HR-Systeme im Vergleich: Welches passt zu Ihrem Unternehmen?

Tegenwoordig lijkt het aantal aanbieders en mogelijkheden op het gebied van HR-systemen oneindig. De keuze is reuze. Toch levert je dat waarschijnlijk ook onrust en keuzestress op. Want laten we eerlijk zijn: iedere gehaaide salespersoon kraait dat zijn systeem toch écht het slimste is als hij voor het eerst bij jou aan de koffie zit. Heb je het eenmaal geïmplementeerd, dan komen de schoonheidsfoutjes tevoorschijn of blijk je toch nog extra modules te moeten kopen.

Hoe weet je nou wat werkelijk past bij jouw behoefte? 

In dit blog lopen wij graag een stukje met jou mee de aanbiedersmarkt op. En hé, je kent ons. Natuurlijk geven we je onderweg graag nog wat handige tips en trucs. 

Allereerst: wat verstaan we eigenlijk onder een HR-systeem? Het is de software die de HR-afdeling en de Salarisadministratie ondersteunt bij het beheer van personeelsgegevens. Dat kan heel beperkt zijn, maar ook tot en met het regelen van ‘personeelszaken’ in de breedste zin des woords. Denk bijvoorbeeld aan:

• personeelsregistratie (NAW-gegevens, contractdata, e.d.)
• inrichten en beheer van personeelsdossiers
• urenregistratie
• salarisadministratie
• verzuimregistratie
• talentmanagement
• recruitment

Ben je een startende onderneming en wil je voor het eerst een HR-systeem aanschaffen? Of overweeg je om je rammelende systeem uit het jaar kruik in te ruilen voor een hightech HR-oplossing? Dan willen we je graag een paar tips meegeven. 

1. Neem de tijd

‍Een HR-systeem is een belangrijke spil in je bedrijfsproces. Het moet werken, het moet kloppen en het moet passen. Gaat het mis met gegevensverwerking of worden salarissen te laat uitbetaald, dan kost je dat ontzettend veel goodwill van je medewerkers. Ga dus niet over één nacht ijs.

Zet je vraag uit bij verschillende leveranciers en neem de tijd om alle voors en tegens goed op een rijtje te zetten. ‍

2. Wees kritisch en zuinig

‍Het ene bedrijf is het andere niet. Opereer je internationaal, dan heb je andere functionaliteiten nodig dan wanneer je het restaurant om de hoek bestiert. Laat je dus niet gek maken door gelikte demo’s en enthousiaste verkopers. Je mag best kritisch en zuinig zijn.

Als je voldoende hebt aan een kleine Golf, laat je dan vooral geen dure Rolls Royce aansmeren.

Nu we het toch over de kosten hebben: ken je budget. De kosten voor HR-systemen lopen enorm uiteen. Kies je voor een basic oplossing, dan ben je waarschijnlijk maar een paar euro per medewerker kwijt. Maar wil je een uitgebreide maatwerkoplossing bij een gerenommeerde leverancier, dan moet de portemonnee getrokken worden.

3. Stel jezelf een paar belangrijke vragen

‍In je zoektocht naar dé HR-oplossing zijn een paar vragen heel belangrijk:
- Hoe zit je organisatiestructuur in elkaar?
- Welke doelstellingen heb je op de korte en lange termijn met je organisatie?
- Bij wie leg je welke verantwoordelijkheden: ligt het zwaartepunt van de regie bij de leidinggevende of de medewerker?
- Welke HR-taken en -processen zou je willen verbeteren en waarom?
- Wat is de capaciteit van je HR- en ICT-afdeling?

4. Je hoeft niet alles zelf te doen

‍In het verlengde van de laatste vraag: ook op dit gebied zijn er verschillende dienstverleners die je kunnen helpen. Bij het maken van de keuze, bij de implementatie of het onderhoud van het nieuwe systeem, of bij de uitvoering van je HR-administratie.

Je kunt je dus geheel of gedeeltelijk laten ontzorgen. Natuurlijk hangt daar ook een prijskaartje aan. Maar daar staat tegenover dat jouw eigen medewerkers van HR, ICT of de Salarisadministratie minder worden belast.

5. Flexibiliteit is key

‍De technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Wat vandaag het nieuwste neusje van de zalm is, is morgen waarschijnlijk al achterhaald. Vraag daarom bij de leverancier goed door hoe het zit met updates. Denk ook aan eventuele uitbreidingsmogelijkheden voor het geval je onderneming plotseling in booming business terechtkomt, of je alsnog een vestiging in het buitenland wilt gaan openen.

Een ander aandachtspuntje op het gebied van flexibiliteit: koppelingsmogelijkheden met andere, meestal al bestaande systemen. Denk bijvoorbeeld aan een aansluiting op je LMS, recruitmentsysteem, logistieke planning of andere modules. Dit verhoogt niet alleen de meerwaarde van het nieuwe systeem, maar ook je flexibiliteit.
‍

‍
‍Hieronder volgt een overzicht van enkele toonaangevende aanbieders van HR-software.
Zoals gezegd is het aanbod enorm. We hebben daarom een beperkte selectie gemaakt en kunnen niet garanderen dat jouw ideale oplossing hiertussen staat.

Personio

Dieser Softwareanbieter richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitern.

