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Eine Änderung Ihrer Agenda für die Teilnahme an einer Konferenz oder einer Geschäftsveranstaltung ist nicht mehr so offensichtlich wie früher. Die Menschen denken zunehmend bewusst darüber nach, wie sie ihre Zeit investieren wollen. Erst wenn die Veranstaltung einen ausreichenden Mehrwert zu bieten scheint, um andere geschäftliche oder private Verpflichtungen außer Acht zu lassen, lässt sich jemand überreden, sich anzumelden.
Nutzen Sie unsere Tipps und machen Sie Ihre (Lern-) Veranstaltung zum Erfolg.
Legen Sie sofort einen guten Start hin. Überlegen Sie sich vorher genau, welche Zielgruppe Sie erreichen möchten. Wer kann oder muss sich registrieren? Sollte das Programm allen Mitarbeitern oder Verwandten zugänglich sein oder ist es notwendig, einen bestimmten Beruf oder ein bestimmtes Wissensniveau zu haben? Wenden Sie auf dieser Grundlage einen Filter auf die Empfänger an, um eine unzureichende Übereinstimmung zwischen Teilnehmern und Inhalten zu verhindern.
Ebenfalls wichtig: rechtzeitig einplanen! Die Tagesordnungen sind schnell voll, stellen Sie also sicher, dass Sie an der Spitze stehen. Senden Sie also ein 'merken Sie sich das Datum vor'aus, sobald Sie ein Datum, eine Uhrzeit und einen Ort festgelegt haben. Sie müssen das Programm zu diesem Zeitpunkt wirklich nicht von A bis Z fertig haben, aber stellen Sie sicher, dass Sie eine auffällige Einladung haben, die die Leute neugierig macht.
Nehmen Sie ein attraktives Ziel ins Visier Online-Umgebung in dem sich die Teilnehmer ganz einfach registrieren und auch Fragen oder Wünsche stellen können. So erhalten Sie nicht nur einen Einblick in die Teilnehmerzahl, sondern erhalten auch zusätzliche Inspiration, um ein großartiges Programm zusammenzustellen.
Die Frage 'Was ist für mich drin?'ist ausschlaggebend für die Entscheidung, an einer Veranstaltung teilzunehmen. Wir haben es schon einmal gesagt: Die Tagesordnungen sind überfüllt, daher werden sie kritisch betrachtet. Stellen Sie daher sicher, dass der Inhalt Ihrer Veranstaltung den Wünschen der potenziellen Teilnehmer so gut wie möglich entspricht.
Neben dem oben genannten Freitextfeld bei der Registrierung gibt es noch andere Möglichkeiten, Wünsche von Ihrer Zielgruppe einzuholen. Fragen Sie zum Beispiel nach anderen Veranstaltungen oder Lernmomenten Feedback an die Teilnehmer. Auch ein Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit (MTO) kann wertvolle Informationen liefern, wenn es um Engpässe, Fragen oder aktuelle Entwicklungen geht. So entsteht fast automatisch eine solide und inspirierende Grundlage für Ihre Veranstaltung.
Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung einen größeren Ansatz verfolgen, können Sie auch ein Auswahlmenü erstellen, sodass die Teilnehmer ein maßgeschneidertes Programm nach ihren eigenen Vorlieben zusammenstellen können. Das hat mehrere Vorteile. Es verleiht der Veranstaltung nicht nur eine persönliche Note, sondern als Organisator können Sie auch ein bisschen mehr mit der Gruppengröße und dem Layout spielen.
Wenn Sie möchten, dass lange über die Veranstaltung gesprochen wird, ist es vielleicht eine gute Idee, ein Überraschungselement einzubauen. Wählen Sie einen besonderen Ort, laden Sie einen berühmten Redner ein oder sorgen Sie für eine überraschende musikalische Begleitung.
Es macht auch Spaß, ein Workshop-Element einzubauen, besonders wenn es Gemeinsamkeiten mit dem Thema der Veranstaltung hat.
Es kann alles sein: gemeinsames Musizieren, ein Escape Room oder Freiwilligenarbeit in einem örtlichen Pflegeheim oder Tierheim. Bei einer solchen Aktivität zwingt man selbst die leidenschaftlichste Person, wirklich teilzunehmen.
Sie können sich für einen hybriden Ansatz einer Veranstaltung entscheiden, aber das ist nicht immer ideal. Es erfordert oft Mühe, Teilnehmer aus der Ferne genauso zu beschäftigen wie physische Teilnehmer, und auch die gegenseitige Interaktion ist nicht immer einwandfrei. Schlechte Verbindung, Mikrofone an stumm schalten Stehend oder eine Präsentation, die schwer zu lesen ist: Das sind Störsender, auf die niemand wirklich wartet. Es ist also besser, sich für ein vollständig physisches Meeting oder ein Webinar zu entscheiden.
Nutzen Sie natürlich die technischen Möglichkeiten. Lassen Sie nicht einfach eine Kamera mitlaufen, damit die Informationen später noch einmal betrachtet werden können — gehen Sie weiter.
Erstellen Sie zum Beispiel eine spezielle App für die Veranstaltung, in der das persönliche Programm zu finden ist, interaktive Momente einfach gestartet, Feedback gegeben und Fragen gestellt werden können. KI kann dabei helfen.
Gamifizierung kann einem ansonsten etwas mühsamen oder schwierigen Meeting genau den dringend benötigten Glanz verleihen. Spielen macht Spaß und macht es einfacher, sich an Informationen zu erinnern — und lassen Sie das der Grund sein, warum Sie die Veranstaltung organisieren!
Du kannst eine Veranstaltung machen Employer Branding ob Kundenreise Erfolg oder Misserfolg. Treffen Sie bei der Organisation des Treffens bewusste Entscheidungen. Gehen Sie zum Beispiel mit der Zeit Schritt und denken Sie über nachhaltige Lösungen nach. Füllen Sie die (Papiere!) aus Also Goodie Bags nicht mit Einweg-Plastikartikeln, sondern mit umweltfreundlichen, nützlichen Gegenständen. Die Stapel unnötiger Flugblätter kommen ebenfalls nicht in Frage: Senden Sie lieber per E-Mail einen Link zu einem kostenlosen E-Book oder Websites, auf denen interessante Zusatzinformationen zu finden sind.
Catering ist im wahrsten Sinne des Wortes und im übertragenen Sinne ein wichtiger Geschmacksmacher. Der Kaffee und die frischen Sandwiches sollten nicht nur lecker sein, wenn Sie angeben können, dass sie sozial verantwortlichen Ursprungs sind und dass es auch vegane oder vegetarische Optionen auf der Speisekarte gibt, werden Sie noch ein bisschen besser abschneiden.
Und schließlich: Ermutigen Sie die Teilnehmer, mit dem Fahrrad oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum Standort zu kommen. Befinden Sie sich buchstäblich „im Moor“ an einem Ort, an dem es keine öffentlichen Verkehrsmittel gibt? Dann lassen Sie (elektrische) Shuttlebusse fahren.
Eine Online-Plattform wie die, die Sie mit Pluvo erstellen können, bietet viele Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung aufzuwerten. Von der Registrierung über die individuelle Programmierung bis hin zum anschließenden Wissensaustausch: Das macht die Organisation um einiges einfacher und professioneller. Neugierig auf die Möglichkeiten? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir werden Ihnen alles darüber erzählen!
