Jobcrafting: Wie funktioniert das?

Jobcrafting: So funktioniert es!

Zunächst einmal: Jobcrafting ist etwas anderes als Jobcarving. Beim Jobcarving liegt der Fokus vor allem auf der Arbeit selbst. Man sortiert so lange alle Randtätigkeiten einer Stelle aus, bis nur noch die Kernaufgaben übrig bleiben. Man behält im Grunde das Warum der Stelle bei. Die entfernten Aufgabenpakete werden in eine andere Funktion integriert. Meist liegt das Jobcarving (und die anschließende Besetzung dieser neu strukturierten Stellen mit den passenden Personen) in der Hand von Management und HR.

Jobcrafting hat einen anderen Blickwinkel. Hier steht das Warum des einzelnen Mitarbeiters im Mittelpunkt. Worin ist er (oder sie natürlich) gut, was bereitet ihm Freude? Indem man auf dieser Basis Aufgaben und Schwerpunkte verschiebt, passt die Stelle besser zu den Talenten und der Persönlichkeit des Mitarbeiters.

Jobcrafting bedeutet keineswegs, dass jeder einfach nur tun darf, wozu er Lust hat. Mit einem solch unverbindlichen Ansatz lässt sich kein Unternehmen wirtschaftlich führen. Gutes Jobcrafting bietet für die Organisation geschäftlich gesehen klare Vorteile:

• Optimale Nutzung der vorhandenen Talente.
• Es fördert die Zusammenarbeit zwischen Kollegen und Abteilungen.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, Fehlzeiten und Personalfluktuation sinken.
• Ein zufriedener Mitarbeiter ist produktiver, innovativer und liefert bessere Qualität.
• Stärkeres Employer Branding und eine positivere Außenwirkung bei Kunden.

Vielleicht klingt ein solch individueller Ansatz nach einem Berg an zusätzlicher Zeit und Arbeit im ohnehin schon vollen Terminkalender einer Führungskraft. Doch genau das ist nicht das Ziel.
Beim Jobcrafting ist es vor allem der Mitarbeiter selbst, der aktiv werden muss. Durch intensive Selbstreflexion und eine abenteuerliche Entdeckungsreise zu den eigenen Vorlieben und Talenten. Die Ergebnisse werden in einem Vorschlag für die ideale persönliche Arbeitssituation ausgearbeitet und anschließend mit der Führungskraft besprochen. Management und HR haben dabei die schöne Aufgabe, den Mitarbeiter in diesem Prozess zu fördern und zu unterstützen.

Wie macht man den Schritt zum Jobcrafting? Leider ist das nicht mit einem einfachen Knopfdruck erledigt. Viele Mitarbeiter müssen sich erst an diese neue Sichtweise auf Arbeit gewöhnen und daran, dass sie selbst die Regie übernehmen können. Aber auch längst nicht alle Führungskräfte sind bereits auf diese Form der Mitarbeiterführung eingestellt. HR kann hier eine wichtige Vorreiterrolle einnehmen.

Indem man die Organisation über den Mehrwert von Jobcrafting informiert oder beispielsweise unterstützend an einem Gespräch teilnimmt. Denken Sie aber auch an die Bereitstellung eines Formats, mit dem der Mitarbeiter anhand eines Stufenplans ein Bild seiner optimalen persönlichen Arbeitssituation entwickeln kann. Nutzen Sie hierfür am besten eine Online-Plattform, damit bei jedem weiteren Schritt ein Bezug zu früheren Phasen hergestellt werden kann und der Mitarbeiter einfach zu unterstützenden Informationen weiterklicken kann.

Der Weg des Mitarbeiters zur optimalen persönlichen Arbeitssituation sollte in jedem Fall die folgenden Stationen umfassen:

1. Womit beschäftige ich mich eigentlich?

In dieser Phase müssen alle Bestandteile der Stelle inventarisiert werden. Das bedeutet: die aktuelle Stelle in alle Teilaufgaben aufsplitten. Was macht man so an einem Tag? Und wie viel Zeit wird für jeden Teilbereich aufgewendet? Es kann helfen, hierfür einige Wochen lang ein Arbeitstagebuch zu führen.

Das geht natürlich in einem altmodischen Papierkalender, aber eine praktische Online-Übersicht, die automatisch die Minuten zusammenzählt, ist natürlich viel einfacher!

