Onboarding in production: turn new hires into long-term employees

Herken je dit: eindelijk is de vacature in de productiehal ingevuld, maar na een paar dagen klopt de nieuwe kracht op je deur. Het was toch niet helemaal wat hij had verwacht. Of erger nog: iemand meldt zich na een weekje ziek of komt helemaal niet meer opdagen. 

Zonde! Met een goede onboarding had dit waarschijnlijk voorkomen kunnen worden. Een warm welkom maakt de kans namelijk 18 keer groter dat de nieuwe collega een ‘blijvertje’ wordt, zo komt uit onderzoeken naar voren. Bovendien worden medewerkers productiever omdat ze door een goede inwerkperiode sneller integreren, efficiënter werken en minder stress hebben. 

Onboarding is geen luxe maar noodzaak, Juist in de productiesector!

Eigenlijk is onboarding voor iedere nieuwe collega een must. Toch vinden wij een goede onboarding voor medewerkers op de werkvloer nog eens extra belangrijk. Gemiddeld ligt het werktempo daar hoger, ligt er meer nadruk op kwantitatieve output en is er een grotere kans op ongelukken door onveilige situaties dan in andere werkomgevingen. Bovendien is juist de productie vaak een kleurrijke smeltkroes van allerlei culturen en talen. Heel mooi, maar dan ligt ook miscommunicatie op de loer, omdat je elkaar net wat minder goed begrijpt.

Is je nieuwe collega op de werkvloer niet goed ingewerkt, dan zorgt dat geheid voor lagere productiviteit, fouten en gevaarlijke situaties. En dan hebben we het nog niet over de ogenschijnlijk ‘softere’ (maar eigenlijk nóg kostbaardere) aspecten: als medewerkers zich niet welkom en onzeker voelen, verhoogt dat de werkstress aanzienlijk. In het meest gunstige geval vertrekt je nieuwe aanwinst dan voortijdig uit eigen beweging. Maar het kan ook zijn dat het ziekteverzuim als een raket omhoog schiet; voor beide partijen een vervelend en duur proces.

Kortom: zorg voor goede onboarding

Het mag duidelijk zijn: een goede start is het halve werk, juist voor je productiemedewerkers. Vraag onze onboardingchecklist aan, vol praktische tips over de inwerkperiode van een nieuwe collega. En uiteraard hebben we in dit kader ook een paar ideeën voor je achter de hand die je goed kunt gebruiken voor de productiesector. 

1. Start de onboarding al vóór de eerste werkdag

Wacht niet met onboarding tot de formele indiensttredingsdatum. Leg al een paar weken eerder die verbinding met de nieuwe collega. Bijvoorbeeld door hem of haar een keertje uit te nodigen op jullie wekelijkse vrijdagmiddagborrel. Zo’n informele, gezellige kennismaking maakt de eerste werkdag een stuk minder spannend.

Of stuur een week voor indiensttreding een mail met een gezellige welkomstvideo van het team, of een interactieve rondleiding door het pand. Geef dan ook meteen een link naar jullie online kennisplatform mee, waar jij natuurlijk ook alvast een account hebt aangemaakt voor de nieuwe collega. En daar komt onze tweede tip in beeld!‍

2. Digitale onboarding

Inwerken hoeft niet alleen face-to-face. Heb je een online kennisplatform? Dan is digitale onboarding bijna een fluitje van een cent. Korte online leermodules over bijvoorbeeld machinegebruik, hygiëne of werkinstructies maken het makkelijk om kennis op te zoeken, te herhalen en te oefenen. En dat is handig, zeker als je veel tijdelijke of seizoensmedewerkers hebt.

Besteed bij de digitale onboarding aandacht aan officiële zaken zoals het personeelshandboek, het veiligheidsprotocol en de verzuimprocedure. Maar bijna nog belangrijker zijn de meer sociale need-to-knows, zoals dresscode, werktijden en hoe werkt het rondom pauzes en lunch (moet je zelf je broodtrommel meenemen of is er een kantine met een keuzemenu?). En, zeker bij de wat grotere bedrijven, kan een ouderwets ‘smoelenboek’ met plaatjes, namen en functies van collega’s heel handig zijn om snel wegwijs te raken in het bedrijf. Er komt immers zoveel op iemand af tijdens zo’n eerste periode bij een nieuwe organisatie, dat hij of zij dit soort steuntjes goed kan gebruiken.

Houd bij het inrichten van de digitale onboarding (en eigenlijk ook de rest van het kennisplatform) rekening met het gemiddelde kennis- en taalniveau van je doelgroep. Is waarschijnlijk niet iedereen digitaal vaardig of in het bezit van een computer, maak je platform dan goed toegankelijk via de telefoon. Verwacht je dat er mensen zijn die moeite hebben met het lezen en schrijven in de Nederlandse taal, gebruik dan meer foto- en beeldmateriaal of infographics en zet een vertaling van belangrijke informatie online. 

3. Koppel een buddy aan nieuwe medewerkers

Laat nieuwe collega's niet teveel zwemmen. Koppel ze liever aan een eigen buddy: een ervaren medewerker die het klappen van de zweep kent en het leuk vindt om vragen te beantwoorden over het bedrijf en de manier van werken. Zo’n persoonlijke begeleiding zorgt voor snellere integratie op de werkvloer en voorkomt dat de nieuwe medewerker gaat zweven en misschien zelfs voortijdig vertrekt. 

Beperk de inzet van een buddy niet tot de eerste paar weken, plan ook gedurende het eerste werkjaar een paar afspraken in. Geef daar niet een te zwaar stempel aan. Noem het bijvoorbeeld een ‘koffiemoment’, waarin wel voldoende ruimte wordt ingebouwd voor het stellen van vragen en het geven van persoonlijke feedback.

4. Stap voor stap inwerken en opleiden

In de productiesector draait bijna alles om planning en overzicht. Dat geldt net zo goed voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Zorg dus voor een gestructureerd onboardingprogramma met concrete taken, doelen en een heldere tijdlijn. Zo weet iedereen – medewerker én leidinggevende – waar ze aan toe zijn en wat ze van elkaar mogen verwachten. 

Has the probationary period ended and your new colleague proven to be a welcome addition? If so, start a conversation about a personal development plan as soon as possible. That might sound a bit vague, but it certainly doesn't have to be. Training requests regarding product knowledge, emergency response (BHV), or a specific type of driver's license could easily be on your employee's wish list. It is important to discuss this and document the agreements clearly. This not only provides clarity, but also confirms to the employee that they are being taken seriously.

Even smaller organizations without a separate training department can encourage their employees' development, although they may need to be a bit more creative. Need some inspiration? Read our special blog about personal development in smaller organizations.

5. Celebrate milestones

Has someone's probationary period ended, or have they successfully completed a training course? Acknowledge it, for example during a coffee break. Making small successes visible boosts confidence and motivation. Moreover, it strengthens the connection with the team and can inspire others to reflect on their own personal development.

This personal attention is not just an important factor during the onboarding period. Small gestures at special moments, such as a compliment, a personal card, flowers, or a mention on the intranet, increase the sense of belonging and reduce turnover.

Furthermore, it does wonders for your employer branding, so we say: invest in it!

Onboarding with impact

Effective onboarding is more than just a mandatory chat on the first day and handing out a manual. It is an investment in safety, engagement, and productivity. Onboarding your new colleagues doesn't have to take up a huge amount of your time as an HR professional or manager if you use smart digital tools. Want to know more or need more inspiration? Experience the power of Pluvo for yourself! Click here for a demo or call +31 (20) 560 5001.