Tipps zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Wie macht man diesen Schritt in Richtung Digitalisierung so einfach und intelligent wie möglich? Wir haben ein paar praktische Tipps für Sie!

Natürlich ist Personalwesen menschliche Arbeit. Sie wird für und von Menschen gemacht. Das heißt aber nicht, dass sich viele Verwaltungsaufgaben sehr gut automatisieren lassen. Altmodischer Papierkram, das Ausfüllen von Formularen und das Teilen von Dateien per E-Mail: Heute kann die Standardverwaltung automatisiert werden.

Die Digitalisierung hat noch einen weiteren Vorteil. Organisiert man das intelligent, können Mitarbeiter heute alle möglichen Personalangelegenheiten selbst regeln, Schulungen besuchen und ihre Karriereentwicklung selbst in die Hand nehmen. Schauen Sie, das sagen Mitarbeiter unter Kontrolle und bietet begehrten Platz in der vollen Agenda der HR-Mitarbeiter.

Die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen ist nicht nur sehr effizient. Ein modernes HR-System bietet auch beides Employer Branding wenn Engagement der Mitarbeiter ein großer Schub. Und das bedeutet, dass der Wunschliste vieler moderner Personalmanager sofort zwei Häkchen hinzugefügt werden können.

Kurzum: Es gibt also mehr als genug Gründe innerhalb der Personalabteilung, IT-Lösungen in Anspruch zu nehmen. Dennoch ist die Schwelle zur HR-Digitalisierung für viele Organisationen ziemlich hoch. Wo soll ich anfangen? Wie triffst du kluge Entscheidungen? Und wo findest du die Zeit, alles richtig abzulegen? Wir helfen dir mit unseren Tipps beim Einstieg.

1. Stellen Sie den Endverbraucher auf ein Podest

Unser goldener Tipp Nummer 1: Rufen Sie mit Ihrer Bitte um Hilfe nicht sofort den ersten Systemanbieter an. Identifizieren Sie zunächst selbst, was Sie wirklich brauchen. Wie laufen die HR-Prozesse derzeit ab? Wer ist beteiligt? Wo genau zwickt es? Vergessen Sie außerdem nicht, die Leute hinzuzuziehen, die es verstehen. Dann sprechen wir nicht nur über die IT-Abteilung, sondern auch über den Endbenutzer.

Mit anderen Worten: Sprechen Sie mit dem Personalmitarbeiter, dem Gehaltsabrechnungsadministrator, dem Manager und dem durchschnittlichen Mitarbeiter. Schließlich sind sie diejenigen, die mit dem HR-System arbeiten müssen.

Sprechen Sie mit den Erfahrungsexperten. Was könnte automatisiert werden und wo ist menschliche Anpassung nach wie vor notwendig? Wovon sind die verschiedenen Interessengruppen betroffen? Was läuft gut und möchten Sie behalten? Und vielleicht haben die Stakeholder selbst schon Ideen zur Lösung der Engpässe? Es kann einige Zeit dauern, diese Fragen gemeinsam zu stellen, aber die Investition lohnt sich.

Es spart Ihnen später jede Menge Zeit und Geld, wenn Sie das Rad nicht selbst erfinden müssen. Darüber hinaus wird der Kontakt mit den Endbenutzern die Unterstützung für die Implementierung eines neuen Systems bald deutlich erhöhen.

2. Inventarisieren Sie, was Sie bereits zu Hause haben

Jeder Unternehmer und jede Privatperson ist damit beschäftigt, E-Mails zu schreiben, SMS zu schreiben und zu googeln. Und jetzt gibt es fast kein Unternehmen mehr, in dem Personalakten in Papierform immer noch in hängenden Akten im Schrank hängen. Der Einfachheit halber gehen wir also davon aus, dass einige Dinge in Ihrem Unternehmen bereits automatisiert sind.

Inventarisieren Sie, welche Systeme in Ihrer Organisation bereits vorhanden sind. Schauen Sie dabei über die reine Personalabteilung hinaus. Managementsysteme mit Produktionsinformationen, Umsatzzahlen im Finanzbereich und Marketingmarktanalysen enthalten ebenfalls sehr interessante Informationen für die Personalabteilung.

Indem Sie Daten mit Ihrem Personalsystem verknüpfen, können Sie diese Daten sinnvoll nutzen, um beispielsweise den Personalbedarf, den Schulungsbedarf und die Budgetoptionen abzuschätzen.