2. Was ist meine persönliche Top 10 (oder 20)?

Werfen Sie all diese losen Puzzleteile auf einen Haufen und bringen Sie sie in eine Reihenfolge nach persönlicher Präferenz. Welche Aufgabe gibt dem Mitarbeiter Energie? Und welche Aufgaben sind die sprichwörtlichen sauren Äpfel, in die man immer wieder beißen muss?

Es ist interessant zu sehen, ob die Aufgaben, für die die meiste Zeit aufgewendet wird, auch tatsächlich zu den persönlichen Top 3 gehören. Wenn das nicht der Fall ist, wird sofort deutlich, warum die Stelle für jemanden immer mehr zur Belastung wird.

3. Entdecke dein Talent

Ein weiterer wichtiger Schritt ist das Entdecken der eigenen Antreiber und Talente. Worin ist jemand gut und was ist eher eine Falle? Welcher Arbeitsplatz und welche Arbeitszeiten wären ideal?

Dafür gibt es unzählige Tests in allen Abstufungen und für verschiedene Zielgruppen. Lassen Sie sich bei der Auswahl gut beraten. Ein Blended-Ansatz, also neben dem Ausfüllen eines oder mehrerer Online-Fragebögen auch ein persönliches Gespräch mit einem Coach zu organisieren, ist sehr zu empfehlen.

4. Setze das ideale Puzzle zusammen

Als het goed is heeft de medewerker nu veel nieuwe inzichten gekregen. Over de inhoud van het werk, maar óók over de inhoud van zijn of haar persoonlijkheid. Alle individuele energieslurpers en energieboosters staan nu op een rijtje. Dan kunnen nu de resultaten uit stap 2 naast die van stap 3 worden gelegd. Maak, met deze nieuwe informatie, opnieuw een top 10 van de functietaken. 

De taak die de titel superenergiebooster verdient mag op 1. En de energieslurper bungelt uiteraard wat zielig onderaan.

Kan hij eigenlijk zonder al te veel afbreukrisico uit de functie gesloopt worden? Gooi die deeltaak dan opzij en bedenk of er wellicht een collega is bij wie hij wél gekoesterd zou kunnen worden. Ja, zo komen we ongemerkt toch een beetje op het pad van jobcarving, dat klopt. 

Verdeel de te besteden arbeidstijd over de verschillende onderdelen, en leg de focus vooral zo hoog mogelijk in je top 10. Zijn er nog andere wensen, zoals vaker thuiswerken, andere werktijden of een bureau dichter bij het raam?

Ontbreekt er nog een taak die wél hoog op het wensenlijstje staat, of is er extra opleiding nodig? Ook dit soort elementen spelen mee in het vinden van werkplezier, dus geef ze vooral een plekje in het persoonlijke plan.

5. Ga in gesprek met de leidinggevende

Deze stap kan best spannend zijn. Iemand komt toch met een heel persoonlijk verhaal bij de manager. Hier is goed verwachtingsmanagement essentieel: de medewerker mag niet verwachten dat alle wensen een-op-een kunnen worden ingewilligd. De manager moet even uit de ‘ja maar’-modus, goed luisteren en zoveel mogelijk meedenken in oplossingen. 

Zijn de verschuivingen niet al te groot, dan zal het niet al te moeilijk zijn om het plan om te vormen tot een nieuw persoonlijk functieprofiel. Betekent het dat er ook aan de functie-inhoud van collega’s gesleuteld zou moeten worden, dan is er natuurlijk meer werk aan de winkel.

Dan wordt het tijd voor een teamgesprek, waarbij in alle openheid en vertrouwen met elkaar ‘gekwartet’ kan worden met de verschillende wensen, talenten en tijdsbesteding.

Wat er ook uitkomt: leg de nieuwe afspraken goed vast. Het moet helder zijn wat er van iedere medewerker verwacht mag worden, maar ook voor welke onderwerpen je beter bij een collega aan kunt kloppen. Niet alleen omdat die ander er veel beter in is dan jij, maar het ook nog eens leuk vindt om te doen. 

De kracht van online

‍Jobcrafting bevat verschillende fases. Er moet veel ‘huiswerk’ worden gedaan door de medewerker, en bij de uitwerking samen met de manager en eventueel ook collega’s, zal er druk gepuzzeld worden met alle inzichten. We zeiden het al eerder: een digitaal platform, dat je inricht op de behoefte van jouw organisatie is dan heel handig. Je kunt er van alles in kwijt. Van tijdsregistratie tot functieprofielen, van drijfverenanalyses tot opleidingsplannen. 

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