Comparing HR systems: which one fits your organization?

Tegenwoordig lijkt het aantal aanbieders en mogelijkheden op het gebied van HR-systemen oneindig. De keuze is reuze. Toch levert je dat waarschijnlijk ook onrust en keuzestress op. Want laten we eerlijk zijn: iedere gehaaide salespersoon kraait dat zijn systeem toch écht het slimste is als hij voor het eerst bij jou aan de koffie zit. Heb je het eenmaal geïmplementeerd, dan komen de schoonheidsfoutjes tevoorschijn of blijk je toch nog extra modules te moeten kopen.

Hoe weet je nou wat werkelijk past bij jouw behoefte? 

In dit blog lopen wij graag een stukje met jou mee de aanbiedersmarkt op. En hé, je kent ons. Natuurlijk geven we je onderweg graag nog wat handige tips en trucs. 

Allereerst: wat verstaan we eigenlijk onder een HR-systeem? Het is de software die de HR-afdeling en de Salarisadministratie ondersteunt bij het beheer van personeelsgegevens. Dat kan heel beperkt zijn, maar ook tot en met het regelen van ‘personeelszaken’ in de breedste zin des woords. Denk bijvoorbeeld aan:

• personeelsregistratie (NAW-gegevens, contractdata, e.d.)
• inrichten en beheer van personeelsdossiers
• urenregistratie
• salarisadministratie
• verzuimregistratie
• talentmanagement
• recruitment

Ben je een startende onderneming en wil je voor het eerst een HR-systeem aanschaffen? Of overweeg je om je rammelende systeem uit het jaar kruik in te ruilen voor een hightech HR-oplossing? Dan willen we je graag een paar tips meegeven. 

1. Neem de tijd

‍Een HR-systeem is een belangrijke spil in je bedrijfsproces. Het moet werken, het moet kloppen en het moet passen. Gaat het mis met gegevensverwerking of worden salarissen te laat uitbetaald, dan kost je dat ontzettend veel goodwill van je medewerkers. Ga dus niet over één nacht ijs.

Zet je vraag uit bij verschillende leveranciers en neem de tijd om alle voors en tegens goed op een rijtje te zetten. ‍

2. Wees kritisch en zuinig

‍Het ene bedrijf is het andere niet. Opereer je internationaal, dan heb je andere functionaliteiten nodig dan wanneer je het restaurant om de hoek bestiert. Laat je dus niet gek maken door gelikte demo’s en enthousiaste verkopers. Je mag best kritisch en zuinig zijn.

Als je voldoende hebt aan een kleine Golf, laat je dan vooral geen dure Rolls Royce aansmeren.

Nu we het toch over de kosten hebben: ken je budget. De kosten voor HR-systemen lopen enorm uiteen. Kies je voor een basic oplossing, dan ben je waarschijnlijk maar een paar euro per medewerker kwijt. Maar wil je een uitgebreide maatwerkoplossing bij een gerenommeerde leverancier, dan moet de portemonnee getrokken worden.

3. Stel jezelf een paar belangrijke vragen

‍In je zoektocht naar dé HR-oplossing zijn een paar vragen heel belangrijk:
- Hoe zit je organisatiestructuur in elkaar?
- Welke doelstellingen heb je op de korte en lange termijn met je organisatie?
- Bij wie leg je welke verantwoordelijkheden: ligt het zwaartepunt van de regie bij de leidinggevende of de medewerker?
- Welke HR-taken en -processen zou je willen verbeteren en waarom?
- Wat is de capaciteit van je HR- en ICT-afdeling?

4. Je hoeft niet alles zelf te doen

‍In het verlengde van de laatste vraag: ook op dit gebied zijn er verschillende dienstverleners die je kunnen helpen. Bij het maken van de keuze, bij de implementatie of het onderhoud van het nieuwe systeem, of bij de uitvoering van je HR-administratie.

Je kunt je dus geheel of gedeeltelijk laten ontzorgen. Natuurlijk hangt daar ook een prijskaartje aan. Maar daar staat tegenover dat jouw eigen medewerkers van HR, ICT of de Salarisadministratie minder worden belast.

