Jobcrafting: Wie funktioniert das?

Jobcrafting: So funktioniert es!

Zunächst einmal: Jobcrafting ist etwas anderes als Jobcarving. Beim Jobcarving liegt der Fokus vor allem auf der Arbeit selbst. Man sortiert so lange alle Randtätigkeiten einer Stelle aus, bis nur noch die Kernaufgaben übrig bleiben. Man behält im Grunde das Warum der Stelle bei. Die entfernten Aufgabenpakete werden in eine andere Funktion integriert. Meist liegt das Jobcarving (und die anschließende Besetzung dieser neu strukturierten Stellen mit den passenden Personen) in der Hand von Management und HR.

Jobcrafting hat einen anderen Blickwinkel. Hier steht das Warum des einzelnen Mitarbeiters im Mittelpunkt. Worin ist er (oder sie natürlich) gut, was bereitet ihm Freude? Indem man auf dieser Basis Aufgaben und Schwerpunkte verschiebt, passt die Stelle besser zu den Talenten und der Persönlichkeit des Mitarbeiters.

Jobcrafting bedeutet keineswegs, dass jeder einfach nur tun darf, wozu er Lust hat. Mit einem solch unverbindlichen Ansatz lässt sich kein Unternehmen wirtschaftlich führen. Gutes Jobcrafting bietet für die Organisation geschäftlich gesehen klare Vorteile:

• Optimale Nutzung der vorhandenen Talente.
• Es fördert die Zusammenarbeit zwischen Kollegen und Abteilungen.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, Fehlzeiten und Personalfluktuation sinken.
• Ein zufriedener Mitarbeiter ist produktiver, innovativer und liefert bessere Qualität.
• Stärkeres Employer Branding und eine positivere Außenwirkung bei Kunden.

Vielleicht klingt ein solch individueller Ansatz nach einem Berg an zusätzlicher Zeit und Arbeit im ohnehin schon vollen Terminkalender einer Führungskraft. Doch genau das ist nicht das Ziel.
Beim Jobcrafting ist es vor allem der Mitarbeiter selbst, der aktiv werden muss. Durch intensive Selbstreflexion und eine abenteuerliche Entdeckungsreise zu den eigenen Vorlieben und Talenten. Die Ergebnisse werden in einem Vorschlag für die ideale persönliche Arbeitssituation ausgearbeitet und anschließend mit der Führungskraft besprochen. Management und HR haben dabei die schöne Aufgabe, den Mitarbeiter in diesem Prozess zu fördern und zu unterstützen.

Wie macht man den Schritt zum Jobcrafting? Leider ist das nicht mit einem einfachen Knopfdruck erledigt. Viele Mitarbeiter müssen sich erst an diese neue Sichtweise auf Arbeit gewöhnen und daran, dass sie selbst die Regie übernehmen können. Aber auch längst nicht alle Führungskräfte sind bereits auf diese Form der Mitarbeiterführung eingestellt. HR kann hier eine wichtige Vorreiterrolle einnehmen.

Indem man die Organisation über den Mehrwert von Jobcrafting informiert oder beispielsweise unterstützend an einem Gespräch teilnimmt. Denken Sie aber auch an die Bereitstellung eines Formats, mit dem der Mitarbeiter anhand eines Stufenplans ein Bild seiner optimalen persönlichen Arbeitssituation entwickeln kann. Nutzen Sie hierfür am besten eine Online-Plattform, damit bei jedem weiteren Schritt ein Bezug zu früheren Phasen hergestellt werden kann und der Mitarbeiter einfach zu unterstützenden Informationen weiterklicken kann.

Der Weg des Mitarbeiters zur optimalen persönlichen Arbeitssituation sollte in jedem Fall die folgenden Stationen umfassen:

1. Womit beschäftige ich mich eigentlich?

In dieser Phase müssen alle Bestandteile der Stelle inventarisiert werden. Das bedeutet: die aktuelle Stelle in alle Teilaufgaben aufsplitten. Was macht man so an einem Tag? Und wie viel Zeit wird für jeden Teilbereich aufgewendet? Es kann helfen, hierfür einige Wochen lang ein Arbeitstagebuch zu führen.

Das geht natürlich in einem altmodischen Papierkalender, aber eine praktische Online-Übersicht, die automatisch die Minuten zusammenzählt, ist natürlich viel einfacher!

2. Was ist meine persönliche Top 10 (oder 20)?

Werfen Sie all diese losen Puzzleteile auf einen Haufen und bringen Sie sie in eine Reihenfolge nach persönlicher Präferenz. Welche Aufgabe gibt dem Mitarbeiter Energie? Und welche Aufgaben sind die sprichwörtlichen sauren Äpfel, in die man immer wieder beißen muss?

