Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz

Ich bin sicher, du weißt es. In inspirierenden Sitzungen setzt sich das MT ehrgeizige Ziele für das nächste Jahr. Mit Begeisterung werden strategische Roadmaps ausgearbeitet, anhand derer diese Ziele erreicht werden können. Doch was an den Tagen im Moor so selbstverständlich schien, stellt sich in der täglichen Praxis meist als schwieriger heraus als erwartet. Die tatsächliche Produktivität ist niedriger als erhofft, die Ergebnisse hinken hinterher und optimistische Ziele müssen nach unten korrigiert werden.

Es ist ein bekanntes Phänomen, das in vielen Organisationen auftritt. Trotz aller guten Vorsätze werden Sie von den Problemen des Tages eingeholt und Sie schaffen weniger als ursprünglich geplant. Solltest du dich einfach damit abfinden? Nein, weißt du. Es gibt Möglichkeiten, die Knöpfe positiv zu drehen. Wir geben Ihnen und Ihren Mitarbeitern gerne einige Tipps!

1. Arbeite nicht härter, arbeite intelligenter

Fliegst du ständig und wächst du? To-do-Liste deine Kehle? Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, zusätzliche Leute einzustellen oder „nur“ ein paar Tage länger zu arbeiten. Härter zu arbeiten ist nicht immer die Antwort auf die Arbeitsbelastung. Intelligenter arbeiten. Schauen Sie sich zum Beispiel zunächst die tägliche Arbeitsbelastung kritisch an. Wie viele Duplikate gibt es in den Arbeitsabläufen von Personen und Teams? Arbeiten die Kollegen genug zusammen und nutzen sie die Fähigkeiten des jeweils anderen? Sind alle Prozesse logisch und praktisch?

Wenn Sie die täglichen Sorgen so neu betrachten, werden Sie wahrscheinlich neue Möglichkeiten entdecken. Indem man zum Beispiel verschiedene Systeme praktisch miteinander verbindet. Oder indem Sie den Mitarbeitern mehr Kontrolle geben und sie ihre eigenen Angelegenheiten regeln lassen. Digitalisieren Sie, was möglich ist, um zu verhindern, dass Sie Dinge weiterhin zweimal erledigen.

Stellen Sie außerdem eine praktische Wissensplattform bereit, damit jeder Zugriff auf Informationen hat und Wissen problemlos miteinander teilen kann. Pluvo bietet Ihnen eine Wissensdatenbank als zusätzliche Referenz, sodass Ihre Schüler nur einen Ort benötigen, an dem sie alles finden können, z. B. Downloads, Videos und Artikel. Du kannst dann genau festlegen, wer was sieht.

Arbeiten Sie außerdem mehr mit gemeinsam genutzten Dokumenten, sodass Sie wissen, was die andere Person tut und ob alles nach Plan läuft. Und, vielleicht noch wichtiger: Machen Sie weiter so Wenn Sie intensiver zusammenarbeiten, nutzen Sie das Wissen und die Talente des anderen besser.

2. Sei vorsichtig mit deinem Fokus

Kollegen anrufen, immer wieder neue E-Mails auf dem Bildschirm auftauchen, eine Kaffeemaschine zischt, ein Manager, der nach einem Ad-hoc-Update fragt: All diese Störungen können die Produktivität stark unter Druck setzen. Nach jeder Störung muss eine Person erneut eine Reihe von Phasen durchlaufen, bevor sie wieder auf der tiefsten Konzentrationsstufe ist. Das kostet enorm viel Zeit und Energie. Viele Mitarbeiter wären viel produktiver, wenn sie ihre Arbeit in aller Ruhe erledigen könnten.

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, haben wir ein paar Tipps für Sie:

• Stellen Sie sicher, dass genügend Einzelarbeitsplätze oder Räume vorhanden sind, in denen Sie vorübergehend geschützt arbeiten können.
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, auf hybride Weise zu arbeiten und sich so weit wie möglich an den Biorhythmus oder die private Situation einer Person anzupassen.
• Kannst du einem Bürogarten nicht entkommen? Entscheiden Sie sich für schallabsorbierende Decken- oder Wandverkleidungen und treffen Sie klare Absprachen darüber, wie Sie telefonieren und Kollegen stören können.

