5+ Tipps für sensible Online-Gespräche

Door de coronacrisis hebben we heel veel ingesleten regels opnieuw uitgevonden. Werken vanuit huis, een beperkt aantal mensen in een ruimte, anderhalve meter afstand houden… Dankzij een flinke dosis creativiteit weten de meeste medewerkers gelukkig nog een prima zakelijke output te bereiken. Maar hoe kun je bij meer gevoelige gespreksonderwerpen het gemis aan live contact compenseren?

Gesprek op afstand maar tóch dichtbij: hoe doe je dat?

‍Weet je het nog? Het precoronatijdperk? Het lijkt inmiddels op een ander leven: het gemak waarmee je sollicitanten uitnodigde op kantoor, met iemand een verzuimgesprek voerde in een kleine gespreksruimte of met de hele afdeling werkoverleg hield in een bedompte vergaderzaal. Het was allemaal zo gewoon.

Totdat medio maart het hek op slot ging door de coronadreiging.

Werkend Nederland kwam luid piepend tot stilstand. Thuiswerken werd het devies, tenzij je in een ‘vitaal beroep’ actief was. Bijna iedereen verschanste zich in huis, als ware het een schuilkelder. En we werkten dóór. Laptops zoemden, mobieltjes piepten. En zo leerden we de economie draaiend te houden. 

Maar natuurlijk kunnen we het hier niet bij laten. Een status quo is niet voldoende.

We mogen niet stilstaan, we moeten dóór. Blijven bouwen, blijven leren, frisse ideeën en verse mensen binnenhalen. Alleen dan blijft een organisatie gezond.

En dat betekent: HR moet aan de bak. Met scherpe sollicitatiegesprekken, motiverend verzuimmanagement en een effectieve evaluatiecyclus.

Maar hoe doe je dat, met alle beperkingen? Als live contact (nog) niet mogelijk is en iedereen vergroeid lijkt met zijn beeldscherm? Misschien heb je wat aan deze tips, waarmee je online contact tóch warm en dichtbij kunt maken.

Tip 1. Face-to-face kan ook online

‍Niet iedereen is gezegend met het talent om een telefoongesprek tot een compleet hoorspel om te toveren.

Natuurlijk hoor je een stem, maar je ziet de mimiek en bodylanguage van je gesprekspartner niet. Daardoor kun je minder makkelijk tussen de lijntjes lezen en voor je het weet mis je net de essentie.

Maak daarom gretig gebruik van de mogelijkheden van videobellen. Maak het bij een-op-een-gesprekken niet te ingewikkeld.

Geen uitstapjes naar Zoom, Hangouts of andere systemen waarbij je eerst een half uur bezig bent met instellingen (“Ik heb geen beeld”), het wegwerken van kraakjes (“Je klinkt als een echoput”) of onleesbare teksten.

Gebruik wat bijna iedereen gebruikt voor huis-tuin-en-keukendingen: WhatsApp. Mét camerafunctie. Een kind kan de was doen. Zo kijk je elkaar toch in de ogen zonder extra stress.

Tip 2. Slow down

‍Ja, wij geloven in videogesprekken. Maar tóch is het anders. Informatie die via beeldschermen tot ons komt, wordt anders verwerkt in ons brein. Het kost meer energie, we haken eerder af.

Misschien voelt iemand zich ook wat ongemakkelijk, omdat de ander binnendringt in de thuisomgeving. Je voelt je extra bekeken, omdat een camera weinig ontsnappingsruimte biedt.

Probeer hier rekening mee te houden, toon begrip en respect voor iemands privacy.

Houd je online gesprek beperkt in tijd én inhoud. Knip dat grote werkoverleg liever op in twee korter durende sessies. Doseer emotioneel beladen gesprekken door iemand via e-mail de kans te bieden om zich rustig voor te bereiden.

Senden Sie die Unterlagen zu diesem komplexen Projekt rechtzeitig vor dem Meeting, damit sich alle gut einlesen können. Das hätte eigentlich schon im „alten Normal“ Standard sein sollen, ist jetzt aber umso wichtiger.

