot de directeur; iedereen heeft een eigen rol in de organisatie en kan daar vast iets over vertellen waar de nieuwe collega iets aan heeft.
  

4. Lange termijn

Als de nieuwe medewerker eenmaal een paar weken aan de slag is en als vertrouwd voelt, is het misschien verleidelijk om hem of haar los te laten. Wacht nog even! Juist dan is het zaak om nog de vinger aan de pols te houden. Een goede landing in een organisatie kost namelijk tijd. Gemiddeld kost het een jaar om echt te wennen aan nieuwe collega’s, de bedrijfscultuur en onderlinge verhoudingen. Door nog even extra vinger aan de pols te houden vergroot je de kans op een échte inburgering in de organisatie.

Zorg in het eerste werkjaar dus voor een paar contactmomenten tussen de buddy en de medewerker. Door op gezette tijden naar allebei een reminder te sturen, houd je iedereen bij de les. Verpak zo’n notificatie voor een opvolgmoment gerust in een gezellige uitnodiging om bij te kletsen. Een gratis kopje koffie met taart bij de lokale bakker of een broodje in de bedrijfskantine zorgen ervoor dat het aandachtsmoment niet als een moetje, maar als een cadeautje wordt gevoeld. Goed voor het werkplezier!

5. Vraag om feedback

Natuurlijk vraagt de buddy regelmatig aan de nieuwe medewerker hoe de nieuwe baan bevalt. Toch is het een goed idee om tijdens het eerste jaar door middel van een enquête aan de medewerker te vragen waar de onboarding nog kan worden aangescherpt. Zijn er opleidingswensen, is er behoefte aan extra begeleiding, zijn er ideeën voor een leuk personeelsuitje of missen er nog bepaalde voorzieningen in de organisatie? 

Door dergelijke feedback online aan de medewerker te vragen, geef je de kans om er even rustig over na te denken. De resultaten van zo’n enquête kan belangrijke input geven voor het ontwikkelen van een opleidingsprogramma, HR-beleid of het verbeteren van de interne communicatie.

Vergeet niet om ook te vragen of de inmiddels niet meer kakelverse medewerker misschien zélf als buddy zou willen fungeren voor toekomstige collega’s. Dan heb je dat ook direct geregeld!

‍

Gebruik online mogelijkheden
Van het verzamelen van documenten voor onboarding-buddy’s op een speciaal kennisplatform tot de planning van reminders en het uitsturen van enquêtes: als je het eenmaal goed online inregelt, heb je er eigenlijk geen omkijken meer naar. Heb je hierbij hulp of inspiratie nodig? Neem contact met ons op, dan denken wij met je mee!