5+ Tipps für sensible Online-Gespräche

Durch die Coronakrise haben wir sehr viele eingefahrene Regeln neu erfunden. Arbeiten von zu Hause, nur wenige Personen in einem Raum, anderthalb Meter Abstand halten… Dank einer ordentlichen Portion Kreativität gelingt es den meisten Mitarbeitern zum Glück weiterhin, ein gutes geschäftliches Ergebnis zu erzielen. Aber wie lässt sich bei heikleren Gesprächsthemen der fehlende persönliche Kontakt ausgleichen?

Gespräch auf Distanz und trotzdem nah: Wie geht das?

‍Erinnern Sie sich noch? An die Zeit vor Corona? Sie kommt uns inzwischen vor wie ein anderes Leben: die Leichtigkeit, mit der man Bewerber ins Büro einlud, mit jemandem in einem kleinen Besprechungsraum ein Fehlzeitengespräch führte oder mit der ganzen Abteilung in einem stickigen Sitzungssaal eine Teambesprechung abhielt. Es war alles so selbstverständlich.

Bis Mitte März wegen der Coronagefahr alles dichtgemacht wurde.

Das arbeitende Land kam mit lautem Quietschen zum Stillstand. Homeoffice lautete die Devise, es sei denn, man war in einem „systemrelevanten Beruf“ tätig. Fast alle verschanzten sich zu Hause, als wäre es ein Schutzbunker. Und wir arbeiteten weiter. Laptops summten, Handys piepten. So lernten wir, die Wirtschaft am Laufen zu halten. 

Aber natürlich können wir es dabei nicht belassen. Ein Status quo reicht nicht aus.

Wir dürfen nicht stehen bleiben, wir müssen weitermachen. Weiter aufbauen, weiter lernen, frische Ideen und neue Mitarbeiter ins Unternehmen holen. Nur so bleibt eine Organisation gesund.

Und das bedeutet: HR ist gefragt. Mit pointierten Vorstellungsgesprächen, motivierendem Fehlzeitenmanagement und einem wirksamen Beurteilungszyklus.

Aber wie gelingt das unter all diesen Einschränkungen? Wenn persönlicher Kontakt (noch) nicht möglich ist und alle mit ihrem Bildschirm verwachsen scheinen? Vielleicht helfen Ihnen diese Tipps, mit denen sich der Online-Kontakt trotzdem warm und nah gestalten lässt.

Tipp 1. Face-to-Face geht auch online

‍Nicht jeder ist mit dem Talent gesegnet, ein Telefongespräch in ein komplettes Hörspiel zu verwandeln.

Natürlich hört man eine Stimme, aber man sieht weder Mimik noch Körpersprache seines Gesprächspartners. Dadurch lässt sich schwerer zwischen den Zeilen lesen, und ehe man sich versieht, verpasst man genau das Wesentliche.

Nutzen Sie daher die Möglichkeiten von Videotelefonie ausgiebig. Machen Sie es bei Einzelgesprächen nicht zu kompliziert.

Keine Ausflüge zu Zoom, Hangouts oder anderen Systemen, bei denen Sie erst eine halbe Stunde mit Einstellungen („Ich habe kein Bild“), der Beseitigung von Knacken („Sie klingen wie in einem Hallraum“) oder unleserlichen Texten beschäftigt sind.

Nutzen Sie, was fast jeder für alltägliche Dinge nutzt: WhatsApp. Mit Kamerafunktion. Kinderleicht. So schauen Sie sich trotzdem in die Augen, ohne zusätzlichen Stress.

Tipp 2. Gehen Sie es langsamer an

‍Ja, wir glauben an Videogespräche. Aber trotzdem ist es anders. Informationen, die uns über Bildschirme erreichen, werden in unserem Gehirn anders verarbeitet. Es kostet mehr Energie, wir klinken uns schneller aus.

Vielleicht fühlt sich jemand auch etwas unwohl, weil der andere in die häusliche Umgebung eindringt. Man fühlt sich zusätzlich beobachtet, weil eine Kamera kaum Rückzugsraum bietet.

Versuchen Sie, dies zu berücksichtigen, und zeigen Sie Verständnis und Respekt für die Privatsphäre des anderen.