5. Flexibiliteit is key

‍De technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Wat vandaag het nieuwste neusje van de zalm is, is morgen waarschijnlijk al achterhaald. Vraag daarom bij de leverancier goed door hoe het zit met updates. Denk ook aan eventuele uitbreidingsmogelijkheden voor het geval je onderneming plotseling in booming business terechtkomt, of je alsnog een vestiging in het buitenland wilt gaan openen.

Een ander aandachtspuntje op het gebied van flexibiliteit: koppelingsmogelijkheden met andere, meestal al bestaande systemen. Denk bijvoorbeeld aan een aansluiting op je LMS, recruitmentsysteem, logistieke planning of andere modules. Dit verhoogt niet alleen de meerwaarde van het nieuwe systeem, maar ook je flexibiliteit.
‍

‍
‍Here is a list of some leading HR software providers.
As mentioned, the number of providers is unprecedented. We have had to make a limited selection and therefore cannot guarantee that your ideal solution is included here.

Personio

This software provider focuses primarily on small and medium-sized businesses with between 10 and 2,000 employees.

‘We give HR teams the time to focus on what matters most: the people’.

This provider offers various functionalities across the entire HR spectrum and claims to have over 8,000 satisfied customers. There are three subscription options, increasing in capabilities (and cost): Essential, Professional, and Enterprise. In addition, Personio indicates that it also has room for custom solutions.

Personio is also internationally oriented. It is a player in more than 80 countries and operates from offices in Munich, Madrid, London, and Dublin. Pricing details for the various options are available upon request.

HoorayHR

An all-in-one HR tool for SMEs.

That is how HoorayHR presents itself. And indeed, a wide range of functionalities is presented on the website. From onboarding and payroll to digital personnel files, personal development, and HR analytics: it is all possible. The provider has a customer service team that is rated as excellent.

After a 14-day free trial, HoorayHR costs €4.50 per employee per month. ‘One fixed price, no hassle’, the website promises. HoorayHR is based in Utrecht.

HR2day

HR2day focuses on employers with more than 250 employees who deal with complex processes and challenging HR issues. They state that they offer possibilities for employers in all kinds of sectors, both profit and non-profit.

What can they offer? Complete HR and payroll functionality, flexible and scalable, and their own implementation methodology.

All HR processes are managed from one central database. There are extensive self-service options and it is a 100% cloud application.

Thanks to a full SaaS solution, HR2day can be linked to almost any system. Data can be transmitted safely and reliably to, for example, the tax authorities, pension funds, and occupational health services without requiring a manual click. This provider has been part of the Visma Group since July 2019, but remains completely independent and follows its own course, as explicitly stated on the website.

Visma|Raet

Well, now that we are talking about this major player, we should call a spade a spade.

With HR software from Visma|Raet, repetitive and administrative HR tasks can be automated.

This provider also promises more control over HR processes and ‘time and space for what is truly important’. In addition to HR software, Visma also provides software for payroll administration, and they are also in the market for HRM and payroll services, as well as talent and workforce management.

Visma|Raet focuses primarily on education, government, and healthcare. According to the website, Visma was the first company to develop HR software for the cloud and offer a fully integrated range of HR software and services. The company is based in Amersfoort.

AFAS

With software from AFAS, payroll processing, leave, absenteeism, and recruitment & selection can be managed with a single mouse click, the website promises. The company has developed self-service options for both management and employees. The HR software is integrated with AFAS payroll software, meaning payroll administration and HRM use the same database, which reduces the margin for error.

It does not matter to this large provider whether you are a large or small employer, and AFAS looks beyond just HR. The company even has one software solution for all business processes, according to the website. This company also has administrative solutions for freelancers and small business owners.

The company has 12,000 Dutch organizations as customers and is a ‘100% Dutch family business’ based in Leusden.

So much for our brief tour of the various possibilities in the field of HR software. Our best advice? Get well-informed and, with our tips in mind, take a critical look at all the grand promises and golden mountains. An HR system is a significant investment that you will benefit from (or be inconvenienced by!) for years to come. So take your time.

Pluvo integrates easily (and seamlessly!)

Of course, Pluvo's learning platforms integrate perfectly with most HR systems. (for more information, click through to integrations) And, very conveniently: with Pluvo, you can log in easily using Single Sign-On. It's super secure, and you don't have to remember a bunch of passwords. Convenience is key!

We are always happy to brainstorm about this! So please feel free to contact us if you'd like to chat.