Plan een demo
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Ziet jouw werkdag er vaak zomaar anders uit dan je zelf in gedachten had toen jij 's morgens je bent uitstapte? Laat jij het gebeuren dat anderen vrolijk jouw agenda indelen? Een mailtje hier, een telefoontje daar. Die collega die met schrikogen jouw kantoor binnenrent en vraagt of je NU kunt helpen. Laat jij dan alles uit je handen vallen om zo snel mogelijk antwoord te geven of die spoedklus te klaren? Dan lijkt het erop dat jij doet aan reactief werken.
Reactief werken betekent dat je pas in actie komt als iemand anders daarom vraagt.
Zo'n reactieve collega op de afdeling hebben kan heel makkelijk zijn. Je weet dat je altijd terechtkunt om dat vervelende aapje van je schouder te bonjouren. Heb je eenmaal die weg gevonden, dan zet je stiekem een complete dierentuin weg op de schouder van die steeds harder puffende, maar altijd zeer behulpzame collega.
Maar als jij zelf dat werkpaard bent, kan het je zomaar gaan aanvliegen. Je mailbox stroomt over, je to-do-list groeit alsmaar aan en je bloeddruk stijgt. Niet gezond dus. Je denkt dat je goed bezig bent door stress anderen te helpen. Natuurlijk lijkt het heel collegiaal, maar uiteindelijk gaat het ten koste van je productiviteit.
Gelukkig zijn er diverse manieren om meer grip te krijgen op werkdag en uiteindelijk werkstress te verminderen. Met de volgende 5 tips helpen wij je alvast een beetje op weg.
Verander je instellingen op je laptop en telefoon. Iedere keer zo’n pop-up als er een nieuwe e-mail binnenkomt haalt je ernstig uit je concentratie. Zelfs als je het bericht niet leest, duurt het tientallen kostbare minuten voordat je je focus weer terug hebt. Ook pushberichten op je telefoon kunnen meestal best een uurtje later worden gelezen. Tenzij het NL Alert is natuurlijk.
Plan 3 vaste momenten van de dag een half uurtje in om je mail en Whatsapp te lezen. Bijvoorbeeld om 10 uur, net na de lunch en om 4 uur ’s middags. Het is misschien even wennen om niet steeds even in je inbox te spieken, misschien voelt het zelfs als een digitale detox. Maar echt, het helpt je om in je flow te komen en te blijven. Vergeet niet je collega’s te vertellen dat ze voortaan niet binnen 5 minuten antwoord van je hoeven te verwachten. Waarschijnlijk word je hierin trendsetter, want heus, je bent niet de enige met digitale stress.
Stel jezelf deze gouden vraag iedere keer als je de neiging hebt om in die valkuil te springen, die vaak ook nog eens door een ander gegraven wordt. In 99% van de gevallen vergaat de wereld echt niet als je een ‘spoedje’ een uurtje later oppakt.
Vergaat de wereld als je even wacht met reageren? Als dat niet zo is, maak je even een notitie en weer back to your own business.
Het gebeurt voordat je het zelf beseft, zeker als je samen in één ruimte werkt. Even snel iets vragen aan je collega, of klagen over een vervelende klant. Maar wat voor jou geldt, geldt voor jouw collega ook. Iedere verstoring haalt je weer even uit je flow.
Spreek daarom met elkaar af waarvoor jullie elkaar écht mogen of zelfs moeten storen. Dat zijn de werkelijk urgente zaken die echt niet mogen wachten. Bespreek ook de manier waarop je elkaar stoort. Kan het onderwerp of de vraag ook in een e-mail staan? Dan is dat de juiste weg. En gaat het om bespreekpunten, die prima thuishoren in een werkoverleg, parkeer hem dan op een speciale online plek, die voor jullie beiden benaderbaar is. Dan kan je collega erop reageren op een moment dat het hem of haar schikt. Of kunnen jullie de lijst gezamenlijk doorlopen als je toch je werkoverleg hebt. Hoef je de volgende keer ook alvast niet na te denken over de agenda!
Lees deze blog als je meer wilt weten over hybride werken.
Huh? Wat is dit nu weer voor gekke tip? Neem van ons aan: hij werkt. Door de zogenaamde ‘Pomodoro-techniek’ toe te passen, dwing je jezelf om gedurende een beperkte tijd volledig gefocust aan je project te werken. Natuurlijk heb je niet per se een kookwekker nodig, de timerfunctie op je mobiel werkt ook prima. Al raak je dan misschien weer in de verleiding om nog even snel een appje of mailtje te lezen…
Hoe werkt die Pomodoro-techniek? Neem een klus of project in gedachten die je graag af wil hebben. Je hebt alle digitale ruis al uitgezet (zie tip 1) en je collega’s zijn net zo gedisciplineerd als jij, want jullie hebben goede afspraken gemaakt (tip 3). Zet je eierwekker of timer op exact 25 minuten. Vervolgens ga je net zolang aan het werk, totdat de signaalfunctie klinkt. Neem een pauze van 5 minuten. En ga verder met de volgende taak tot er weer 25 minuten voorbij zijn. Heb je 4x zo’n blokje gewerkt? Neem dan een pauze van zeker 15 minuten.
Als je op deze wijze een werkdag vult, zul je versteld staan van de hoeveelheid taken die je hebt gedaan én hebt afgerond. Bovendien zit er zo’n structuur in deze manier van werken, dat je meer rust in je hoofd ervaart.
Wees lief voor jezelf en leer ‘Nee’ zeggen. Uiteindelijk doe je ook je manager en collega’s er een groot plezier mee. Want verantwoordelijkheden blijven liggen waar ze horen. En jij krijgt de kans om écht productief te zijn en ook nog eens goed in balans te blijven.
Blok genoeg ‘me-time’ in je digitale agenda en zet je status op ‘bezet’. Dat is tijd die je kunt besteden aan het lezen van je e-mail, het uitwerken van administratie of (óók belangrijk, want het is bijtank-tijd!) het nemen van een pauze. Zie deze blokjes in je agenda als in beton gegoten. Niemand komt eraan, tenzij de boel in brand staat natuurlijk.
Wanneer je niet voldoende voor jezelf opkomt, kan er wrijving ontstaan tussen jou en je collega's. Zorg ervoor dat je hier een positieve draai aan geeft en lees deze blog over conflicten op de werkvloer oplossen.
Het internet staat vol met interessante weetjes waarmee je slimmer kunt leren omgaan met je agenda én jezelf. Gebruik de ongekende mogelijkheden van Outlook en cloud-oplossingen. Wij bij Pluvo kennen veel digitale tips en trucs, want hé, dat is ons vak! Neem daarom gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.
Als onderwijskundige gespecialiseerd in online leren schrijf ik al 5 jaar blogs voor Pluvo. Mijn focus ligt op krachtige leeroplossingen voor organisaties. Universal Design for Learning en inclusief leren zijn mijn passie; ik geloof dat onderwijs toegankelijk en leuk moet zijn voor iedereen.
Ik combineer mijn 35 jaar HR-ervaring al ruim 15 jaar met copywriting. En dan nóg leer ik, al tikkend op mijn laptop, iedere keer weer nieuwe dingen. Dat maakt blogs schrijven voor Pluvo zo ontzettend interessant!