Begrenzen Sie Ihr Online-Gespräch in Zeit und Inhalt. Teilen Sie die große Teambesprechung lieber in zwei kürzere Sitzungen auf. Dosieren Sie emotional belastende Gespräche, indem Sie der anderen Person per E-Mail die Möglichkeit geben, sich in Ruhe vorzubereiten.

Senden Sie die Unterlagen zu diesem komplexen Projekt rechtzeitig vor dem Meeting, damit sich alle gut einlesen können. Das hätte eigentlich schon im „alten Normal“ Standard sein sollen, ist jetzt aber umso wichtiger.

‍Tipp 3. Ein geeigneter Ort für Ihr Online-Gespräch

‍Theoretisch lässt sich ein Online-Gespräch natürlich überall führen, solange eine gute Internetverbindung besteht. In der Praxis funktioniert das jedoch nicht. Ein geschäftliches Gespräch ist ein geschäftliches Gespräch – erst recht, wenn es um sensible Daten geht oder die berufliche Zukunft von jemandem davon abhängt.

Solche Gespräche führt man nicht an der Supermarktkasse, auf dem Schulhof oder im Zug.

Sorgen Sie also für einen geeigneten Ort für Ihr Online-Gespräch. Setzen Sie sich in einen ruhigen Raum, in dem Sie nicht von einem bellenden Hund, quengelnden Kindern oder einer Katze auf der Tastatur gestört werden.

Aber das ist noch nicht alles. Gönnen Sie auch Ihrem Gesprächspartner eine solche Umgebung. Vereinbaren Sie daher klar, wer wen zu welcher Zeit anruft, damit sich die andere Person darauf einstellen kann.

Schauen Sie sich außerdem um, bevor Sie die Kamera einschalten. Ist der Hintergrund repräsentativ und professionell genug? Bekommt Ihr Gesprächspartner während des Vorstellungsgesprächs etwa Bikinifotos, Wäscheberge oder leere Weinflaschen zu sehen?

Tipp 4. Wägen Sie Ihre Worte ab

‍Wir kennen sie alle: die aus dem Ruder gelaufenen Meinungsverschiedenheiten aufgrund ungeschickt formulierter E-Mails.

Das war schon vor Corona ein Thema. Aber da wir uns jetzt seltener persönlich treffen, haben wir noch weniger Gelegenheit, Dinge direkt zu klären. Ganz zu schweigen davon, dass man sich mal kurz auf die Schulter klopfen, die Hand schütteln und fröhlich weitermachen kann.

Zudem sind viele nach einigen Wochen im „neuen Normal“ ohnehin dünnhäutiger.

Wägen Sie Ihre Worte beim Schreiben daher noch sorgfältiger ab als zuvor. Wenn Sie einen Scherz machen, etwas nicht wörtlich meinen oder den anderen nicht verstehen: Wählen Sie ein passendes Smiley, um die Situation aufzulockern.

Merken Sie, dass ein E-Mail-Wechsel eskaliert? Dann greifen Sie zum Hörer und klären Sie es persönlich.

Ja, manchmal muss man sein Ego kurz zurückstellen, um danach die Früchte einer guten Zusammenarbeit zu ernten.

Tipp 5. Sorgen Sie für Klarheit

‍Der eine ist visuell veranlagt, der andere liest Informationen lieber schwarz auf weiß. So viele Menschen, so viele Arbeitsweisen. Versuchen Sie daher, so weit wie möglich blended zu arbeiten, um allen gerecht zu werden.

Eine schriftliche Zusammenfassung der getroffenen Vereinbarungen nach einem Video-Call kann viele Unklarheiten beseitigen, selbst für diejenigen, die am Gespräch teilgenommen haben.

Haben Sie ein Online-Meeting mit vielen Teilnehmern oder eine Präsentation, bei der Sie volle Konzentration benötigen? Treffen Sie klare Absprachen zum Stummschalten des Mikrofons oder nutzen Sie lieber eine private Chatfunktion.

Das verhindert ein Durcheinander, bei dem alle durcheinanderreden, oder eine Chatbox, die nur durch irrelevante Informationen ablenkt („Hallo Marjolein, du auch hier?!“).

Benötigen Sie weitere Tipps?

‍Wir sind an die Arbeit im Online-Modus gewöhnt und sind selbst schon in die meisten Fettnäpfchen getreten. Daher haben wir viele Tipps in diesem Bereich. Können Sie noch etwas Unterstützung bei der Online-Zusammenarbeit gebrauchen? Dann kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Gespräch.