HR-Systeme im Vergleich: Welches passt zu Ihrem Unternehmen?

Heutzutage scheint die Zahl der Anbieter und Möglichkeiten bei HR-Systemen unendlich. Die Auswahl ist riesig. Das sorgt aber vermutlich auch für Unruhe und Entscheidungsstress. Denn seien wir ehrlich: Jeder gewiefte Verkäufer behauptet felsenfest, sein System sei wirklich das cleverste, wenn er zum ersten Mal bei Ihnen am Kaffeetisch sitzt. Ist es erst einmal eingeführt, kommen die Schönheitsfehler zum Vorschein, oder es stellt sich heraus, dass Sie doch noch zusätzliche Module kaufen müssen.

Woher wissen Sie, was wirklich zu Ihrem Bedarf passt? 

In diesem Blog begleiten wir Sie gern ein Stück auf den Anbietermarkt. Und, Sie kennen uns: Natürlich geben wir Ihnen unterwegs auch ein paar nützliche Tipps und Tricks mit. 

Zunächst: Was verstehen wir eigentlich unter einem HR-System? Es ist die Software, die die HR-Abteilung und die Lohnbuchhaltung bei der Verwaltung von Personaldaten unterstützt. Das kann sehr begrenzt sein, aber auch bis hin zur Regelung der „Personalangelegenheiten“ im weitesten Sinne reichen. Denken Sie zum Beispiel an:

• Mitarbeitererfassung (Name, Adresse, Wohnort, Vertragsdaten u. Ä.)
• Einrichtung und Verwaltung von Personalakten
• Zeiterfassung
• Lohnbuchhaltung
• Fehlzeitenerfassung
• Talentmanagement
• Recruiting

Sind Sie ein Start-up und möchten zum ersten Mal ein HR-System anschaffen? Oder überlegen Sie, Ihr klappriges System aus der Steinzeit gegen eine Hightech-HR-Lösung einzutauschen? Dann geben wir Ihnen gern ein paar Tipps mit. 

1. Nehmen Sie sich Zeit

‍Ein HR-System ist ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt in Ihren Geschäftsprozessen. Es muss funktionieren, es muss stimmen und es muss passen. Geht bei der Datenverarbeitung etwas schief oder werden Gehälter zu spät ausgezahlt, kostet Sie das enorm viel Goodwill bei Ihren Mitarbeitern. Überstürzen Sie also nichts.

Holen Sie Angebote bei mehreren Anbietern ein und nehmen Sie sich die Zeit, alle Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen. ‍

2. Seien Sie kritisch und sparsam

‍Ein Unternehmen ist nicht wie das andere. Wenn Sie international tätig sind, brauchen Sie andere Funktionen, als wenn Sie das Restaurant um die Ecke führen. Lassen Sie sich also nicht von glatten Demos und begeisterten Verkäufern verrückt machen. Sie dürfen ruhig kritisch und sparsam sein.

Wenn ein kleiner Golf für Sie ausreicht, lassen Sie sich bloß keinen teuren Rolls-Royce andrehen.

Apropos Kosten: Kennen Sie Ihr Budget. Die Kosten für HR-Systeme gehen enorm auseinander. Entscheiden Sie sich für eine Basislösung, zahlen Sie wahrscheinlich nur ein paar Euro pro Mitarbeiter. Möchten Sie jedoch eine umfangreiche Individuallösung bei einem renommierten Anbieter, müssen Sie tiefer in die Tasche greifen.

3. Stellen Sie sich ein paar wichtige Fragen

‍Bei Ihrer Suche nach der HR-Lösung sind ein paar Fragen besonders wichtig:
- Wie ist Ihre Organisationsstruktur aufgebaut?
- Welche kurz- und langfristigen Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Organisation?
- Wem übertragen Sie welche Verantwortung: Liegt der Schwerpunkt der Steuerung bei der Führungskraft oder beim Mitarbeiter?
- Welche HR-Aufgaben und -Prozesse möchten Sie verbessern, und warum?
- Welche Kapazität haben Ihre HR- und IT-Abteilung?

4. Sie müssen nicht alles selbst machen

‍In Fortführung der letzten Frage: Auch hier gibt es verschiedene Dienstleister, die Ihnen helfen können. Bei der Auswahl, bei der Einführung oder Wartung des neuen Systems oder bei der Durchführung Ihrer HR-Administration.

Sie können sich also ganz oder teilweise entlasten lassen. Natürlich hat das auch seinen Preis. Dem steht aber gegenüber, dass Ihre eigenen Mitarbeiter in HR, IT oder Lohnbuchhaltung weniger belastet werden.

5. Flexibilität ist entscheidend

‍Die technologische Entwicklung schreitet rasant voran. Was heute das Neueste vom Neuen ist, ist morgen wahrscheinlich schon überholt. Fragen Sie beim Anbieter daher genau nach, wie es mit Updates aussieht. Denken Sie auch an mögliche Erweiterungsmöglichkeiten für den Fall, dass Ihr Unternehmen plötzlich in Booming Business gerät oder Sie doch noch eine Niederlassung im Ausland eröffnen möchten.

Ein weiterer Punkt in Sachen Flexibilität: Anbindungsmöglichkeiten an andere, meist bereits bestehende Systeme. Denken Sie zum Beispiel an eine Anbindung an Ihr LMS, Ihr Recruiting-System, Ihre Logistikplanung oder andere Module. Das erhöht nicht nur den Mehrwert des neuen Systems, sondern auch Ihre Flexibilität.
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‍Nachfolgend finden Sie einen Überblick über einige führende Anbieter von HR-Software.
Wie gesagt, das Angebot ist riesig. Wir haben daher eine begrenzte Auswahl getroffen und können nicht garantieren, dass Ihre ideale Lösung darunter ist.

