5+ tips voor het voeren van een gevoelig, online gesprek

Door de coronacrisis hebben we heel veel ingesleten regels opnieuw uitgevonden. Werken vanuit huis, een beperkt aantal mensen in een ruimte, anderhalve meter afstand houden… Dankzij een flinke dosis creativiteit weten de meeste medewerkers gelukkig nog een prima zakelijke output te bereiken. Maar hoe kun je bij meer gevoelige gespreksonderwerpen het gemis aan live contact compenseren?

Gesprek op afstand maar tóch dichtbij: hoe doe je dat?

‍Weet je het nog? Het precoronatijdperk? Het lijkt inmiddels op een ander leven: het gemak waarmee je sollicitanten uitnodigde op kantoor, met iemand een verzuimgesprek voerde in een kleine gespreksruimte of met de hele afdeling werkoverleg hield in een bedompte vergaderzaal. Het was allemaal zo gewoon.

Totdat medio maart het hek op slot ging door de coronadreiging.

Werkend Nederland kwam luid piepend tot stilstand. Thuiswerken werd het devies, tenzij je in een ‘vitaal beroep’ actief was. Bijna iedereen verschanste zich in huis, als ware het een schuilkelder. En we werkten dóór. Laptops zoemden, mobieltjes piepten. En zo leerden we de economie draaiend te houden. 

Maar natuurlijk kunnen we het hier niet bij laten. Een status quo is niet voldoende.

We mogen niet stilstaan, we moeten dóór. Blijven bouwen, blijven leren, frisse ideeën en verse mensen binnenhalen. Alleen dan blijft een organisatie gezond.

En dat betekent: HR moet aan de bak. Met scherpe sollicitatiegesprekken, motiverend verzuimmanagement en een effectieve evaluatiecyclus.

Maar hoe doe je dat, met alle beperkingen? Als live contact (nog) niet mogelijk is en iedereen vergroeid lijkt met zijn beeldscherm? Misschien heb je wat aan deze tips, waarmee je online contact tóch warm en dichtbij kunt maken.

Tip 1. Face-to-face kan ook online

‍Niet iedereen is gezegend met het talent om een telefoongesprek tot een compleet hoorspel om te toveren.

Natuurlijk hoor je een stem, maar je ziet de mimiek en bodylanguage van je gesprekspartner niet. Daardoor kun je minder makkelijk tussen de lijntjes lezen en voor je het weet mis je net de essentie.

Maak daarom gretig gebruik van de mogelijkheden van videobellen. Maak het bij een-op-een-gesprekken niet te ingewikkeld.

Geen uitstapjes naar Zoom, Hangouts of andere systemen waarbij je eerst een half uur bezig bent met instellingen (“Ik heb geen beeld”), het wegwerken van kraakjes (“Je klinkt als een echoput”) of onleesbare teksten.

Gebruik wat bijna iedereen gebruikt voor huis-tuin-en-keukendingen: WhatsApp. Mét camerafunctie. Een kind kan de was doen. Zo kijk je elkaar toch in de ogen zonder extra stress.

Tip 2. Slow down

‍Ja, wij geloven in videogesprekken. Maar tóch is het anders. Informatie die via beeldschermen tot ons komt, wordt anders verwerkt in ons brein. Het kost meer energie, we haken eerder af.

Misschien voelt iemand zich ook wat ongemakkelijk, omdat de ander binnendringt in de thuisomgeving. Je voelt je extra bekeken, omdat een camera weinig ontsnappingsruimte biedt.

Probeer hier rekening mee te houden, toon begrip en respect voor iemands privacy.

Houd je online gesprek beperkt in tijd én inhoud. Knip dat grote werkoverleg liever op in twee korter durende sessies. Doseer emotioneel beladen gesprekken door iemand via e-mail de kans te bieden om zich rustig voor te bereiden.

En stuur de documentatie over dat ingewikkelde project ruim voor de vergadering door, zodat iedereen zich goed kan inlezen. Dat had in het ‘oude normaal’ eigenlijk al standaard moeten zijn, maar is nu extra belangrijk.

‍Tip 3. Een goede plek voor je online gesprek

‍In theorie kun je natuurlijk overal een online gesprek houden, zolang je maar een goede internetverbinding hebt. Maar dat werkt niet zo in de praktijk. Een zakelijk gesprek is een zakelijk gesprek. Zéker als het over privacygevoelige zaken gaat of als iemands loopbaan van het gesprek afhangt.

Zo’n gesprek voer je niet aan de kassa bij de buurtsuper, op het schoolplein of in de trein. 

Zorg dus voor een goede plek voor je online gesprek. Ga in een rustige kamer zitten waar je niet gestoord wordt door een blaffende hond, jengelend kind of kat op je toetsenbord.

Maar dat niet alleen. Gun ook je gesprekspartner zo’n goede omgeving. Spreek daarom duidelijk af wie de ander belt en op welk tijdstip, zodat hij er rekening mee kan houden.

Kijk ook even rond voordat je de camera aanzet. Is het uitzicht achter je representatief en zakelijk genoeg? Krijgt je gesprekspartner geen bikinifoto’s, stapels wasgoed of lege wijnflessen in het vizier tijdens het sollicitatiegesprek? 

Tip 4. Weeg je woorden

‍We kennen ze allemaal: die uit de hand gelopen meningsverschillen dankzij onhandig geformuleerde mailtjes.

Dat was al een dingetje vóór corona. Maar nu we elkaar niet vaak live treffen, hebben we nog minder kans om dingen rechtstreeks uit te praten. Laat staan dat we elkaar even op de schouders slaan, een hand geven en weer vrolijk samen verdergaan.

Bovendien staat menigeen na een aantal weken ‘nieuw normaal’ extra op scherp. 

Weeg je woorden daarom nog meer op een goudschaaltje dan voorheen, als je iets schrijft. Maak je een grapje, bedoel je iets niet letterlijk of begrijp je de ander niet: kies een geschikte smiley om de boel lucht te geven.

Merk je dat een mailwisseling escaleert? Pak dan de telefoon en praat het uit.

Ja, soms moet je even je ego opzij zetten. Om daarna de vruchten te plukken van een goede samenwerking. 

Tip 5. Ga voor duidelijkheid

‍De een is visueel ingesteld, de ander leest informatie graag zwart-op-wit. Zoveel mensen, zoveel verwerkingsmethodes. Probeer daarom zoveel mogelijk blended te werken, dan kom je iedereen zoveel mogelijk tegemoet.

Een schriftelijke samenvatting van de gemaakte afspraken na een videocall kan veel onduidelijkheid wegnemen, zelfs voor de mensen die bij het gesprek aanwezig waren.

Heb je een online vergadering met veel aanwezigen of een presentatie waar je echt focus bij nodig hebt? Maak heldere afspraken over het muten van de microfoon of kies liever voor een privéchatfunctie.

Dat voorkomt een kippenhok waar iedereen door elkaar heen kakelt of een chatbox die alleen maar afleidt door non-informatie (“Hee Marjolein, jij ook hier?!”). 

Meer tips nodig?

‍Wij zijn gewend om online te werken en zijn zelf al in de meeste valkuilen gestapt. Dus we hebben ook veel tips op dit gebied. Kun jij nog wel een steuntje in de online rug gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.