Onboarding new employees: how TomTom and Wortell do it

Onboarding new employees

If you want to know more about onboarding new employees, you’ve come to the right place. At Pluvo, we are big fans of the onboarding process. It leads to happier employees, lower turnover, and faster productivity! But what exactly does onboarding mean?

Onboarding means getting your new employees up to speed. This doesn't just mean ensuring they are productive; it also means making them feel at home within your organization!

You don't need to reinvent the wheel to implement an onboarding program. We interviewed representatives from TomTom and Wortell to learn about their onboarding process. Read on and get inspired by these success stories!

Be sure to check out our latest free tool: the E-learning Needs Scan. Answer the questions in under 10 minutes and receive a personalized advice report, written by our own e-learning experts.

Onboarding a new employee? This is how they do it at Wortell!

Wortell was named Employer of the Year in 2017/2018 and 2018/2019. And for good reason! This title is partly due to their excellent onboarding program for new hires. We spoke about this with Sara Piets, Corporate Recruiter for IT at Wortell.

Preboarding

You can't start onboarding too early. That’s why at Wortell, they don't just do onboarding—they also do preboarding! This starts even before someone has signed their contract.

“Preboarding is the period between signing the employment contract and the actual start date at the company”

Once someone has signed the contract, the candidate immediately receives a well-stocked welcome package, consisting of gifts and information about Wortell. It makes for a warm welcome. A little later, it’s time for the "Wortell Car Wash."

The first week

The Wortell Car Wash is the introductory week for new employees. The new employees receive information about all the teams and get to know the organization. In addition, they learn practical things, such as how to log their hours.

Furthermore, Wortell holds a monthly Company Day where all teams come together. On this day, topics such as current challenges or new technical innovations are discussed. The day concludes with drinks, where new colleagues present a project they were assigned as a team. It’s an original way for the rest of the organization to get to know the new hires.

“Thanks to this pre- and onboarding, employees become productive sooner. Moreover, almost every new colleague says they feel at home in the company because of the onboarding!”

An extra tip from Sara: try to answer the questions of candidates and employees before they are even asked. Be a proactive recruiter instead of a reactive one!

Use Pluvo for the digital part of your pre- and onboarding. Create a free account and test how easy it is!

Need to onboard a new colleague but don't know how? TomTom will show you the way ;-)

TomTom—who doesn't know the company as the ultimate replacement for road maps? Thanks to TomTom, you never ended up at the wrong destination because you accidentally held the map upside down.

But the classic TomTom isn't their only product. TomTom also licenses maps and creates navigation software. And did you know that TomTom is also huge in the field of fleet software? It allows you to track vehicles and communicate with drivers. They do all this (and much more) worldwide for a great many clients.

TomTom heeft daarvoor veel medewerkers in dienst en dit aantal blijft groeien. Gelukkig vergeet het bedrijf niet hoe belangrijk het is om nieuwe medewerkers goed in te werken, zowel online als offline. We spraken hierover met Brogan Brown, senior project coördinator HR van TomTom. 

De eerste week

Op de eerste dag, de Induction Day, krijgt het nieuwe personeel eerst een presentatie van een oprichter of senior leidinggevende. Ze leren over de historie en cultuur van TomTom en over alle verschillende merken die TomTom rijk is. Daarna wordt hun kennis over TomTom  meteen getest met de TomTom quiz. 

Na de lunch is er een soort job fair, maar dan met de verschillende afdelingen van TomTom. Elke stand representeert een andere afdeling, en bij de kraam kun je in gesprek gaan met een collega van de desbetreffende afdeling. Zo leer je het bedrijf en de mensen erachter snel kennen! 

Tijdens de inwerkperiode hoeven de nieuwe collega's zich immers niet eenzaam te voelen. Ze worden namelijk gekoppeld aan een buddy waarbij ze altijd terecht kunnen met werkgerelateerde vragen. Het maakt hierbij niet uit of het inhoudelijke vragen zijn, of vragen over de koelkastindeling.

Aan het einde van de eerste werkweek wordt er geproost onder het genot van een borrel. Welcome on board! Maar, na deze week is de onboarding natuurlijk nog niet afgelopen...

Dag Dertig

Op dag dertig van het onboardingtraject vindt er een evaluatiemoment plaats. Want:

• Hoe gaat het met de onboarding en wat vindt de nieuwe medewerker ervan?

• Welk beeld heeft de nieuwe collega over TomTom?

Zo kan de HR manager of leidinggevende meteen inspelen op eventuele twijfels, of bepaalde pijnpunten wegnemen. Elke week ontvangt het nieuwe personeel trouwens nieuwe informatie over TomTom. Na 90 dagen is iedereen officieel ingewerkt! 

Op zoek naar een slimme manier om je nieuwe medewerkers gedurende deze 90 dagen steeds een beetje bij te leren? Lees hier over de mogelijkheden van microlearning!

Wat levert het op?

Dit onboardingtraject leverde veel positieve reacties van nieuwe collega’s op. Deze manier van inwerken werpt dus z’n vruchten af. Nieuwe collega’s zeggen zich namelijk sneller thuis te voelen en weten bovendien veel meer over TomTom dan voorheen.

“Veel collega’s zeggen dat ze nog nooit zo’n fijne inwerkperiode hebben gehad”, aldus Brogan.

De komende tijd kijkt de HR afdeling hoe ze dit onboardingtraject ook kunnen inzetten in andere vestigingen.

Onboarding checklist

Brogan heeft een paar tips voor bedrijven die het inwerken van nieuwe medewerkers serieuzer willen aanpakken:

1. Zorg ervoor dat nieuwe collega’s betrokken en enthousiast zijn vóórdat ze nog maar een voet binnen het bedrijf gezet hebben. Het is echt leuk om van tevoren te voelen bij wat voor tof bedrijf je gaat werken. Preboarding dus! 
2. Zorg ervoor dat managers ook tijd investeren in de onboarding. Het is hierbij noodzakelijk dat zij zich realiseren hoe belangrijk onboarding is. De kleine dingen maken echt het verschil. Denk aan het hartelijk verwelkomen van nieuw personeel. Of het gezellig inrichten van iemands nieuwe werkplek.
3. Zorg voor een goede eerste inwerkdag! Maak het interactief en stop het niet vol met presentaties. Maak er iets van wat de nieuwe collega’s zich zullen herinneren. Het is ook goed om de eerste week of eerste maand van nieuwe collega’s te vieren. Regel wat drankjes of een lekkere lunch voor de groep en laat ze bijpraten over de eerste ervaringen binnen het bedrijf. 

Ben je ook benieuwd naar hoe bol.com bijvoorbeeld haar onboarding verzorgt? Lees dan ook: Inwerkprogramma voorbeeld! 

Onboarding new employees yourself?

As you can read above, onboarding offers significant benefits for large companies. But for smaller businesses, too, onboarding has a positive impact on job satisfaction, turnaround time, and productivity.

Ready to get started with onboarding? It is helpful to use an LMS that is well-suited for HR-related tasks. For example, you can start your digital onboarding in Pluvo! Create a free account and get started!