Online beoordelingsgesprek voorbereiden? We got your back!

Online beoordelingsgesprek: 5 tips

We zijn pas twee jaar verder, maar wat een wereld van verschil. Voor 2020 was thuiswerken in de meeste bedrijven onbespreekbaar. Nu is het voor veel mensen juist wennen als ze ‘s morgens vroeg weer strak in het pak richting kantoor moeten afreizen. Hybride werken is het nieuwe normaal geworden.

Niet meer omdat het moet, maar simpelweg omdat het werken vanuit huis veel voordelen heeft. Voor werknemer én werkgever. Toch vraagt volledig online of hybride werken nog wat aanpassingsvermogen van de gemiddelde manager. Even een rondje over de afdeling wandelen om te checken hoe iedereen in zijn vel zit, spontaan een vraag stellen of het oppikken van een onderlinge discussie is een stuk ingewikkelder als een groot deel van het team thuis achter de laptop aan het werk is. En hoe houd je een goed evaluatie- of beoordelingsgesprek bij gebrek aan voldoende live contactmomenten? 

Maar eerst: wat is een beoordelingsgesprek eigenlijk?

Een beoordelingsgesprek is een gesprek dat gevoerd wordt tussen een werknemer en zijn leidinggevende en gaat over het functioneren van de werknemer, ten aanzien van eerder gestelde doelstellingen en competenties.

Ik hoor je al denken: is het voeren van een beoordelingsgesprek op afstand wel mogelijk? Is dat niet té afstandelijk? Nee, vel niet te snel je oordeel ;-)

Hieronder bespreken we 5 beoordelingsgesprek tips waar jij een voorbeeld aan kunt nemen.

Tip 1 - Beoordelingsgesprek voorbereiden is het halve werk

Spreek lang van tevoren af waar je de medewerker op zal gaan beoordelen, en wat de medewerker van jou als leidinggevende nodig heeft. Welke functieonderdelen vind je het meest essentieel, wat verwacht je precies als eindresultaat en hoe weet de medewerker of hij op de goede weg is? Maar ook: wat mag je medewerker van jou verwachten en wat geeft een extra dosis werkplezier? Benadruk dat de medewerker om aandacht mag vragen als het even moeilijk loopt, en geef ook duidelijk aan wanneer jij zelf bereikbaar bent voor vragen of knelpunten. Vanuit huis kan de medewerker immers niet zien of je kantoordeur openstaat. 

Stuur minstens een week voor het gesprek een agenda, zodat de opbouw van het gesprek geen verrassing is. Door de medewerker nadrukkelijk uit te nodigen om ook bespreekpunten aan te leveren, ontstaat er tweerichtingsverkeer en weet je zeker dat ook de andere kant van de tafel voldoende aan bod komt. 

Wist je dat het voeren van een sollicitatiegesprek ook heel goed online kan? Of het inwerken van nieuw personeel? Ontdek hier de mogelijkheden van online onboarding van nieuwe medewerkers! 

Tip 2 - Laat het resultaat tellen

Heb als leidinggevende-op-afstand niet de illusie dat je precies kunt volgen hoe en wanneer iedereen vanuit huis aan het werk is. Maar: is dat ook werkelijk nodig? Voor veel functies is het niet zo belangrijk hoe iemand op afstand aan de slag is. Als de productie die geleverd wordt maar van de juiste kwaliteit en kwantiteit is, kan juist de flexibiliteit van het op afstand werken werkplezier en motivatie verhogen. 

Juist voor een manager op afstand is het belangrijk om goed aangesloten te blijven. Check regelmatig welk resultaat je medewerker laat zien. Kan het beter en heb je opbouwende kritiek? Laat het dan niet op zijn beloop, maar laat van je horen en stuur op tijd bij. Wees daar nog proactiever in dan vroeger. Door het (gedeeltelijk) op afstand werken mist je medewerker veel non-verbale communicatie en ongeplande interactie met jou als manager en de collega’s.