Es ist interessant zu sehen, ob die Aufgaben, für die die meiste Zeit aufgewendet wird, auch tatsächlich zu den persönlichen Top 3 gehören. Wenn das nicht der Fall ist, wird sofort deutlich, warum die Stelle für jemanden immer mehr zur Belastung wird.

3. Entdecke dein Talent

Ein weiterer wichtiger Schritt ist das Entdecken der eigenen Antreiber und Talente. Worin ist jemand gut und was ist eher eine Falle? Welcher Arbeitsplatz und welche Arbeitszeiten wären ideal?

Dafür gibt es unzählige Tests in allen Abstufungen und für verschiedene Zielgruppen. Lassen Sie sich bei der Auswahl gut beraten. Ein Blended-Ansatz, also neben dem Ausfüllen eines oder mehrerer Online-Fragebögen auch ein persönliches Gespräch mit einem Coach zu organisieren, ist sehr zu empfehlen.

4. Setze das ideale Puzzle zusammen

Wenn alles gut gelaufen ist, hat der Mitarbeiter jetzt viele neue Erkenntnisse gewonnen. Über den Inhalt der Arbeit, aber auch über den Inhalt seiner oder ihrer Persönlichkeit. Alle individuellen Energiefresser und Energiebooster sind nun aufgelistet. Jetzt können die Ergebnisse aus Schritt 2 neben die aus Schritt 3 gelegt werden. Erstellen Sie mit diesen neuen Informationen erneut eine Top 10 der Aufgaben der Stelle. 

Die Aufgabe, die den Titel Super-Energiebooster verdient, darf auf Platz 1. Und der Energiefresser baumelt natürlich etwas bemitleidenswert ganz unten.

Kann er eigentlich ohne allzu großes Risiko aus der Stelle herausgelöst werden? Dann legen Sie diese Teilaufgabe beiseite und überlegen Sie, ob es vielleicht einen Kollegen gibt, bei dem er durchaus gut aufgehoben wäre. Ja, so kommen wir unbemerkt doch ein wenig auf den Pfad des Jobcarving, das stimmt. 

Verteilen Sie die verfügbare Arbeitszeit auf die verschiedenen Bereiche und legen Sie den Fokus vor allem möglichst weit oben in Ihrer Top 10. Gibt es noch weitere Wünsche, wie häufiger im Homeoffice zu arbeiten, andere Arbeitszeiten oder einen Schreibtisch näher am Fenster?

Fehlt noch eine Aufgabe, die auf der Wunschliste weit oben steht, oder ist eine zusätzliche Weiterbildung nötig? Auch solche Elemente spielen bei der Suche nach Arbeitsfreude eine Rolle, also geben Sie ihnen unbedingt einen Platz im persönlichen Plan.

5. Suchen Sie das Gespräch mit der Führungskraft

Dieser Schritt kann ziemlich spannend sein. Schließlich kommt jemand mit einer sehr persönlichen Geschichte zur Führungskraft. Hier ist ein gutes Erwartungsmanagement essenziell: Der Mitarbeiter darf nicht erwarten, dass alle Wünsche eins zu eins erfüllt werden können. Die Führungskraft muss kurz aus dem „Ja, aber“-Modus herauskommen, gut zuhören und so weit wie möglich lösungsorientiert mitdenken. 

Sind die Verschiebungen nicht allzu groß, wird es nicht allzu schwierig sein, den Plan in ein neues persönliches Stellenprofil umzuwandeln. Bedeutet es, dass auch an den Aufgabeninhalten von Kollegen gefeilt werden müsste, gibt es natürlich mehr zu tun.

Dann ist es Zeit für ein Teamgespräch, in dem in aller Offenheit und Vertrauen miteinander „Quartett gespielt“ werden kann – mit den verschiedenen Wünschen, Talenten und Zeitaufteilungen.

Was auch immer dabei herauskommt: Halten Sie die neuen Vereinbarungen gut fest. Es muss klar sein, was von jedem Mitarbeiter erwartet werden darf, aber auch, bei welchen Themen Sie besser bei einem Kollegen anklopfen. Nicht nur, weil der andere viel besser darin ist als Sie, sondern es auch noch gerne macht. 

Die Kraft von Online

‍Jobcrafting besteht aus verschiedenen Phasen. Der Mitarbeiter muss viele „Hausaufgaben“ erledigen, und bei der Ausarbeitung gemeinsam mit der Führungskraft und eventuell auch Kollegen wird eifrig mit allen Erkenntnissen gepuzzelt. Wir sagten es bereits: Eine digitale Plattform, die Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zuschneiden, ist dann sehr praktisch. Sie können dort alles unterbringen. Von Zeiterfassung bis zu Stellenprofilen, von Antreiberanalysen bis zu Weiterbildungsplänen. 

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