Tips om je HR-processen te digitaliseren

Hoe maak je die stap naar digitalisering zo makkelijk én slim mogelijk? Wij hebben handige tips voor je!

Natuurlijk is HR mensenwerk. Het wordt gedaan voor en door mensen. Maar dat neemt niet weg dat veel administratieve taken heel goed kunnen worden geautomatiseerd. Ouderwets papierwerk, formulieren invullen en delen van bestanden per e-mail: vandaag de dag kan de standaard administratie worden geautomatiseerd.

Digitalisering heeft nog een voordeel. Als je het slim inricht kunnen werknemers voortaan zélf allerlei HR-zaken regelen, opleidingen volgen en eigen regie voeren over hun loopbaanontwikkeling. Kijk, dat zet medewerkers in control en geeft felbegeerde ruimte in de volle agenda van HR-medewerkers.

Processen automatiseren en systemen integreren is niet alleen heel efficiënt. Een modern ingericht HR-systeem geeft ook nog eens zowel employer branding als employee engagement een flinke boost. En daarmee kunnen meteen twee vinkjes worden gezet op de verlanglijst van menig moderne HR-manager.

Kortom: er zijn binnen HR dus meer dan genoeg redenen om gebruik te maken van IT-oplossingen. Toch is voor veel organisaties de drempel naar HR-digitalisering nogal hoog. Waar moet je beginnen? Hoe maak je slimme keuzes? En waar vind je de tijd om alles goed neer te zetten? Wij helpen je op weg met onze tips.

1. Zet de eindgebruiker op een voetstuk

Onze gouden tip nummer 1: bel niet direct de eerste de beste systeemleverancier met je hulpvraag. Breng eerst zelf goed in kaart waar je werkelijk behoefte aan hebt. Hoe lopen de HR-processen op dit moment? Wie zijn daarbij betrokken? Waar knelt het precies? Vergeet daarbij niet om de mensen in te schakelen die er verstand van hebben. Dan hebben we het niet alleen over de IT-afdeling, maar ook over de eindgebruiker.

Oftewel: praat met de HR-medewerker, salarisadministrateur, manager en de doorsnee medewerker. Zij zijn immers degenen die met het HR-systeem moeten gaan werken. 

Ga het gesprek aan met de ervaringsdeskundigen. Wat zou kunnen worden geautomatiseerd en waar blijft menselijke maatwerk noodzakelijk? Waar hebben de verschillende stakeholders last van? Wat loopt er wél goed en wil men graag behouden? En hebben de stakeholders zelf misschien ook al ideeën om de knelpunten op te lossen? Het kost misschien wat tijd om samen dit soort vragen voor te leggen, maar het is de investering meer dan waard.

Het bespaart je later zeeën van tijd en geld als je zelf het wiel niet hoeft uit te vinden. Bovendien vergroot contact met de eindgebruikers straks het draagvlak bij het implementeren van een nieuw systeem aanzienlijk. 

2. Inventariseer wat je al in huis hebt 

Iedere ondernemer en particulier is druk met mailen, appen en Googelen. En inmiddels is er bijna geen bedrijf meer te vinden waar nog papieren personeelsdossiers in hangmappen in de kast hangen. We gaan er dus gemakshalve van uit dat ook in jouw organisatie al een en ander geautomatiseerd is. 

Inventariseer welke systemen er al zijn in je organisatie. Kijk daarbij verder dan de HR-afdeling alleen. Ook managementsystemen met productie-informatie, de omzetcijfers van Financiën en marktanalyse van Marketing bevatten voor HR zeer interessante informatie.

Door data te koppelen aan je HR-systeem kun je hier handig gebruik van maken voor het inschatten van bijvoorbeeld de personeelsbezetting, opleidingsbehoefte en budgetmogelijkheden.

Heb je het huidige IT-landschap en de informatiebehoefte goed in beeld, dan is het tijd voor de volgende stap: de inventarisatie van de gewenste systeemmogelijkheden.

3. Re- of upcyclen is soms ook mogelijk

Je hoeft niet al je oude schoenen weg te doen als je nieuwe aanschaft. Een moderniseringsslag van de HR-afdeling hoeft niet te betekenen dat je alle bestaande automatisering direct afschrijft. Wellicht kunnen je huidige systemen worden geïntegreerd met nieuwe software, of is een update voldoende om aan je huidige wensen te beantwoorden. 

Het kan heel goed zijn dat je voor deze inventarisatiestap onvoldoende automatiseringskennis in huis hebt. Natuurlijk kun je je in dit stadium al wenden tot een softwareleverancier naar keuze.

Realiseer je daarbij wel dat een salesmedewerker jouw automatiseringsvraag doorgaans niet echt met een onafhankelijke blik bekijkt. Het advies dat je krijgt zal waarschijnlijk altijd binnen het eigen aanbod liggen, met bijbehorend prijskaartje. Daarom is het een beter idee om, als jouw eigen automatiseringsafdeling niet voldoende kennis heeft, aan te kloppen bij een gespecialiseerd onafhankelijk adviesbureau dat alle opties van verschillende leveranciers goed op een rijtje heeft.

4. Sluit aan bij je doelgroep

Kies zorgvuldig wat je wilt vernieuwen, wanneer en hoe. Natuurlijk is er technisch gezien heel veel mogelijk, maar ga je het ook werkelijk gebruiken? Of komt er nu zo’n tsunami aan informatie los, dat je door de bomen het bos niet meer ziet?

Sla niet te ver door in je moderniseringsslag. Het moet wel functioneel zijn en passen bij je organisatie.

Een belangrijk aandachtspunt als je overstapt op een selfservicesysteem: begrijpen de medewerkers wat er van hen verwacht wordt? Kies voor een systeem dat voldoende intuïtief is, zodat er niet iedere keer nagedacht hoeft te worden over hoe het ook alweer werkte.

Verder dragen een toegankelijk menu, duidelijk taalgebruik en een prettig leesbare lay-out ertoe bij dat een duur HR-systeem ook werkelijk als ondersteunend wordt ervaren.

5. Hecht de introductie goed af

Je hebt een systeem gekozen, data ingelezen, uitgewisseld en gekoppeld aan je HR-processen. Maar daarmee is de kous nog niet af. De échte implementatie eindigt pas als iedere gebruiker weet hoe het systeem werkt, de meerwaarde ervan inziet en het ook daadwerkelijk gaat gebruiken.

Besteed daarom voldoende tijd en aandacht aan de afhechting van de invoering van een nieuw systeem. Maak de kennismaking met de nieuwe werkwijze zo laagdrempelig mogelijk.

Zet de handleiding van de verschillende systemen op een voor iedere gebruiker toegankelijke online vindplaats. Richt een helpdesk in waar men de eerste maanden terecht kan als er vragen zijn. Houd speciale introductiebijeenkomsten, waar de gebruikers hun vragen, ideeën en opmerkingen kwijt kunnen. En merk je aan de hand van de feedback dat er inderdaad toch nog wel wat verbeteringen moeten worden aangebracht? Dat is niet erg, dat heet voortschrijdend inzicht. Omarm het en bedank de gebruikers voor hun waardevolle input.

‍

Meer tips nodig om je HR-afdeling slim te automatiseren?

Digitalisering van HR is een ingewikkeld proces, waar veel van afhangt. Het moet dus zorgvuldig worden doorlopen. Maar als je het goed aanpakt, heb je veel plezier van deze efficiencyslag. Wij hebben al veel klanten op weg geholpen met het digitaliseren van hun HR-processen. We delen onze kennis en ervaring graag. Neem dus gerust contact met ons op voor tips!