Wenn Sie eine gute Vorstellung von der aktuellen IT-Landschaft und dem Informationsbedarf haben, ist es Zeit für den nächsten Schritt: die Identifizierung der gewünschten Systemoptionen.

3. Manchmal ist auch Recycling oder Upcycling möglich

Sie müssen nicht alle Ihre alten Schuhe loswerden, wenn Sie neue kaufen. Die Modernisierung der Personalabteilung muss nicht bedeuten, dass Sie die gesamte bestehende Automatisierung sofort abschreiben. Vielleicht können Ihre aktuellen Systeme in neue Software integriert werden, oder ein Update reicht aus, um Ihren aktuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Es kann durchaus sein, dass Sie für diesen Inventarisierungsschritt nicht über ausreichende Automatisierungskenntnisse verfügen. Natürlich können Sie sich zu diesem Zeitpunkt bereits an einen wenden Softwareanbieter Ihrer Wahl.

Denken Sie daran, dass ein Vertriebsmitarbeiter Ihre Automatisierungsfrage in der Regel nicht wirklich mit einer unabhängigen Sichtweise betrachtet. Die Beratung, die Sie erhalten, wird wahrscheinlich immer in Ihrem Bereich liegen und einen entsprechenden Preis haben. Wenn Ihre eigene Automatisierungsabteilung nicht über ausreichende Kenntnisse verfügt, ist es daher besser, sich an ein spezialisiertes unabhängiges Beratungsunternehmen zu wenden, das alle Optionen verschiedener Anbieter auf einen guten Überblick hat.

4. Stellen Sie eine Verbindung zu Ihrer Zielgruppe her

Wählen Sie sorgfältig aus, was, wann und wie erneuert werden soll. Natürlich ist technisch vieles möglich, aber werden Sie es tatsächlich nutzen? Oder kommt ein solcher Tsunami an Informationen heraus, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht?

Gehen Sie bei Ihrer Modernisierung nicht zu weit. Es muss jedoch funktionsfähig sein und zu Ihrem Unternehmen passen.

Ein wichtiger Punkt bei der Umstellung auf ein Self-Service-System: Verstehen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird? Entscheiden Sie sich für ein System, das ausreichend intuitiv ist, sodass Sie nicht jedes Mal darüber nachdenken müssen, wie es funktioniert hat.

Darüber hinaus tragen ein leicht zugängliches Menü, eine klare Sprache und ein leicht lesbares Layout dazu bei, dass ein teures HR-System tatsächlich als unterstützend empfunden wird.

5. Vervollständigen Sie die Einführung ordnungsgemäß

Sie haben ein System ausgewählt, Daten eingelesen, ausgetauscht und mit Ihren HR-Prozessen verknüpft. Aber das ist nicht das Ende der Geschichte. Die eigentliche Implementierung endet erst, wenn jeder Benutzer weiß, wie das System funktioniert, seinen Mehrwert versteht und es tatsächlich nutzt.

Daher sollten Sie der endgültigen Einführung eines neuen Systems ausreichend Zeit und Aufmerksamkeit widmen. Machen Sie sich so einfach wie möglich mit der neuen Arbeitsweise vertraut.

Platzieren Sie das Handbuch für die verschiedenen Systeme an einem Online-Ort, auf den jeder Benutzer zugreifen kann. Richten Sie einen Helpdesk ein, an den Sie sich in den ersten Monaten wenden können, wenn Sie Fragen haben. Halten Sie spezielle Einführungsbesprechungen ab, in denen Benutzer ihre Fragen, Ideen und Kommentare austauschen können. Und fällt Ihnen aufgrund des Feedbacks auf, dass tatsächlich noch einige Verbesserungen vorgenommen werden müssen? Das ist okay, es heißt Progressive Insight. Machen Sie sich das zu eigen und danken Sie den Nutzern für ihren wertvollen Beitrag.

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Benötigen Sie weitere Tipps zur intelligenten Automatisierung Ihrer Personalabteilung?

Die Digitalisierung der Personalabteilung ist ein komplizierter Prozess, von dem viel abhängt. Es muss also sorgfältig durchlaufen werden. Aber wenn Sie es richtig machen, werden Sie diesen Effizienzschub genießen. Wir haben bereits vielen Kunden beim Einstieg in die Digitalisierung ihrer HR-Prozesse geholfen. Wir teilen gerne unser Wissen und unsere Erfahrung. Nehmen Sie also gerne Kontakt mit uns auf für Tipps!