Don't forget about effective onboarding in factories and logistics!

New office colleagues can usually count on a bouquet of flowers and a coffee break with the team. With a bit of luck, there’s even a well-structured onboarding program ready to go. But what about the shop floor? Unfortunately, it often stops at a firm handshake, and then it’s straight to production.

That’s a shame. Effective onboarding is just as important in a factory or logistics company. If only to address the safety risks and the cultural and language differences that are more common there than in a typical office. We’d like to walk you through the how and why of onboarding your new production staff or drivers.

What exactly is onboarding?‍

Onboarding is the induction process that introduces a new employee to the organization. In our view, effective onboarding goes far beyond the rather dry training programs that used to be the standard when a new colleague joined.

With onboarding, you ensure that an employee truly comes aboard your organization. They are immersed in the company culture, understand how things work, and learn how to interact with one another. In short: the new colleague fully integrates into the company.

Why is onboarding so important?‍

Especially in the current labor market, finding good employees is like looking for a needle in a haystack. This applies to almost every industry and every level. So, once you’ve landed that coveted new colleague, you certainly don’t want them to disappear just as quickly.

Onboarding can make a significant difference in retaining those valuable employees, as shown by various studies.

If you provide effective onboarding, you will:

• make the new employee feel welcome and at home, which makes them 18 times more likely to stay with the company in the long term;
• increase new hire satisfaction with their job by 30 times;
• boost productivity because employees integrate faster, work more efficiently, and experience less stress;
• increase the newcomer's connection to the organization by 89% and to the team by as much as 91%.

Onboarding is important for everyone‍

Let’s be honest: it doesn’t matter whether you work in an office, a factory, a hospital, or on a forklift.

That first day is nerve-wracking for everyone, and every new employee is an asset that should be cherished.

Why, then, a blog specifically about the importance of good onboarding for shop floor staff? To name just a few reasons:

• in a factory or logistics environment, there is often more emphasis on tight deadlines, production peaks, and meeting output targets;
• on the shop floor, people with diverse cultural backgrounds often work together;
• in a factory or logistics environment, colleagues may have lower language proficiency;
• the shop floor is more likely to involve hazardous work situations and associated risks.

Therefore, pay extra attention to tailoring the onboarding program for colleagues in a factory or other logistics or production environment when it comes to:

• opportunities for social interaction and connection
• language and knowledge level
• interpersonal communication
• safety and occupational health
  

Of course, we have a few more tips:

1. A joint introduction day

Heb je in korte tijd verschillende nieuwe medewerkers aangenomen? Nodig ze samen uit op een speciale introductiedag. Dat is niet alleen praktisch, het schept ook een bijzondere band tussen de collega’s onderling. Zij zitten immers allemaal in hetzelfde onwennige schuitje.

Laat tijdens deze dag bijvoorbeeld de geschiedenis van het bedrijf aan bod komen, maar ook de huisregels, zoals ziek- en hersteldmelden, vakantie aanvragen, het uitdelen van bedrijfskleding, het gebruik van veiligheidsmiddelen, telefoongebruik en opleidingsmogelijkheden, om zomaar wat voorbeelden te noemen.

Maak er een informatieve, maar ook gezellige dag van, met voldoende ruimte voor onderlinge gesprekken.

Zorg ook voor een rondleiding door het bedrijf, waarbij kennisgemaakt wordt met voor iedereen belangrijke ondersteunende afdelingen zoals HR, Salarisadministratie, Ondernemingsraad en Facilitair.

2. Persoonlijk online onboardingprogramma

Zo’n eerste periode bij een nieuwe werkgever is heel intensief. En hoe leuk de introductiedag ook is, sommige informatie blijft misschien niet direct hangen. Zorg er daarom voor dat de belangrijkste elementen van de introductiedag op een rustiger moment kunnen worden nagelezen. Dat kan natuurlijk op een algemene intranetsite, maar nóg beter is het om de medewerker toegang te geven tot een persoonlijk online onboardingprogramma, dat helemaal is toegespitst op het eigen opleidings- en taalniveau.

Gebruik een modulair Learning Management Systeem voor het onboarden van nieuwe medewerkers, dan kun je alle kanten op. Je kunt dan vrij eenvoudig rekening houden met bijvoorbeeld het al aanwezige kennisniveau, maar indien nodig ook lessen in andere talen verwerken in het onboardingprogramma. Maak de toegang tot de kennismodules zo laagdrempelig mogelijk. Een app die geschikt is voor gebruik op een telefoon is het meest ideaal. Niet iedereen heeft thuis of op het werk een laptop of computer tot zijn of haar beschikking.

Het mooie is dat de online onboarding zelfs al vóór de daadwerkelijke eerste werkdag kan starten.

Stuur bijvoorbeeld samen met de arbeidsovereenkomst een welkomstkaartje met een link of QR-code naar de onboardingmodules.

3. Koppel een buddy aan je nieuwe collega

Juist in een omgeving met productiepieken en deadlines is persoonlijke aandacht een must om iemand zich thuis te laten voelen. Het is dan ook een goed idee om een vaste collega aan de nieuwe medewerker te koppelen, die de ins en outs van het productieproces kan uitleggen en antwoord kan geven op eventuele vragen.

Zorg natuurlijk wel voor voldoende tijd en ruimte voor zowel de buddy als de nieuwe collega. Het helpt bijvoorbeeld om gedurende de eerste werkweken een vast moment te prikken waarop in een rustige omgeving even bijgepraat kan worden.

Dat hoeft niet te ingewikkeld te worden opgetuigd. Liever niet zelfs, want dat kan zomaar de drempel verhogen om vragen te durven stellen. Even een half uurtje samen met een bak koffie is vaak al voldoende.

4. Kennis en vaardigheden bouw je stapsgewijs op

Zeker bij wat ingewikkelder productieprocessen is het slim om de nieuwe collega niet in één keer in het diepe te gooien. Bouw de inzetbaarheid stapsgewijs op en evalueer regelmatig hoe het werk bevalt en check of er nog onduidelijkheden zijn. Merk je dat het iemand wat meer moeite kost om ingewerkt te raken? Vraag wat diegene nodig heeft en zoek samen naar een passende oplossing.

Ook hier kan het eerder genoemde modulaire online onboardingprogramma uitkomst bieden. Maak ruimschoots gebruik van de multimediamogelijkheden. Check de opgedane kennis bijvoorbeeld met een pubquiz of andere gamification.

Maak onderdelen van een veiligheidsprocedure of productieproces visueel met een instructievideo, die steeds weer bekeken kan worden.

Denk daarbij ook aan de inzet van een anderstalige collega, die belangrijke dingen duidelijk uitlegt in een filmpje. Dat werkt vaak beter dan lappen geschreven tekst!

5. Maak het gezellig

Goede onboarding gaat om verbondenheid en erbij horen. Dat is vooral een kwestie van gevoel. Het mag dus ook gezellig zijn! Organiseer regelmatig gezellige teamuitjes, waar ook in een informele setting kennisgemaakt kan worden met andere collega’s. Zijn er medewerkers uit verschillende landen aan het werk in een team? Laat ieder om de beurt eens een lekkere lunch klaarmaken met gerechten uit de eigen cultuur.

Or just provide a good stroopwafel with coffee, or an ice cream in the summer. Sometimes it doesn't have to be complicated to provide that all-important extra bit of job satisfaction!

Need more tips on onboarding?‍

We can certainly help you! Contact us to schedule a quick brainstorming session.