Tipps für ein produktiveres, effizienteres und angenehmeres HR-Team

Jeder HR-Manager wird es bestätigen: Personalarbeit ist niemals langweilig. Sobald es innerhalb der Organisation oder bei einem Mitarbeiter Entwicklungen gibt, steht man im HR-Bereich in der ersten Reihe, um zu handeln oder Brände zu löschen. Kein Arbeitstag gleicht dem anderen.

Das klingt vielleicht nach einem Traumjob. Aber es ist auch harte Arbeit. Den Terminkalender ohne Murren mit der Flexibilität eines Gummibands umwerfen. Supersonisch spezialisiertes Wissen aus dem Ärmel schütteln können, um ein dringendes Problem zu lösen. Und oft auch Dinge aufräumen, die andere Abteilungen liegen gelassen haben.

Das verlangt einiges von Ihrem HR-Team. Mit diesen Tipps legen Sie eine wichtige Grundlage, um nicht härter, sondern klüger zu arbeiten.

1. Digitalisieren

‍Eine Abfindung, das Renteneintrittsalter oder den Urlaubsanspruch berechnen? Fristen bei der Wiedereingliederung streng überwachen? Machen Sie es allen leicht und schaffen Sie praktische HR-Apps oder -Tools an. Stellen Sie diese auf einer gemeinsamen Wissensplattform bereit, damit Sie sie nicht jedes Mal neu suchen müssen. Das spart allen viel Zeit und verringert die Fehlerquote.

2. Automatisch auf dem Laufenden bleiben

‍HR ist mit verschiedenen anderen Disziplinen verknüpft und selbst ständig in Bewegung. Dennoch verlassen sich die Führungskräfte, die sich an HR wenden, auf fundierte Antworten. Wie können Sie sicherstellen, dass alle über die neuesten Entwicklungen informiert sind?

Glücklicherweise ist es nicht mehr nötig, ständig Zeitungen, Fachzeitschriften oder Nachrichten im Blick zu behalten. Das erledigen andere bereits für Sie! Abonnieren Sie (oft kostenlose) Wissensportale und nutzen Sie Alerts sowie Newsletter sinnvoll.

Zusatztipp von uns: Vergessen Sie nicht, ab und zu kritisch durch Ihre Abonnements zu gehen, sonst versinkt Ihr Posteingang im Chaos.

3. Teilen Sie Ihr Wissen

‍Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen, dass Sie sich gegenseitig informieren, wenn Sie etwas Neues entdeckt haben. So halten Sie sich gegenseitig auf dem Laufenden und die Qualität des Teams hoch. Sind Sie stolz auf das Ergebnis eines Projekts, haben Sie einen fantastischen Brief geschrieben oder einen rechtssicheren Arbeitsvertrag erstellt? Stellen Sie die Best Practices auf die HR-Wissensplattform.

Halten Sie regelmäßig Intervisionssitzungen ab, in denen Sie schwierige Fälle gemeinsam besprechen. Dies hat nicht nur einen Lerneffekt. Sie werden merken, dass es auch den Zusammenhalt stärkt, wenn Sie teilen, woran Sie arbeiten, und Unterstützung von Ihren Kollegen erfahren.

4. Standardisieren

‍Es spart nicht nur Zeit, nach festen Verfahren zu arbeiten und dieselben Formate zu verwenden. Sie strahlen zudem Professionalität aus und schaffen mehr Klarheit – sowohl für Ihr Team als auch für den Rest der Organisation.

Stellen Sie feste Formate und Vorlagen für Briefe und Verträge auf die HR-Wissensplattform. Dann wissen Sie sicher, dass HR immer mit derselben Tonalität kommuniziert und alles rechtlich wasserdicht ist. Mit der Online-Akademie von Pluvo haben Sie einen zentralen Ort, an dem Mitarbeiter, Kursteilnehmer oder Kunden alles wiederfinden können.

Werfen Sie auch regelmäßig einen kritischen Blick auf die verschiedenen Prozesse und Workflows. Arbeiten alle Kollegen nach demselben Schema? Ist die Arbeitsreihenfolge noch logisch und entspricht inhaltlich alles dem aktuellen Tarifvertrag und der Gesetzgebung? Vereinbaren Sie eine einheitliche Arbeitsweise und führen Sie diese im Rest der Organisation ein. Und ja, manchmal muss man streng sein: Wenn sich jemand nicht an die Absprachen hält, wird es nicht bearbeitet.

5. Loslassen, wo es möglich ist

‍Immer mehr Mitarbeiter sind es gewohnt, ihre privaten Angelegenheiten selbst online zu regeln. Dieser Trend lässt sich hervorragend auf die Arbeit übertragen.

Implementieren Sie ein Self-Service-System in der HR-Umgebung. Es lässt den Mitarbeitern ein Stück Eigenverantwortung und Sie müssen weniger Zeit mit administrativem Aufwand verbringen.

Hinterfragen Sie auch kritisch die Rollenverteilung zwischen Management und HR. Agiert HR in Ihrem Unternehmen beratend oder entscheidend? Übernehmen Führungskräfte ausreichend Verantwortung für ihre eigene Abteilung, oder wird traditionell noch immer abwartend auf HR geschaut?

Vielleicht eine Selbstverständlichkeit, aber für die Akzeptanz enorm wichtig: Falls Sie die Rollenverteilung ändern möchten, vergessen Sie nicht, zuerst das Gespräch mit dem Management-Team zu suchen und dies klar an die anderen Abteilungen zu kommunizieren. Evaluieren Sie nach einiger Zeit innerhalb und außerhalb des Teams, wie die Änderung ankommt. Zusätzliche Tipps und frische Ideen helfen Ihnen schließlich dabei, Ihre HR-Arbeit noch besser zu machen!

Brauchen Sie mehr Inspiration?
Es gibt viele Online-Möglichkeiten, um Ihre Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten. Sehen Sie vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr oder wünschen Sie sich einfach einen frischen Blick von außen? Kontaktieren Sie uns gerne, wir helfen Ihnen weiter!

‍