Warum möchten Sie als HR-Profi datengestützt arbeiten?

Datengestütztes Arbeiten ist aus der heutigen Gesellschaft nicht mehr wegzudenken.

Was ist datengestütztes Arbeiten?

Datengestütztes Arbeiten bedeutet, dass Sie Entscheidungen auf der Grundlage harter Fakten treffen. Denken Sie beispielsweise an einen Retail-Manager, der den Verkaufsprozess rein auf Basis von Verkaufszahlen oder anderen Rohdaten steuert. Sie lassen sich also von Fakten leiten und weniger von Ihrem Bauchgefühl.

Es ist nicht verwunderlich, dass datengestütztes Arbeiten so viele Anhänger hat. Es lohnt sich, diesen Trend zu nutzen.

Warum datengestütztes Arbeiten?

Das McKinsey Global Institute gibt beispielsweise an, dass Unternehmen, die datengestützt arbeiten, im Durchschnitt:

• 23-mal mehr Kunden gewinnen;
• 6-mal häufiger wiederkehrende Kunden haben;
• und 19-mal mehr Gewinn erzielen können.

Auch das Personalwesen hat sich in relativ kurzer Zeit stark verändert. Personalakten werden digitalisiert, Bewerbungsschreiben kommen nicht mehr per Post, sondern in Echtzeit auf den Bildschirm. Wir lernen immer häufiger nicht mehr im Klassenzimmer aus Büchern, sondern auf Online-Plattformen. Und während früher vor allem Intuition und Bauchgefühl die Basis für HR-Richtlinien und Entscheidungen bildeten, wird heute von einem HR-Manager bei der Festlegung der HR-Strategie eine konkrete Begründung erwartet, inklusive harter Zahlen und Prognosen.

Heutzutage wird von Ihnen erwartet, dass Sie fundierte Argumente vorbringen können, die auf objektiven, unverarbeiteten Daten basieren.

Nicht umsonst heißt es: „Wer misst, der weiß“. Wenn Sie datengestützt arbeiten, sehen Sie genau, wann Dinge gut laufen und wann nicht. Sie können auf frühere Erfahrungen zurückgreifen und Trends sowie Entwicklungen frühzeitig erkennen. Sie identifizieren Verhaltensmuster, beispielsweise von potenziellen Bewerbern, und wissen genau, wie Ihre Personalfluktuation aussehen wird. Und ganz abgesehen von allen strategischen Aspekten: Es arbeitet sich einfach viel leichter und fehlerfreier, wenn man über intelligente, intuitive Workflows verfügt und Aufgaben nicht doppelt erledigen muss.

Kurz gesagt: Die Vorteile von datengestütztem Arbeiten sind zahlreich. Dennoch werden in vielen Unternehmen die vorhandenen Möglichkeiten noch nicht optimal genutzt. Das gilt auch für HR. Manchmal lassen wir Automatisierungschancen ungenutzt, weil wir nicht genau wissen, wie. Es gibt jedoch noch einen weiteren Grund. Systeme arbeiten oft isoliert voneinander, verwenden unterschiedliche Kennzahlen oder sprechen im übertragenen Sinne eine andere Sprache. Das sorgt bei den Anwendern für Unklarheit und Zweifel an der Zuverlässigkeit der Systeme und macht die Arbeit damit weniger attraktiv.

Wir haben jedoch ein paar Tipps, die Ihnen helfen können, auch Ihre HR-Abteilung bei der Professionalisierung in Richtung Automatisierung einen Schritt weiterzubringen.

5 Tipps zur Förderung von datengestütztem Arbeiten

1. Fangen Sie bei den Menschen an

Datengestütztes Arbeiten ist weit mehr als nur die Anschaffung eines neuen automatisierten Systems, um Daten einfacher aus dem Computer abrufen zu können. Es bedeutet einen echten organisatorischen Wandel. In den meisten Fällen werden plötzlich Dinge möglich und transparent, die es früher nicht waren. Rollen verändern sich, ebenso wie Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen. Das ist für alle erst einmal eine Umstellung.

Wenn Sie Ihre Kollegen für das datengestützte, also zukunftssichere Arbeiten in Ihrer HR-Abteilung gewinnen wollen, ist echtes Change Management erforderlich. Das bedeutet vor allem: klassische Kommunikation. Informieren Sie alle Beteiligten (innerhalb und außerhalb der HR-Abteilung) frühzeitig über neue Pläne bezüglich Systemen und Workflows. Erklären Sie, warum Sie eine bestimmte Entscheidung treffen und welche Vision dahintersteht. Fragen Sie dabei vor allem, was die Stakeholder benötigen, um gut arbeiten zu können, und auf welche Hindernisse sie stoßen könnten. Laden Sie dazu ein, Ideen zu teilen, und geben Sie Rückmeldung darüber, was Sie umsetzen können und was nicht – und warum.

