Plan een demo
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Je agenda omgooien om deel te nemen aan een congres of zakelijk evenement is niet meer zo vanzelfsprekend als vroeger. Mensen maken steeds bewuster de afweging hoe zij hun tijd willen investeren. Pas als het event voldoende meerwaarde lijkt te hebben om er zakelijk of privé andere verplichtingen voor opzij te zetten, wordt iemand over de streep getrokken om zich aan te melden.
Doe je voordeel met onze tips en maak van jouw (learning)event een succes.
Begin direct goed. Denk van tevoren zorgvuldig na over de doelgroep die je wilt bereiken. Wíe mag of moet zich inschrijven? Moet het programma toegankelijk zijn voor alle medewerkers of relaties, of is er een bepaald functie- of kennisniveau nodig? Pas op basis hiervan een filter toe op de geadresseerden, om te voorkomen dat er onvoldoende match is tussen deelnemers en inhoud.
Ook belangrijk: plan tijdig! Agenda’s raken snel vol, dus zorg dat je vooraan staat. Stuur daarom een ‘save the date’ uit zodra je een datum, tijdstip en locatie hebt geprikt. Je hoeft op dat moment echt nog niet het programma van A tot Z te hebben klaarliggen, maar zorg wel voor een opvallende uitnodiging die mensen nieuwsgierig maakt.
Richt een aantrekkelijke online omgeving in waar deelnemers zich makkelijk in kunnen schrijven en ook al wat vragen of wensen kwijt kunnen. Zo heb jij niet alleen inzicht in de opkomst, maar krijg je ook nog extra inspiratie om een mooi programma in elkaar te knutselen.
De vraag ‘What’s in it for me?’ is doorslaggevend voor de beslissing om deel te nemen aan een event. We zeiden het al eerder: agenda’s zijn overvol, dus er wordt kritisch gekeken. Laat de inhoud van je event daarom zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen van de potentiële deelnemers.
Naast de eerdergenoemde open tekstruimte bij de inschrijving zijn er nog andere wegen om wensen op te halen bij je doelgroep. Vraag bijvoorbeeld na afloop van andere events of leermomenten feedback aan de deelnemers. Ook een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) kan waardevolle informatie opleveren als het gaat om knelpunten, vragen of ontwikkelingen die leven. Zo ontstaat er bijna vanzelf een stevige en inspirerende basis voor jouw event.
Pak je je event wat grootser aan, dan kun je ook een keuzemenu maken, zodat de deelnemers op basis van hun eigen voorkeur een programma op maat kunnen samenstellen. Dat heeft verschillende voordelen. Het geeft niet alleen een persoonlijke touch aan het event, maar je kunt als organisator ook wat meer spelen met groepsgrootte en -indeling.
Als je wilt dat er nog lang over het event wordt nagepraat, is het misschien een goed idee om een verrassingselement in te bouwen. Kies voor een bijzondere locatie, nodig een bekende spreker uit of zorg voor een verrassende muzikale omlijsting.
Het is ook leuk om een workshopelement in te bouwen, zeker als het raakvlakken heeft met het onderwerp van het event.
Het kan van alles zijn: samen muziek maken, een escaperoom of vrijwilligerswerk doen bij een plaatselijk verzorgingshuis of dierenopvang. Met zo’n activiteit dwing je zelfs de meest fervente achteroverleuner om echt mee te doen.
Je kunt kiezen voor een hybride aanpak van een event, maar dat is niet altijd ideaal. Het kost vaak moeite om deelnemers op afstand net zo betrokken te houden als fysieke aanwezigen, en de onderlinge interactie verloopt ook lang niet altijd vlekkeloos. Slechte verbinding, microfoontjes die op mute staan, of een slecht leesbare presentatie: het zijn stoorzenders waar eigenlijk niemand op zit te wachten. Kies dus liever voor een volledig fysieke bijeenkomst óf een webinar.
Maak natuurlijk wel gebruik van technische mogelijkheden. Laat niet alleen een camera meelopen zodat de informatie later ook nog eens terug kan worden gekeken – ga verder dan dat.
Creëer bijvoorbeeld een speciale app voor het event, waar het persoonlijke programma op terug te vinden is, makkelijk interactieve momenten kunnen worden opgestart, feedback kan worden gegeven en vragen kunnen worden gesteld. AI kan hierbij ondersteuning bieden.
Gamification kan net even die broodnodige sprankel brengen in een anders misschien wat langdradige of zware bijeenkomst. Spelen is leuk én het zorgt ervoor dat informatie makkelijker wordt onthouden – en laat dat nou net de reden zijn voor het organiseren van het event!
Een event kan je employerbranding of customer journey maken of breken. Maak bewuste keuzes bij het organiseren van de bijeenkomst. Ga bijvoorbeeld met de tijd mee en denk aan duurzame oplossingen. Vul de (papieren!) goodiebags dus niet met plastic wegwerpmeuk, maar met milieuvriendelijke, nuttige zaken. Ook de stapels onnodige folders zijn uit den boze: mail liever een linkje naar een gratis e-book, of sites waar interessante aanvullende informatie te vinden is.
De catering is letterlijk en figuurlijk een belangrijke smaakmaker. De koffie en verse broodjes moeten niet alleen lekker zijn, als je aan kunt geven dat het van maatschappelijk verantwoorde origine is en er ook vegan of vegetarische opties op het menu staan, scoor je net even hogere ogen.
En tot slot: stimuleer deelnemers om op de fiets of met het OV naar de locatie te komen. Zit je letterlijk ‘op de hei’ op een locatie waar nergens openbaar vervoer is te bekennen? Laat dan (elektrische) pendelbussen rijden.
Een online platform zoals je dat met Pluvo kunt creëren biedt veel mogelijkheden voor het upgraden van jouw event. Van inschrijving tot individuele programmering en kennisdeling achteraf: het maakt de organisatie een stuk makkelijker en professioneler. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem gerust contact met ons op, dan vertellen we je er alles over!
