Job crafting: how do you do it?

Job crafting: here is how you do it!

First of all, job crafting is different from job carving. With job carving, the focus is primarily on the work itself. You chip away at all the peripheral tasks in a role until only the core responsibilities remain. You are essentially preserving the why of the job. The bits you have removed are then reassigned to another role. Usually, job carving (and subsequently matching the right people to those restructured jobs) is handled by management and HR.

Job crafting has a different perspective. Here, the why of the individual employee is central. What is he (or she, of course) good at, and what makes them happy? By shifting tasks and priorities based on this, the role aligns better with the employee's talents and personality.

Job crafting is certainly not about just letting someone do whatever they feel like. No company can keep the lights on with such a non-committal approach. Good job crafting definitely has business benefits for the organization:

• Optimal use of in-house talent.
• It stimulates collaboration between colleagues and departments.
• Employee satisfaction increases, while absenteeism and staff turnover decrease.
• A happy employee is more productive, more innovative, and delivers higher quality.
• Stronger employer branding and a more positive image for customers.

Perhaps such an individual approach sounds like a mountain of extra time and work in a manager's already busy schedule. That is precisely not the intention.
In job crafting, it is primarily the employee themselves who needs to take action. Through intensive self-reflection and an adventurous journey of discovery into their own preferences and talents. The goal is to develop the results into a proposal for the ideal personal work situation and then discuss this with their manager. It is the task of management and HR to encourage and facilitate the employee in this process.

How do you take that step toward job crafting? Unfortunately, it is not just a matter of flipping a switch. Many employees still need to get used to this new vision of work and the control they can take over it themselves. But not all managers are equipped for this form of leadership yet, either. HR can play a leading role here.

For example, by informing the organization about the added value of job crafting, or by joining a conversation to provide support. But also consider setting up a format that allows the employee to form a picture of their most suitable personal work situation through a step-by-step plan. Preferably, use an online platform for this, so that each subsequent step can be linked to previous phases and the employee can easily click through to supporting information.

The employee's journey to the optimal personal work situation should at least include the following stages:

1. What am I working on?

In this phase, all components of the job must be inventoried. This means breaking down the current job into all its sub-tasks. What does someone actually do in a day? And how much time is spent on each part? It can help to keep a work diary for a few weeks to track this.

You can do this in an old-fashioned paper planner, of course, but a handy online overview that automatically adds up the minutes is much easier!

2. What is my personal top 10 (or 20)?

Throw all those loose puzzle pieces into a pile and put them in order of personal preference. Which tasks give the employee energy? And which tasks are the proverbial bitter pills that have to be swallowed time and again?

It is interesting to see if the tasks that take up the most time are actually in the personal top 3. If not, it immediately becomes clear why the job is starting to feel like a bad fit.

3. Discover the talent you are

Another important step is discovering someone's drivers and talents. What is someone good at, and what is actually a pitfall? Which workplace and working hours would be most ideal?

There are countless tests for this, in all sorts of gradations and for different target groups. Get good advice on your choice. A blended approach—organizing a live conversation with a coach in addition to filling out one or more online questionnaires—is highly recommended.

4. Solve the ideal puzzle

Als het goed is heeft de medewerker nu veel nieuwe inzichten gekregen. Over de inhoud van het werk, maar óók over de inhoud van zijn of haar persoonlijkheid. Alle individuele energieslurpers en energieboosters staan nu op een rijtje. Dan kunnen nu de resultaten uit stap 2 naast die van stap 3 worden gelegd. Maak, met deze nieuwe informatie, opnieuw een top 10 van de functietaken. 

De taak die de titel superenergiebooster verdient mag op 1. En de energieslurper bungelt uiteraard wat zielig onderaan.

Kan hij eigenlijk zonder al te veel afbreukrisico uit de functie gesloopt worden? Gooi die deeltaak dan opzij en bedenk of er wellicht een collega is bij wie hij wél gekoesterd zou kunnen worden. Ja, zo komen we ongemerkt toch een beetje op het pad van jobcarving, dat klopt. 

Verdeel de te besteden arbeidstijd over de verschillende onderdelen, en leg de focus vooral zo hoog mogelijk in je top 10. Zijn er nog andere wensen, zoals vaker thuiswerken, andere werktijden of een bureau dichter bij het raam?

Ontbreekt er nog een taak die wél hoog op het wensenlijstje staat, of is er extra opleiding nodig? Ook dit soort elementen spelen mee in het vinden van werkplezier, dus geef ze vooral een plekje in het persoonlijke plan.

5. Ga in gesprek met de leidinggevende

Deze stap kan best spannend zijn. Iemand komt toch met een heel persoonlijk verhaal bij de manager. Hier is goed verwachtingsmanagement essentieel: de medewerker mag niet verwachten dat alle wensen een-op-een kunnen worden ingewilligd. De manager moet even uit de ‘ja maar’-modus, goed luisteren en zoveel mogelijk meedenken in oplossingen. 

Zijn de verschuivingen niet al te groot, dan zal het niet al te moeilijk zijn om het plan om te vormen tot een nieuw persoonlijk functieprofiel. Betekent het dat er ook aan de functie-inhoud van collega’s gesleuteld zou moeten worden, dan is er natuurlijk meer werk aan de winkel.

Dan wordt het tijd voor een teamgesprek, waarbij in alle openheid en vertrouwen met elkaar ‘gekwartet’ kan worden met de verschillende wensen, talenten en tijdsbesteding.

Wat er ook uitkomt: leg de nieuwe afspraken goed vast. Het moet helder zijn wat er van iedere medewerker verwacht mag worden, maar ook voor welke onderwerpen je beter bij een collega aan kunt kloppen. Niet alleen omdat die ander er veel beter in is dan jij, maar het ook nog eens leuk vindt om te doen. 

De kracht van online

Job crafting involves several phases. The employee has to do a lot of "homework," and when working it out with the manager and potentially colleagues, there will be a lot of puzzling involved with all the insights. As we mentioned before, a digital platform tailored to your organization's needs is very useful. You can store everything in it, from time tracking to job profiles, and from motivation analyses to training plans.

Wil je meer weten over de mogelijkheden hiervan? Maak een gratis Pluvo account aan en ontdek de mogelijkheden.