Compliance in Fabriken und Produktionsbetrieben: So gehen Sie es an!

Wenn Sie in einer Fabrik, an einer Produktionslinie oder in einer Montagehalle arbeiten, müssen Sie eine Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften einhalten. Dabei geht es nicht nur um die Qualität der Produkte, die Ihr Unternehmen verlassen, sondern auch um finanzielle Aspekte und Arbeitsbedingungen. Deshalb ist es wichtig, Compliance nicht nur als eine Checkliste zu betrachten, die man einfach abhakt.

Gerade am Arbeitsplatz können diese strengen, manchmal etwas trocken wirkenden Regeln wichtige und sinnvolle Rahmenbedingungen für Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit bieten. Wer diese zu leichtfertig ignoriert, riskiert nicht nur ein Bußgeld. Es können auch gefährliche, gesundheitsschädliche Situationen entstehen, die negative Folgen für Ihr Produkt und – noch schlimmer – für Ihre Mitarbeiter haben.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Rolle von Compliance am Arbeitsplatz und zeigen auf, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter das nötige Wissen und die entsprechenden Fähigkeiten verinnerlichen.

Was verstehen wir unter Compliance?‍

„Compliance bedeutet, in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu arbeiten“, so der Alleskönner Wikipedia. Kurz gesagt geht es darum, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Darüber hinaus sprechen wir auch dann von Compliance, wenn Sie gemäß den internen Normen, Werten und Hausregeln einer Organisation arbeiten.

Heutzutage ist eine ISO-Zertifizierung in den meisten Branchen für das Fortbestehen einer Organisation von großer Bedeutung. Dies ist ein Paradebeispiel für eine Situation, in der Compliance zwingend erforderlich ist, um sich für das begehrte Zertifikat zu qualifizieren.

Compliance im Produktionssektor – woran müssen Sie denken?‍

Die meisten Menschen denken bei dem Wort „Compliance“ an die Finanz- und Bankenwelt. Das ist nicht verwunderlich, denn dort liegt der Ursprung der Überwachung der strikten Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften innerhalb von Organisationen, der während der Finanzkrise 2008 seinen Anfang nahm.

Durch die Internationalisierung, aber auch durch zunehmende weltweite Unruhen spielen Regeln in der täglichen Wirtschaft eine immer wichtigere Rolle – und das längst nicht mehr nur im Finanzsektor. Auch Produktionsunternehmen sind von Compliance betroffen. Hier sind einige Beispiele:

• Erfüllen Sie alle steuerlichen sowie Import- und Exportvorschriften?
• Wird Ihr Produkt umweltfreundlich hergestellt?
• Entsprechen die Dienstpläne dem Arbeitszeitgesetz?
• Werden Mitarbeiter nicht diskriminiert oder gemobbt?
• Gibt es einen sicheren und komfortablen Arbeitsplatz?
• Verfügen Ihre Mitarbeiter über die richtige Schutzausrüstung?
• Erfüllen Ihre Lkw und Lieferwagen die Umweltauflagen?

Die meisten Kunden bevorzugen einen ISO-zertifizierten Lieferanten, da sie sich so auf gute Qualität und nachhaltige Produktion verlassen können. Zudem haben Sie als Arbeitgeber eine hohe Sorgfaltspflicht gegenüber dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie beispielsweise den Tarifvertrag oder die Arbeitsschutzvorschriften nicht einhalten, drohen nicht nur Bußgelder, sondern Sie haben auch beim Employer Branding das Nachsehen.

Kurzum: Es ist für alle Parteien wichtig, dass sowohl Ihre Produktionsweise als auch das Produkt compliant sind. Es ist daher nicht verwunderlich, dass wir das Thema „Compliance in Fabriken und im Produktionssektor“ in einem Blogbeitrag hervorheben wollten.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Fabrik, Produktionslinie oder Montagehalle alle Regeln einhält?

‍Bei der Gründung Ihres Unternehmens haben Sie zweifellos sorgfältig abgewogen und Ihren Produktionsprozess aus gutem Grund auf eine bestimmte Weise gestaltet. Doch die Welt verändert sich ständig, und mit ihr die Gesetze und Vorschriften.

Wie können Sie mit diesen Veränderungen Schritt halten und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen compliant ist und bleibt? Wir geben Ihnen einige praktische Ansätze an die Hand.

1. Verfolgen Sie Vorschriften genau

Änderungen in Gesetzen und Regeln können große Auswirkungen auf Ihren Produktionsprozess haben. Deshalb ist es klug:

• regelmäßig Updates über Branchenverbände und Regierungswebsites zu prüfen;
• einen Compliance-Officer oder ein Compliance-Team zu benennen, das nicht nur überwacht, ob Ihr Produktionsprozess compliant ist, sondern auch sicherstellt, dass Ihre Mitarbeiter über die Regeln gut informiert sind und diese einhalten;
• Software-Tools zu nutzen, die bei Gesetzesänderungen oder relevanten technischen Entwicklungen warnen.
  

