Social media en medewerkers: zó wordt het een gouden combinatie!

Er is bijna geen bedrijf meer te vinden dat niet online aanwezig is. Een hip Facebook-profiel, aantrekkelijk LinkedIn-account, vloeiend Instagram of een fijne Tweet: het hoort er allemaal standaard bij.

Sterker nog, je telt eigenlijk als organisatie niet meer mee als je onzichtbaar bent op social media. Dan mis je niet alleen de boot, maar ook nog klandizie en sollicitanten.

Dus wordt er altijd wel een professional belast met socialmediabeleid. Contentplanning, marketingstrategie en een weloverwogen meerjarenvisie: ga er maar aanstaan. Maar het levert de juiste aandacht en traffic op, en daar gaat het om.

Tot zover de ‘veilige’, officiële modus van social media binnen je bedrijf. Maar wat te doen met die ándere onderstroom, de medewerkers? Dat informele circuit, waarin zo enthousiast maar soms ook venijnig wordt geliket, gedeeld en gereageerd?

Menige HR-manager en PR-adviseur zit regelmatig met de handen in het haar over die informele, bijna oncontroleerbare vertegenwoordigers van de organisatie, die voorbijgaan aan de company policy. Wij hebben wat tips om niet alleen het tij te keren, maar het juist voor je te gaan laten werken. ‍

1. Geen belerend vingertje, maar enthousiasmeren

Blijf social media vooral zien als een gratis kans om in de schijnwerpers te staan. Moedig je medewerkers daarom aan om de content van en over je bedrijf te delen. Geef ze het vertrouwen dat zij jouw ambassadeur kunnen én willen zijn. 

Stap dus af van een belerend vingertje met een ellenlange lijst van verbod en sancties. Zo’n negatieve vibe werpt een hoge drempel op en maakt dat iemand zich wel twee keer bedenkt om het over de werkgever te hebben op social media. Dat is jammer en zorgt voor gemiste kansen. 

Het moet leuk zijn om het over je organisatie te hebben, je mág trots zijn op je bedrijf en waar het voor staat. Als je dat kunt en mag delen met de buitenwereld, geeft dat niet alleen een goed gevoel. Het is ook nog eens reclame voor de werkgever. 

2. Maak je medewerkers bewuste ambassadeurs 

Natuurlijk is dit geen pleidooi om ongebreideld online alles te mogen spuien. Niet iedereen wordt geboren met een innerlijk kompas dat altijd de juiste marketingstrategie aanwijst. Daarom is het belangrijk om wel een basis mee te geven, zodat medewerkers de juiste afwegingen maken én social media op een goede manier gebruiken. 

Maak hen ervan bewust dat ze, zodra ze iets posten als medewerker van de organisatie, ook echt een ambassadeur zijn geworden. Het is goed als ze zich realiseren dat zij vanaf dat moment een belangrijke invloed hebben op de branding van de organisatie.

Laat medewerkers weten hoe zij, als ze de organisatie betrekken in een persoonlijke tekst op social media, dit het beste kunnen doen. 

Er is geen compleet handboek voor nodig om medewerkers in de juiste stand te krijgen, het is meer een kwestie van gezond verstand en er even op wijzen. Eigenlijk kun je het af met een heel beperkt lijstje, dat ze even kunnen afvinken vóórdat een bericht online gaat:

• Zou dit bericht ook zó in de krant kunnen zonder schade te berokkenen?
• Vertel ik geen (bedrijfs)geheimen?
• Reageer ik respectvol naar anderen toe?
• Voelt het echt oké om dit te delen?
• Is het nodig om dit eerst even met collega’s of leidinggevende te overleggen?
  

3. Technische tips

Niet iedere medewerker hoeft een socialmediaexpert te worden, maar het kan zeker geen kwaad (en het is ook leuk!) om wat technische kennis beschikbaar te stellen. Het is dan een stuk makkelijker om de juiste keuzes en afwegingen te maken.

Het is bijvoorbeeld een goed idee om een (online) basistraining klaar te zetten met tips en trucs op het gebied van social media. Je zorgt dan voor antwoord op allerlei vragen die iemand tegen zouden kunnen houden om iets te posten.

Om maar wat onderwerpen bij de hoorns te vatten:

• Welk medium is het meest geschikt voor mijn boodschap? 
• Hoe zit het met copyright op teksten en afbeeldingen? 
• Hoeveel karakters kan een tekst bevatten? 
• Hoe voorkom ik dat mijn tekst taalfouten bevat? 
  

4. Geef de medewerkers een socialmediatoolkit

Het delen van bestaande content die al door de afdeling Communicatie online is gezet, is nooit het probleem. Het wordt vaak ingewikkelder als een medewerker op persoonlijke titel een zakelijke post gaat knutselen.

Taalgebruik, lettertype, kleur en tone of voice kunnen dan snel uit de pas gaan lopen met de huisstijl en branding van het bedrijf. 

Maak het je medewerkers en jezelf makkelijk. Richt een aparte plek in op intranet waar iedereen makkelijk kan putten uit wat basisformats.

Een kleine handleiding over de tone of voice en woordgebruik (zeggen we ‘klant’ of ‘cliënt’?), een aantal leuke (en copyrightvrije!) foto’s en afbeeldingen: als je dat mixt met de persoonlijke creativiteit van de schrijver, krijg je vanzelf unieke content die toch past bij het bedrijf!

5. Aanspreken mag!

De meeste medewerkers zijn prima in staat om de juiste afweging te maken bij online berichten, zeker als ze met voorgaande tips worden ondersteund. Toch kan het voorkomen dat je stuit op posts die niet zo handig, of misschien zelfs grensoverschrijdend zijn.

Zodra het gaat om iets waaraan de organisatie kan worden gelinkt, is het zeker toegestaan om als werkgever een medewerker hierop aan te spreken. 

Natuurlijk ligt het helemaal aan de inhoud van het bericht hoe stevig zo’n gesprek moet worden ingezet.

Gaat het om een onbewuste fout of handelingsverlegenheid, bied dan op een positieve manier hulp aan, zodat de medewerker weet waar het mis is gegaan en hij ervan kan leren.

De kans op herhaling is dan waarschijnlijk klein. Betreft het een ernstige misstap met grote gevolgen, dan is een berisping of officiële waarschuwing op zijn plaats. Maar ook hier geldt: geef de medewerker de gelegenheid om ervan te leren.

Online expertise nodig?

Dat komt goed uit! Online kennis en berichten delen is wat wij doen! Dus als je meer tips of ideeën wilt, of hulp nodig hebt bij het inrichten van een kennisportal over social media, kun je zeker bij ons aankloppen. Neem dus gerust contact met ons op!