Compliance in Fabriken und Produktionsbetrieben: So gehen Sie vor!

Wenn Sie in einer Fabrik, einer Produktionslinie oder einer Montagehalle arbeiten, müssen Sie alle Arten von Gesetzen und Vorschriften einhalten. Nicht nur, wenn es um die Qualität der Produkte geht, die Ihr Unternehmen verlassen, sondern auch finanzielle Angelegenheiten und Arbeitsbedingungen müssen beachtet werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Compliance nicht nur als eine weitere Checkbox betrachten, die Sie abhaken.

Gerade am Arbeitsplatz können diese strengen oder manchmal etwas staubigen Regeln wichtige und aussagekräftige Rahmenbedingungen im Bereich Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit bieten. Wer das zu leicht ignoriert, riskiert nicht nur ein Bußgeld. Es können auch gefährliche, ungesunde Situationen mit schädlichen Folgen für Ihr Produkt und, noch schlimmer, für den Mitarbeiter auftreten.

In diesem Blog werden wir näher darauf eingehen, welche Rolle die Einhaltung von Vorschriften am Arbeitsplatz spielen kann und wie Sie sicherstellen können, dass auch Ihre Mitarbeiter die richtigen Kenntnisse und Fähigkeiten in ihrer DNA haben.

Was meinen wir mit Compliance?‍

„Compliance bedeutet, dass die geltenden Gesetze und Vorschriften eingehalten werden“, sagt jedermanns Freund Wikipedija. Kurz gesagt, es geht um die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften. Darüber hinaus sprechen wir auch von Compliance, wenn Sie nach den internen Normen, Werten und Hausregeln einer Organisation arbeiten.

Heutzutage ist die ISO-Zertifizierung in den meisten Branchen sehr wichtig für das Überleben einer Organisation. Dies ist wirklich ein Paradebeispiel für eine Situation, in der die Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist, um sich für das begehrte Zertifikat zu qualifizieren.

Compliance im Produktionsbereich — was sollten Sie beachten?‍

Wenn die meisten Menschen an das Wort „Compliance“ denken, denken sie an die Finanz- und Bankenwelt. Das ist nicht überraschend, denn es war einmal, während der Finanzkrise 2008, die Wiege, in der die strenge Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften innerhalb von Organisationen überwacht wurde.

Aufgrund der Internationalisierung, aber auch aufgrund der zunehmenden Unruhen in der Welt, spielen Regeln in der täglichen Wirtschaft eine immer größere Rolle, und das schon lange nicht mehr nur im Finanzsektor. Fertigungsunternehmen müssen sich auch mit der Einhaltung von Vorschriften auseinandersetzen. Um nur ein paar Beispiele zu nennen:

• Halten Sie alle Steuer-, Import- und Exportgesetze und -bestimmungen ein?
• Findet die Herstellung Ihres Produkts umweltfreundlich statt?
• Entsprechen die Zeitpläne dem Arbeits- und Ruhezeitgesetz?
• Werden Mitarbeiter nicht diskriminiert oder gemobbt?
• Gibt es einen sicheren und komfortablen Arbeitsplatz?
• Haben Ihre Mitarbeiter die richtige Schutzausrüstung?
• Erfüllen Ihre Lkw und Lieferwagen die Umweltanforderungen?

Die meisten Kunden bevorzugen einen ISO-zertifizierten Lieferanten, da sie sich auf eine gute Qualität und eine nachhaltige Produktion verlassen können. Darüber hinaus haben Sie als Arbeitgeber eine hohe Sorgfaltspflicht, wenn es um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter geht. Halten Sie sich beispielsweise nicht an den Tarifvertrag oder das Gesetz über die Arbeitsbedingungen, dann drohen nicht nur Bußgelder, sondern Sie auch in Bezug auf Employer Branding 1:0 Rückstand.

Kurz gesagt, es ist für alle Beteiligten wichtig, dass sowohl Ihre Produktionsmethode als auch das Produkt konform sind. Kein Wunder also, dass wir das Thema „Compliance in Fabriken und im Produktionssektor“ in einem Blog beleuchten wollten.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Fabrik, Produktionslinie oder Montagehalle allen Regeln entspricht?

‍Bei der Gründung Ihres Unternehmens haben Sie zweifellos nachgedacht und aus gutem Grund Ihren Produktionsprozess auf eine bestimmte Weise gestaltet. Aber die Welt verändert sich ständig und damit auch die Gesetze und Vorschriften.

Wie können Sie mit diesen Änderungen Schritt halten und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen konform ist und bleibt? Wir geben Ihnen eine Reihe praktischer Tools.

1. Halten Sie sich genau an die Vorschriften

Änderungen der Gesetze und Vorschriften können erhebliche Auswirkungen auf Ihren Produktionsprozess haben. Deshalb ist es klug:

• regelmäßige Überprüfung der Updates über Branchenorganisationen und Regierungswebsites;
• einen Compliance-Beauftragten oder ein Team zu benennen, das nicht nur sicherstellt, dass Ihr Produktionsprozess konform ist, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter die Regeln kennen und einhalten;
• Verwendung von Softwaretools, die vor Gesetzesänderungen oder relevanten technischen Entwicklungen warnen.
  