‍Tipp 3. Ein geeigneter Ort für Ihr Online-Gespräch

‍Theoretisch lässt sich ein Online-Gespräch natürlich überall führen, solange eine gute Internetverbindung besteht. In der Praxis funktioniert das jedoch nicht. Ein geschäftliches Gespräch ist ein geschäftliches Gespräch – erst recht, wenn es um sensible Daten geht oder die berufliche Zukunft von jemandem davon abhängt.

Solche Gespräche führt man nicht an der Supermarktkasse, auf dem Schulhof oder im Zug.

Sorgen Sie also für einen geeigneten Ort für Ihr Online-Gespräch. Setzen Sie sich in einen ruhigen Raum, in dem Sie nicht von einem bellenden Hund, quengelnden Kindern oder einer Katze auf der Tastatur gestört werden.

Aber das ist noch nicht alles. Gönnen Sie auch Ihrem Gesprächspartner eine solche Umgebung. Vereinbaren Sie daher klar, wer wen zu welcher Zeit anruft, damit sich die andere Person darauf einstellen kann.

Schauen Sie sich außerdem um, bevor Sie die Kamera einschalten. Ist der Hintergrund repräsentativ und professionell genug? Bekommt Ihr Gesprächspartner während des Vorstellungsgesprächs etwa Bikinifotos, Wäscheberge oder leere Weinflaschen zu sehen?

Tipp 4. Wägen Sie Ihre Worte ab

‍Wir kennen sie alle: die aus dem Ruder gelaufenen Meinungsverschiedenheiten aufgrund ungeschickt formulierter E-Mails.

Das war schon vor Corona ein Thema. Aber da wir uns jetzt seltener persönlich treffen, haben wir noch weniger Gelegenheit, Dinge direkt zu klären. Ganz zu schweigen davon, dass man sich mal kurz auf die Schulter klopfen, die Hand schütteln und fröhlich weitermachen kann.

Zudem sind viele nach einigen Wochen im „neuen Normal“ ohnehin dünnhäutiger.

Wägen Sie Ihre Worte beim Schreiben daher noch sorgfältiger ab als zuvor. Wenn Sie einen Scherz machen, etwas nicht wörtlich meinen oder den anderen nicht verstehen: Wählen Sie ein passendes Smiley, um die Situation aufzulockern.

Merken Sie, dass ein E-Mail-Wechsel eskaliert? Dann greifen Sie zum Hörer und klären Sie es persönlich.

Ja, manchmal muss man sein Ego kurz zurückstellen, um danach die Früchte einer guten Zusammenarbeit zu ernten.

Tipp 5. Sorgen Sie für Klarheit

‍Der eine ist visuell veranlagt, der andere liest Informationen lieber schwarz auf weiß. So viele Menschen, so viele Arbeitsweisen. Versuchen Sie daher, so weit wie möglich blended zu arbeiten, um allen gerecht zu werden.

Eine schriftliche Zusammenfassung der getroffenen Vereinbarungen nach einem Video-Call kann viele Unklarheiten beseitigen, selbst für diejenigen, die am Gespräch teilgenommen haben.

Haben Sie ein Online-Meeting mit vielen Teilnehmern oder eine Präsentation, bei der Sie volle Konzentration benötigen? Treffen Sie klare Absprachen zum Stummschalten des Mikrofons oder nutzen Sie lieber eine private Chatfunktion.

Das verhindert ein Durcheinander, bei dem alle durcheinanderreden, oder eine Chatbox, die nur durch irrelevante Informationen ablenkt („Hallo Marjolein, du auch hier?!“).

Benötigen Sie weitere Tipps?

‍Wir sind an die Arbeit im Online-Modus gewöhnt und sind selbst schon in die meisten Fettnäpfchen getreten. Daher haben wir viele Tipps in diesem Bereich. Können Sie noch etwas Unterstützung bei der Online-Zusammenarbeit gebrauchen? Dann kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Gespräch.