2. Machen Sie Compliance zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur

Compliance darf keine isolierte Aufgabe sein, der man nur hin und wieder zufällig begegnet. Verankern Sie sie fest in der DNA Ihrer Organisation und machen Sie sie zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur. Das beginnt mit:

• Bewusstsein schaffen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die Grundprinzipien der Compliance verstehen. Dies kann durch Schulungen, E-Learning oder regelmäßige Toolbox-Meetings vor Ort zu einem Compliance-Thema erfolgen.
• Vorbildfunktion: Gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran, indem Sie die Regeln selbst konsequent anwenden. Wenn das Management Compliance ernst nimmt, ziehen die Mitarbeitenden automatisch nach.
• Transparenz: Machen Sie Compliance zum Thema und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über bestehende und neue gesetzliche Bestimmungen per Newsletter oder in Besprechungen. Nutzen Sie die Kraft der Wiederholung!

3. Investieren Sie in Technologie und Automatisierung

Die Entwicklungen gehen schnell und finden in allen möglichen Bereichen statt. Es kann daher mühsam sein, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Machen Sie es sich leicht. Viele Compliance-Prozesse lassen sich mithilfe von Technologie einfacher und effizienter gestalten. Denken Sie zum Beispiel an:

• Sensoren und Internet of Things (IoT): Verbinden Sie intelligente Geräte mit dem Internet, sodass Sie die Sicherheit und die Umweltauswirkungen des Produktionsprozesses leichter in Echtzeit überwachen können.
• Automatische Berichte: Richten Sie Ihre Systeme so ein, dass Sie automatisch aktuelle Berichte zum Produktionsprozess zugesandt bekommen.
• Online-Wissensplattform: Mit einer für alle zugänglichen Wissensplattform gestalten Sie die Schulung von Mitarbeitenden niedrigschwellig und einfach. Denken Sie dabei nicht nur an Kurse oder Schulungen – auch Gebrauchsanweisungen oder Notrufnummern können ein nützlicher Bestandteil sein.
  

4. Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden für Compliance

Zugegeben, Gesetze und Vorschriften stehen auf der Interessenliste des durchschnittlichen Mitarbeitenden nicht gerade weit oben. Das ist ziemlich schwierig, denn die Einhaltung von Regeln ist nicht nur eine Frage des Müssens, sondern auch des Wollens. Ein paar Tipps, die helfen können, damit Mitarbeitende Compliance annehmen:

• Machen Sie es persönlich: „What’s in it for me?“ ist immer eine wichtige Frage, wenn es darum geht, Rückhalt zu schaffen. Zeigen Sie Mitarbeitenden daher, wie Regeln zu ihrer eigenen Sicherheit und ihrem Wohlbefinden beitragen.
• Belohnen Sie gutes Verhalten oder Mitdenken: Stellen Sie Teams oder Mitarbeitende, die sich proaktiv für Compliance einsetzen, in den Mittelpunkt. Laden Sie dazu ein, Ideen zu teilen, und loben Sie einen Preis für einen Gamechanger im Produktionsprozess aus.
• Machen Sie Compliance sichtbar: Machen Sie die Wirkung bestimmter Maßnahmen buchstäblich sichtbar, indem Sie eine Situation nachstellen. Das kann vor Ort geschehen, aber auch in einem Video oder einer Online-Schulung. Wenn Regeln auf diese Weise greifbar werden, fühlen sich Mitarbeitende eher aktiv eingebunden und wenden sie spontaner an.
• Nutzen Sie Gamification: Denken Sie an Spielelemente wie ein Quiz, ein Simulationsspiel oder Challenges, um Compliance unterhaltsamer zu machen.
• Schaffen Sie eine positive Meldekultur: Ermutigen Sie Mitarbeitende, sich gegenseitig anzusprechen, wenn von Regeln abgewichen wird. Und fordern Sie Mitarbeitende auf, Risiken und Verbesserungspunkte einzubringen, ohne Angst vor negativen Folgen. Gerade von der Produktionsebene können überraschende, gut umsetzbare Ideen kommen, also nutzen Sie das!

5. Evaluieren und anpassen

Hat ein (Beinahe-)Vorfall stattgefunden oder ergeben sich beispielsweise aus einer Mitarbeiterbefragung Beschwerden über bestimmte Regeln? Dann ist es sinnvoll, sich – idealerweise in einer multidisziplinären Runde – zusammenzusetzen, um dies auszuwerten. Besprechen Sie offen, was los ist, und prüfen Sie, wo ein Prozess verbessert werden könnte. Manchmal ist es notwendig, sich von einer bestimmten Arbeitsweise zu verabschieden, was wahrscheinlich nicht bei jedem auf Begeisterung stoßen wird (der Mensch ist schließlich ein Gewohnheitstier).

Sorgen Sie auch hier wieder für klare, rechtzeitige Kommunikation, um den Rückhalt zu vergrößern. ‍

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