2. Machen Sie Compliance zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur

Compliance sollte keine separate Aufgabe sein, auf die Sie gelegentlich zufällig stoßen. Integrieren Sie es fest in die DNA Ihres Unternehmens und machen Sie es zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur. Das fängt an mit:

• Bewusstsein: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Grundprinzipien der Compliance verstehen. Dies kann erfolgen über Workouts, E-Learning oder regelmäßige Toolbox-Meetings vor Ort zu einem Compliance-Thema.
• Führung: Gehen Sie als Manager mit gutem Beispiel voran, indem Sie die Regeln selbst konsequent anwenden. Wenn das Management die Einhaltung von Vorschriften ernst nimmt, folgen die Mitarbeiter automatisch diesem Beispiel.
• Transparenz: Machen Sie die Einhaltung verhandelbar und anfragen Ihre Mitarbeiter informieren Sie regelmäßig in Form von Newslettern oder Besprechungen über bestehende und neue Gesetze. Machen Sie sich die Kraft der Wiederholung zunutze!

3. Investieren Sie in Technologie und Automatisierung

Die Entwicklungen vollziehen sich rasant und finden in verschiedenen Bereichen statt. Es kann daher eine Aufgabe sein, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Machen Sie es sich einfach. Viele Compliance-Prozesse können mithilfe von Technologie einfacher und effizienter eingerichtet werden. Stellen Sie sich zum Beispiel Folgendes vor:

• Sensoren und Internet der Dinge (IoT): verbinden Sie intelligente Geräte mit dem Internet, um die Sicherheit und die Umweltauswirkungen des Produktionsprozesses in Echtzeit zu überwachen.
• Automatische Berichterstattung: richten Sie Ihre Systeme so ein, dass Sie automatisch aktuelle Berichte über den Produktionsprozess erhalten.
• Online-Wissensplattform: Mit einer Wissensplattform, die für jeden zugänglich ist, können Sie die Schulung von Mitarbeitern zugänglich und einfach gestalten. Dazu gehören nicht nur Kurse oder Schulungen — auch Benutzerhandbücher oder Notrufnummern können ein nützlicher Bestandteil sein.
  

4. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Einhaltung der Vorschriften

Zugegeben, Gesetze und Vorschriften schneiden auf der Interessenleiter eines durchschnittlichen Mitarbeiters nicht sehr gut ab. Ziemlich schwierig, denn die Einhaltung von Regeln ist nicht nur eine Frage der Pflicht, sondern auch des Willens. Ein paar Tipps, die Mitarbeitern helfen können, sich an die Einhaltung der Vorschriften zu halten:

• Machen Sie es persönlich: 'Was ist für mich drin?“ ist immer eine wichtige Frage, wenn es darum geht, Unterstützung zu schaffen. Zeigen Sie den Mitarbeitern also, wie Regeln zu ihrer eigenen Sicherheit und ihrem Wohlbefinden beitragen.
• Belohne gutes Benehmen oder bringe Ideen ein: Stellen Sie Teams oder Mitarbeiter ins Rampenlicht, die sich proaktiv für die Einhaltung der Vorschriften einsetzen. Laden Sie ein, Ideen auszutauschen, und bieten Sie einen Preis für Gamechanger im Produktionsprozess.
• Visualisieren Sie die Einhaltung: Machen Sie die Wirkung bestimmter Maßnahmen buchstäblich sichtbar, indem Sie eine Situation simulieren. Dies kann vor Ort, aber auch in einem Video oder Online-Training geschehen. Indem Regeln auf diese Weise greifbar gemacht werden, fühlen sich die Mitarbeiter aktiver eingebunden und wenden sie spontaner an.
• Benutzen Gamification: Denken Sie an Spielelemente wie ein Quiz, ein Simulationsspiel oder Herausforderungen, damit das Einhalten von Vorschriften mehr Spaß macht.
• Schaffen Sie eine positive Berichtskultur: Ermutigen Sie die Mitarbeiter, miteinander zu sprechen, wenn von Regeln abgewichen wird. Und ermutigen Sie die Mitarbeiter, Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten vorzuschlagen, ohne negative Folgen befürchten zu müssen. Überraschende, leicht umsetzbare Ideen können vom Arbeitsplatz kommen, also nutzen Sie sie!

5. Evaluieren und anpassen

Gab es einen (Fast-) Zwischenfall, oder gibt es zum Beispiel einen Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit Beschwerden über bestimmte Regeln? Dann ist es sinnvoll, sich für eine Bewertung möglichst multidisziplinär zusammenzusetzen. Diskutieren Sie unvoreingenommen, was vor sich geht, und finden Sie heraus, wo ein Prozess verbessert werden könnte. Manchmal scheint es notwendig, sich von einer bestimmten Arbeitsweise zu verabschieden, und das kommt wahrscheinlich nicht bei allen gut an (schließlich ist ein Mensch ein Gewohnheitstier).

Sorgen Sie auch hier für eine klare, zeitnahe Kommunikation, um den Support zu erhöhen. ‍

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