Tijdens de coronapandemie hebben medewerkers laten zien dat ze hartstikke goed zijn in het nemen van verantwoordelijkheid. Toch blijkt dat 1 op de 8 medewerkers in Nederland op afstand in de gaten gehouden werd door bedrijfssoftware. Lees meer over employee monitoring in een andere blog die wij hierover schreven! 

Tip 3 - Laat collega's elkaar beoordelen

Is het door het werken vanuit huis, of bijvoorbeeld verschillende vestigingen, lastig om uit eigen ervaring te beoordelen hoe het is gegaan met je medewerker? Gebruik dan de zogenaamde ‘360-graden-feedback-methode’. Door verschillende collega’s te vragen naar hun ervaringen met de medewerker ontstaat waardevolle input voor het beoordelingsgesprek.

Ontwerp een format met wat positief prikkelende vragen, dat eenvoudig per e-mail of online uitgezet kan worden naar verschillende collega’s waar de medewerker regelmatig mee samenwerkt. Neem de regie niet uit handen, maar laat de medewerker zelf bepalen naar wie het formulier kan worden gestuurd. Daag de medewerker daarbij uit om óók kritische collega’s te bevragen. Dat kan soms spannend zijn, maar vaak komen de beste tips of fijnste complimenten uit onverwachte hoek.

Tip 4 - Op afstand maar niet afstandelijk

Tijdens een fysiek gesprek is het niet ongebruikelijk om vrijwel direct to the point te komen. Na het neerzetten van het kopje koffie gaat het meestal snel van start. Een online gesprek, zeker een gevoelig gesprek als een beoordelings- of evaluatiegesprek, vraagt wat meer persoonlijke aandacht. Besteed dus extra tijd aan het leggen van contact voordat het werkelijke gesprek begint. Dan wordt een gesprek op afstand geen afstandelijk gesprek.

Informeer aan het begin van jullie meeting naar de omgeving waarin de medewerker het gesprek houdt. Kan hij je goed verstaan en zijn er geen storende factoren die het gesprek kunnen beïnvloeden, zoals spelende kinderen of een verbouwing bij de buren? Is de verbinding voldoende, of hapert de wifi? Dat soort zaken zijn van belang voor het op de juiste waarde schatten van de houding en communicatie van de medewerker tijdens het gesprek.

Tip 5 - Implementeer rustmomenten

We hebben het inmiddels allemaal ondervonden: online bijeenkomsten kunnen energieslurpers zijn.

Daarom hieronder wat voorbeelden om dit te verbeteren:

• Beperk de tijdsduur. Zorg ervoor dat het beoordelingsgesprek niet langer duurt dan drie kwartier tot een uur.
• Plan een vervolgafspraak. Blijkt dat er nog zaken verder uitgediept zouden moeten worden, plan dan een vervolgafspraak.
• Pauzeer wanneer nodig. Merk je dat de focus bij de medewerker of jezelf minder wordt? Stel dan voor om een paar minuten te pauzeren. Even weg van het beeldscherm voor een korte pitstop of wat frisse buitenlucht doen wonderen voor het opfrissen van het gesprek.
• Blijf niet te lang aan het woord. Let erop dat je het gesprek niet te veel overneemt. Praat bewust wat minder als je online in gesprek bent. Dan trap je niet in de bekende valkuil dat twee mensen tegelijkertijd gaan praten en weet je zeker dat de medewerker voldoende aan het woord komt.

Met deze thuiswerk tips voorkom je dat de slachtoffer wordt van de Zoom burn-out! 

Meer beoordelingsgesprek tips nodig?

Wij bij Pluvo hebben veel ervaring met online gespreksvoering, stimuleren en bijhouden van persoonlijke ontwikkeling en het maken van analyses. Neem dus gerust contact met ons op als je op zoek bent naar nog meer tips voor je online beoordelings- of evaluatiegesprekken!