2. Sorgen Sie für die richtigen Tools

Vielleicht eine Binsenweisheit, aber sie ist sehr wichtig: Geben Sie allen Beteiligten die richtigen Werkzeuge an die Hand. Stellen Sie sicher, dass jeder über geeignete Geräte verfügt, und rüsten Sie Internet und WLAN vollständig für die neuen Systemanforderungen aus. Nichts ist tödlicher für die Motivation als ein holpriger Start mit technischen Kinderkrankheiten.

Neben den „harten“ Tools ist noch ein weiteres wichtiges „Werkzeug“ erforderlich, um gut arbeiten zu können: Wissen. Stellen Sie klare Systemhandbücher online an einem zentralen, für jeden zugänglichen Ort bereit. Informelle „Wussten Sie schon?“-Tipps ergänzend zu Online-Kursmaterialien kommen dabei immer gut an.

Darüber hinaus ist Blended Learning sehr zu empfehlen: Eine Mischung aus Live-Präsenzschulungen und Online-Training überzeugt genau die Kollegen, die sich nur ungern von alten Arbeitsweisen verabschieden. Durch verschiedene Formen der Wissensvermittlung nutzen Sie die Kraft der Wiederholung und können auf die individuellen Lernpräferenzen jedes Einzelnen eingehen.

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3. Bleiben Sie flexibel

Datengestütztes Arbeiten ist ein organischer Prozess. Er ist ständig in Bewegung und entwickelt sich weiter. Ein Endpunkt ist derzeit noch nicht in Sicht; die technischen Möglichkeiten und strategischen Erkenntnisse werden sich kontinuierlich verändern.

Investieren Sie in flexible Systeme. Entscheiden Sie sich für Anbieter und Systeme, die sich an organisatorische Veränderungen, Marktentwicklungen und neue Technologien anpassen können. Das verhindert, dass Sie jedes Mal wieder bei null mit neuer Software anfangen müssen, mit allen damit verbundenen Kosten und Risiken. Zudem ist es für Mitarbeiter einfacher, mit einem Update zu arbeiten, als ein komplett neues System zu erlernen. Sind die vorhandenen Systeme nicht in der Lage, sich mit Modulen eines anderen Anbieters zu verbinden? Dann könnte es interessant sein, Software zu erwerben, die als Brücke fungieren kann.

4. Nutzen Sie Best Practices

Natürlich sind Wachstum und Entwicklung für Unternehmen wichtig. Bedenken Sie jedoch, dass nicht alle Kollegen Neuerungen begrüßen. Viele Menschen schätzen Stabilität und Vorhersehbarkeit und warten nicht gerade auf die nächste Veränderung. Nehmen Sie alle Kollegen bei den Entwicklungen stets mit.

Versuchen Sie, die Einstellung aller so offen wie möglich zu halten, indem Sie weiterhin über Erfolge und Möglichkeiten der Systeme kommunizieren. Gibt es Best Practices? Zeigen Sie diese ausführlich und lassen Sie andere davon berichten! Praktische Tipps, die die Arbeit erleichtern, kommen immer gut an. Kommunizieren Sie diese Tipps und Tricks auf verschiedenen Ebenen und vor allem so zugänglich und verständlich wie möglich. So können auch Nicht-IT-Mitarbeiter die Entwicklungen mitverfolgen und bleiben langfristig einsetzbar und wertvoll für das Unternehmen.

5. Botschafter

Zum Glück gibt es sie in fast jedem Unternehmen: diese sprühenden, positiven Kollegen, die einem Energie geben. Wie schön wäre es, wenn Sie ein solches Juwel für das Projektteam gewinnen könnten, das sich mit dem neuen System befasst? Das macht die Einführung der Modernisierung deutlich einfacher.

Spüren Sie einen solchen Kollegen mit einer positiven Einstellung zur Automatisierung auf und machen Sie ihn oder sie zum Botschafter der neuen Datenkultur. Es darf durchaus jemand sein, der die richtigen kritischen Fragen zu stellen wagt; das verhindert, dass man sich von eifrigen Anbietern blenden lässt. Gerade dann ist eine gute, repräsentative Vertretung der anderen Kollegen gewährleistet, die vielleicht noch zu unsicher oder weniger datengesteuert sind.

Möchten Sie mehr darüber lesen, wie Sie Ihre Mitarbeiter zu Botschaftern machen? Klicken Sie sich durch zu unserem Blog über Internal Branding.

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‍Die Möglichkeiten von Daten und Online-Wissensaustausch optimal zu nutzen, ist genau unser Ding! Zögern Sie also nicht, uns anzusprechen, wenn Sie weitere Ideen zur Optimierung der Datennutzung in Ihrer HR-Abteilung suchen.