Als Mitarbeiter haben Sie auch Einfluss auf Ihre eigene Ausrichtung:

• Versuche nach dem Vertrauten zu arbeiten 'Pomodoro-Technik', wo du immer einen Timer einstellst 25 Minuten konzentriertes Arbeiten. Halten Sie danach 5 Minuten Pause, und geh wieder 25 Minuten bei der Arbeit.
• Seien Sie sich bewusst, dass Sie Ihr Telefon, Ihre Apps und Outlook ausschalten müssen, wenn Sie sich konzentrieren müssen.
• Bevor Sie in einen Konzentrationsfluss einsteigen, erstellen Sie eine Gedankenkippe, in dem du all die offenen Enden und Aktionspunkte aufschreibst, die gerade in deinem Kopf herumhüpfen. Danach wirst du viel konzentrierter arbeiten. Wenn Sie wieder bereit sind, schnappen Sie sich Ihren (digitalen) Notizblock und schauen Sie, was Sie tun möchten. Treffen Sie auch hier bewusste Entscheidungen!
• Willst du dich für eine Weile in deine eigene Blase zurückziehen? Verwenden Sie ein Headset mit Geräuschunterdrückung und entscheiden Sie sich für Musik, die die Konzentration fördert. Verschiedene Kompositionen finden Sie auf You Tube und Spotify.
• Seien Sie sich Ihrer Energiefresser und -spender bewusst. Kleben Sie sich nicht an einen Schreibtisch: Finden Sie für jede Aufgabe den richtigen Arbeitsplatz. Manchmal kommt man mit seinen Kollegen gut zurecht, manchmal ist es besser, von zu Hause aus zu arbeiten.

3. Schaffen Sie Platz für Kreativität

Die besten Ideen entstehen nicht während eines Brainstormings oder in einem Meeting. Vor allem, wenn Sie nicht mit anderen, E-Mails oder Routinearbeiten beschäftigt sind, lassen Sie sich kreative Lösungen einfallen. Stellen Sie daher sicher, dass die Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit haben, in der aus-Steh auf und los.

Propagieren Sie einen Tag ohne Treffen, an dem jeder Raum hat, um mit den Füßen auf dem Tisch über Erfahrungen oder bestimmte Probleme nachzudenken. Beobachten Sie Entwicklungen aus der Sicht des Helikopters oder träumen Sie von Möglichkeiten, die vor Ihnen liegen könnten.

Treffen Sie klare Vereinbarungen darüber, unerreichbar sein zu können und zu dürfen. Es ist nicht nur wichtig, dass Sie am Wochenende oder im Urlaub nicht gestört werden. Auch in den Pausen ist es gut, eine Weile nicht mit der Arbeit beschäftigt zu sein. Weil dich das produktiver macht.

Wenn Sie rechtzeitig aufladen, entsteht tatsächlich Platz in Ihrem Kopf, um die Dinge neu zu betrachten.

4. Bewege dich und deine Produktivität

Menschen wurden nicht dafür geschaffen, den ganzen Tag auf einem Stuhl zu sitzen. Und doch tut ein großer Teil von uns das. Tagein, tagaus. Das ist schädlich für Ihren Zustand und damit auch für Ihre Produktivität. Natürlich können Sie als Arbeitgeber auch dabei eine Rolle spielen:

• Machen Sie die Mitarbeiter auf die Bedeutung von Bewegung aufmerksam. Installieren Sie standardmäßig auf jedem Laptop eine App, die die Kollegen auffordert, pünktlich zu gehen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend Sitz-/Stehtische verfügen, und überwachen Sie, ob diese angemessen genutzt werden.
• Organisieren Sie Wandertreffen und gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran.
• Stellen Sie verschiedene Übungen für Stuhlyoga oder Atemübungen in das Intranet oder die Online-Wissensplattform ein.
• Tragen Sie zu einem Fitness-Abonnement bei oder fördern Sie das gemeinsame Training in den Pausen oder nach der Arbeit.

5. Persönliche Aufmerksamkeit: der wichtigste Treibstoff für Produktivität

Haben Sie Routinearbeiten so weit wie möglich digitalisiert und wurden alle unnötigen Besprechungen von den Tagesordnungen gestrichen? Wenn dann alles in Ordnung ist, haben Sie zusätzlichen Platz in den vollen Terminkalendern geschaffen.

Füllen Sie die Freizeit nicht sofort aus, um noch härter arbeiten zu können. Investieren Sie stattdessen in etwas viel Wichtigeres: persönliche Aufmerksamkeit. Dies liegt daran, dass dieses „Vitamin A“ der Inhaltsstoff ist, der die Produktivität sprunghaft steigert.

Ein gutes Gespräch in einer angenehmen Umgebung erhöht die Arbeitszufriedenheit, bindet die Mitarbeiter stärker in die Organisation ein und reduziert das Risiko von Personalfluktuation und Fehlzeiten erheblich.

Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten‍

Lassen Sie nicht zu, dass Online-Möglichkeiten Ihre Arbeit bestimmen. Sie sind nur da, um dich zu unterstützen! Die Möglichkeiten sind endlos. Intelligentes Agenda-Management, gegenseitiger Wissensaustausch, Entwicklungsgespräche oder der Einsatz von Multimedia: Die Auswahl ist riesig.

Benötigen Sie Hilfe bei Ihrer Auswahl oder möchten Sie einfach mit jemandem über dieses Thema chatten? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!