Stoom je organisatie klaar voor verandering!

Een mens is van nature een gewoontedier. Logisch, want voorspelbaarheid maakte de kans op overleven een stuk groter. Je wist wat je kon verwachten en kon er op anticiperen. Maar evolutie is er niet voor niets: je moet je wél iedere keer kunnen aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Hadden we dat niet gedaan, dan liepen we nog steeds in berenvellen rond, of waren we misschien wel uitgestorven. 

Stilstand is dus achteruitgang. Dat gold in het stenen tijdperk, maar ook anno 2021. Gelukkig hebben we allemaal wel een of meer kartrekkers in onze organisatie. Mensen die staan te stuiteren van vernieuwingsdrang, altijd voorop lopen bij de nieuwste ontwikkelingen en niet bang zijn om soms op hun snufferd te gaan. Ze staan gewoon weer op, leren van hun fouten en komen even later fris en fruitig met weer een nieuw, nóg beter idee. 

Hoe zorg je voor verandering in je organisatie

Dat soort mensen zijn onbetaalbaar voor een onderneming. Ze houden de organisatie scherp, introduceren nieuwe technieken en zijn de concurrent altijd net een stapje voor. Maar niet iedereen is van datzelfde hout gesneden. Wat doe je met collega’s die net even wat behoudender zijn?

Mensen die liever eerst de kat uit de boom kijken en (om in het dierenrijk te blijven) vooral veel beren op de weg zien als er een nieuw systeem of een andere procedure moet worden ingevoerd?

Ze zorgen in een organisatie voor de puntjes op de i en goed riskmanagement, dus ook die categorie medewerkers moet gekoesterd worden. Míts ze op tijd in beweging komen en meegaan met vernieuwing.

Het gaat om je mensen

Eigenlijk draait het bij de invoering van iedere bedrijfsmatige verandering (of het nu om automatisering gaat of om een verhuizing) maar voor 20% om materiële zaken zoals techniek, meubilair of locatie. Het succes van een implementatie in een onderneming hangt maar liefst voor 80% af van de mentale instelling van de medewerkers.

Omarmen ze de wijziging, of houden ze angstig vast aan het verleden en blokkeren ze de weg naar de vooruitgang?

Wil je je bedrijf up-to-date houden, dan loont het dus zeker om te investeren in goed verandermanagement. Wij hebben wel wat tips voor je! 

Tip 1: Wees niet te ambitieus

‍Verwacht niet dat je in één keer de knop in kunt draaien, wees realistisch. De weg naar een blijvende verandering is meestal geen sprint, maar eerder een marathon. In de meeste gevallen is dat ook niet erg en kleeft er geen bloed aan wat vertraging.

Pak dus de tijd en ruimte waar het kan. Dat biedt je de kans om investeringen over een langere termijn uit te smeren, en je gunt medewerkers tijd om te wennen aan een nieuwe werkwijze.

Er is nog een voordeel van een stapsgewijze aanpak. Blijken er nog kinderziektes te zitten in de wijziging, dan kun je die gaandeweg gedoseerd wegwerken voor de volgende stap. 

Tip 2: Benoem een changemanager

‍Veranderen gaat bijna nooit in één rechte lijn. Het is meestal een complex proces, met veel hobbels onderweg. Zet daarom een verandermanager aan het roer, die het project bewaakt en aanjaagt. Wees wel zorgvuldig in je keuze, niet iedereen is in de wieg gelegd voor die rol.

Een goede changemanager kan communicatief goed schakelen tussen verschillende niveaus, weet hoe de hazen lopen en laat zich niet van de wijs brengen door enige (bijna niet te vermijden) weerstand.

Heb je intern geen geschikte kandidaat voor deze belangrijke rol? Dan kan het handig zijn om een externe changemanager aan te stellen. 

Tip 3. Neem zoveel mogelijk stakeholders mee in het proces

‍Voorkom dat een (vaak ingrijpende) wijziging als een tsunami wordt uitgestort over de medewerkers. Zo’n verrassingsoverval kan mensen niet alleen laten bevriezen en accuut in de weerstand gaan, je mist bovendien waardevolle input voor je project. Het is slim om zo vroeg mogelijk in het veranderingsproces met alle stakeholders aan tafel te gaan. 

Door zo’n multidisciplinaire aanpak krijg je binnen de organisatie belangrijke ambassadeurs voor de wijziging. Bovendien leveren al die disciplines nieuwe inzichten, waardoor een vraagstuk vooraf vanuit verschillende invalshoeken wordt belicht en vaak ook bijna ongemerkt opgelost. Dat voorkomt veel reparatiewerk achteraf!

Tip 4. Durf knopen door te hakken

‍Maak bij het uitrollen van je veranderproject niet alleen aan het begin gebruik van de vele in- en externe expertise. Raadpleeg ook tijdens het proces de data en gebeurtenissen in je bedrijf en daarbuiten. De wereld kan er soms onverwacht heel anders uitzien; denk maar eens terug aan 2020.

Houd ontwikkelingen in de markt in de gaten, monitor financiële cijfers en trends. Blijk je, ondanks je goede voorbereiding aan de start van je project, toch te worden ingehaald door de werkelijkheid? Heb dan het lef om je plannen bij te stellen en houd niet koste wat het kost vast aan het originele plan.

Goed change management is een organisch, flexibel proces! 

Tip 5. Communicatie

‍Hét toverstokje voor een geslaagd veranderproces: goede communicatie. Informeer medewerkers en leveranciers duidelijk en tijdig van de op handen zijnde wijzingen. Verplaats je daarbij goed in de lezers en toehoorders van je boodschap. Wat gaan ze er precies van merken? Welke gevolgen heeft het in hun dagelijkse leven? 

Maak een goede mix van het zenden van de informatie. Wissel e-mail, intranet en voorlichtingsbijeenkomsten af, waarbij je de inhoud goed op elkaar laat aansluiten. En natuurlijk stem je je woordgebruik af op de doelgroep die je wilt bereiken.  

Ideeën nodig?

‍Change management kan heel goed worden ondersteund met allerlei online oplossingen. Houd eens een enquête onder medewerkers of klanten, zet een platform op waar informatie wordt verzameld over je project.

Creëer slimme links tussen de verschillende in- en externe data, waardoor je altijd up-to-date informatie tot je beschikking hebt en je tijdig bij kunt sturen. Kortom: er is veel mogelijk!

Wil je nog meer ideeën? Neem gerust contact met ons op, wij denken graag met je mee!