„Wir geben HR-Teams die Zeit, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren: die Menschen.“

Dieser Anbieter bietet verschiedene Funktionen für den gesamten HR-Bereich und gibt an, mittlerweile über 8.000 zufriedene Kunden zu haben. Es gibt drei Abonnementoptionen mit steigendem Funktionsumfang (und Kosten): Essential, Professional und Enterprise. Darüber hinaus bietet Personio auch maßgeschneiderte Lösungen an.

Personio ist zudem international ausgerichtet. Das Unternehmen ist in über 80 Ländern aktiv und arbeitet von Standorten in München, Madrid, London und Dublin aus. Preisinformationen für die verschiedenen Optionen sind auf Anfrage erhältlich.

HoorayHR

Ein All-in-One-HR-Tool für KMU.

So präsentiert sich HoorayHR. Und tatsächlich: Auf der Website wird ein breites Spektrum an Funktionen vorgestellt. Von Onboarding und Lohnbuchhaltung bis hin zu digitalen Personalakten, persönlicher Entwicklung und HR-Analytics ist alles möglich. Der Anbieter verfügt über einen Kundenservice, der als exzellent bewertet wird.

Nach einer 14-tägigen kostenlosen Testphase kostet HoorayHR 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat. „Ein fester Betrag ohne Schnickschnack“, verspricht die Website. HoorayHR hat seinen Sitz in Utrecht.

HR2day

HR2day konzentriert sich auf Arbeitgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern, die mit komplexen Prozessen und anspruchsvollen HR-Fragestellungen konfrontiert sind. Dabei bieten sie Lösungen für Arbeitgeber in verschiedensten Branchen an, sowohl im gewinnorientierten als auch im gemeinnützigen Sektor.

Was sie bieten können? Eine vollständige HR- und Payroll-Funktionalität, flexibel und skalierbar, sowie eine eigene Implementierungsmethodik.

Alle HR-Prozesse werden über eine zentrale Datenbank gesteuert. Es gibt umfangreiche Self-Service-Optionen und eine 100%ige Cloud-Anwendung.

Dank einer vollständigen SaaS-Lösung kann HR2day an nahezu jedes System angebunden werden. Daten können sicher und zuverlässig beispielsweise an Finanzbehörden, Pensionsfonds und Arbeitsmedizinische Dienste übermittelt werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Dieser Anbieter ist seit Juli 2019 Teil der Visma Group, bleibt jedoch laut Website ausdrücklich vollkommen eigenständig und verfolgt seinen eigenen Kurs.

Visma|Raet

Wenn wir schon bei diesem großen Akteur sind, müssen wir das Kind auch beim Namen nennen.

Mit der HR-Software von Visma|Raet lassen sich repetitive und administrative HR-Aufgaben automatisieren.

Auch dieser Anbieter verspricht mehr Kontrolle über HR-Prozesse sowie „Zeit und Raum für das, was wirklich wichtig ist“. Neben HR-Software liefert Visma auch Software für die Lohnbuchhaltung und ist zudem in den Bereichen HRM- und Payroll-Services sowie Talent- und Workforce-Management tätig.

Visma|Raet konzentriert sich vor allem auf das Bildungswesen, den öffentlichen Sektor und das Gesundheitswesen. Laut Website war Visma das erste Unternehmen, das HR-Software für die Cloud entwickelte und ein vollständig integriertes Angebot an HR-Software und Services bereitstellte. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Amersfoort.

AFAS

Mit der Software von AFAS lassen sich Lohnabrechnung, Urlaub, Fehlzeiten sowie Recruiting & Auswahl mit einem Mausklick erledigen, verspricht die Website. Das Unternehmen hat Self-Service-Optionen sowohl für das Management als auch für Mitarbeiter entwickelt. Die HR-Software ist mit der Payroll-Software von AFAS integriert, wodurch Lohnbuchhaltung und HRM auf dieselbe Datenbank zugreifen, was die Fehleranfälligkeit verringert.

Für diesen großen Anbieter spielt es keine Rolle, ob man ein großer oder kleiner Arbeitgeber ist, und AFAS blickt über den reinen HR-Bereich hinaus. Das Unternehmen bietet laut Website sogar eine einzige Softwarelösung für alle Geschäftsprozesse an. Auch für Selbstständige und Kleinunternehmer hält das Unternehmen administrative Lösungen bereit.

Das Unternehmen zählt 12.000 niederländische Organisationen zu seinen Kunden und ist ein in Leusden ansässiges „100% niederländisches Familienunternehmen“.

Soweit unser kleiner Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten im Bereich HR-Software. Unser bester Rat? Lassen Sie sich gut beraten und betrachten Sie alle schönen Versprechungen und goldenen Berge mit unseren Tipps im Hinterkopf kritisch. Ein HR-System ist eine beachtliche Investition, von der Sie noch Jahre profitieren (oder unter der Sie leiden!) können. Nehmen Sie sich also Zeit.

Pluvo koppelt graag (en makkelijk!) aan

Natuurlijk zijn de leerplatforms van Pluvo perfect te koppelen aan de meeste HR-systemen. (voor meer informatie klik je door naar koppelingen) En, ook heel handig: met Pluvo kun je door middel van Single sign-on heel eenvoudig inloggen. Superveilig, zonder dat je allerlei wachtwoorden moet onthouden. Gemak dient de mens!

Natuurlijk staan wij altijd open voor een robbertje sparren over dit onderwerp! Neem dus vooral contact met ons op als je hier behoefte aan hebt.