Personio

Dieser Softwareanbieter richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitern.

„Wir geben HR-Teams die Zeit, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren: die Menschen.“

Dieser Anbieter bietet verschiedene Funktionen für den gesamten HR-Bereich und gibt an, mittlerweile über 8.000 zufriedene Kunden zu haben. Es gibt drei Abonnementoptionen mit steigendem Funktionsumfang (und Kosten): Essential, Professional und Enterprise. Darüber hinaus bietet Personio auch maßgeschneiderte Lösungen an.

Personio ist zudem international ausgerichtet. Das Unternehmen ist in über 80 Ländern aktiv und arbeitet von Standorten in München, Madrid, London und Dublin aus. Preisinformationen für die verschiedenen Optionen sind auf Anfrage erhältlich.

HoorayHR

Ein All-in-One-HR-Tool für KMU.

So präsentiert sich HoorayHR. Und tatsächlich: Auf der Website wird ein breites Spektrum an Funktionen vorgestellt. Von Onboarding und Lohnbuchhaltung bis hin zu digitalen Personalakten, persönlicher Entwicklung und HR-Analytics ist alles möglich. Der Anbieter verfügt über einen Kundenservice, der als exzellent bewertet wird.

Nach einer 14-tägigen kostenlosen Testphase kostet HoorayHR 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat. „Ein fester Betrag ohne Schnickschnack“, verspricht die Website. HoorayHR hat seinen Sitz in Utrecht.

HR2day

HR2day konzentriert sich auf Arbeitgeber mit mehr als 250 Mitarbeitern, die mit komplexen Prozessen und anspruchsvollen HR-Fragestellungen konfrontiert sind. Dabei bieten sie Lösungen für Arbeitgeber in verschiedensten Branchen an, sowohl im gewinnorientierten als auch im gemeinnützigen Sektor.

Was sie bieten können? Eine vollständige HR- und Payroll-Funktionalität, flexibel und skalierbar, sowie eine eigene Implementierungsmethodik.

Alle HR-Prozesse werden über eine zentrale Datenbank gesteuert. Es gibt umfangreiche Self-Service-Optionen und eine 100%ige Cloud-Anwendung.

Dank einer vollständigen SaaS-Lösung kann HR2day an nahezu jedes System angebunden werden. Daten können sicher und zuverlässig beispielsweise an Finanzbehörden, Pensionsfonds und Arbeitsmedizinische Dienste übermittelt werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Dieser Anbieter ist seit Juli 2019 Teil der Visma Group, bleibt jedoch laut Website ausdrücklich vollkommen eigenständig und verfolgt seinen eigenen Kurs.

Visma|Raet

Wenn wir schon bei diesem großen Akteur sind, müssen wir das Kind auch beim Namen nennen.

Mit der HR-Software von Visma|Raet lassen sich repetitive und administrative HR-Aufgaben automatisieren.

Auch dieser Anbieter verspricht mehr Kontrolle über HR-Prozesse sowie „Zeit und Raum für das, was wirklich wichtig ist“. Neben HR-Software liefert Visma auch Software für die Lohnbuchhaltung und ist zudem in den Bereichen HRM- und Payroll-Services sowie Talent- und Workforce-Management tätig.

Visma|Raet konzentriert sich vor allem auf das Bildungswesen, den öffentlichen Sektor und das Gesundheitswesen. Laut Website war Visma das erste Unternehmen, das HR-Software für die Cloud entwickelte und ein vollständig integriertes Angebot an HR-Software und Services bereitstellte. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Amersfoort.

AFAS

Mit der Software von AFAS lassen sich Lohnabrechnung, Urlaub, Fehlzeiten sowie Recruiting & Auswahl mit einem Mausklick erledigen, verspricht die Website. Das Unternehmen hat Self-Service-Optionen sowohl für das Management als auch für Mitarbeiter entwickelt. Die HR-Software ist mit der Payroll-Software von AFAS integriert, wodurch Lohnbuchhaltung und HRM auf dieselbe Datenbank zugreifen, was die Fehleranfälligkeit verringert.

Für diesen großen Anbieter spielt es keine Rolle, ob man ein großer oder kleiner Arbeitgeber ist, und AFAS blickt über den reinen HR-Bereich hinaus. Das Unternehmen bietet laut Website sogar eine einzige Softwarelösung für alle Geschäftsprozesse an. Auch für Selbstständige und Kleinunternehmer hält das Unternehmen administrative Lösungen bereit.

Das Unternehmen zählt 12.000 niederländische Organisationen zu seinen Kunden und ist ein in Leusden ansässiges „100% niederländisches Familienunternehmen“.

Soweit unser kleiner Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten im Bereich HR-Software. Unser bester Rat? Lassen Sie sich gut beraten und betrachten Sie alle schönen Versprechungen und goldenen Berge mit unseren Tipps im Hinterkopf kritisch. Ein HR-System ist eine beachtliche Investition, von der Sie noch Jahre profitieren (oder unter der Sie leiden!) können. Nehmen Sie sich also Zeit.

Pluvo lässt sich gern (und einfach!) anbinden

Natürlich lassen sich die Lernplattformen von Pluvo mit den meisten HR-Systemen perfekt koppeln. (Weitere Informationen finden Sie unter Integrationen.) Und noch etwas sehr Praktisches: Mit Pluvo können Sie sich per Single Sign-on ganz einfach anmelden. Supersicher, ohne dass Sie sich allerlei Passwörter merken müssen. Bequemlichkeit dient dem Menschen!

Natürlich stehen wir jederzeit für einen Austausch zu diesem Thema bereit! Nehmen Sie also gern Kontakt mit uns auf, wenn Sie das möchten.