Interne Kommunikation: Mitarbeiter informieren und inspirieren!

Gut zu kommunizieren ist vielleicht das Schwierigste, was es gibt. Das gilt für private Beziehungen, aber auch für Geschäftsbeziehungen. Vielleicht ist es nicht so aufregend, trockene Fakten und Neuigkeiten im Einzelgespräch zu teilen. Aber es ist die Unterströmung, das Timing und die Last, die Worte haben können, und das Gefühl, das dadurch hervorgerufen werden kann, das ist der Haken.

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Interne Kommunikation: Was ist das wirklich?‍

Interne Kommunikation beinhaltet nicht um Nachrichten an Kunden, potenzielle Bewerber oder Dienstleister zu senden. Wir sprechen von interner Kommunikation, wenn es um den Prozess des Informationsaustauschs und der Interaktion innerhalb einer Organisation geht. Dies umfasst alle Ebenen: zwischen MT und Mitarbeitern, aber auch zwischen Kollegen.

Dabei handelt es sich immer um einen Sender (oder eine Gruppe von Sendern) und einen Empfänger (oder eine Gruppe von Empfängern). Kommunikationstools werden verwendet, um eine Nachricht zu übertragen oder Informationen von dem oder den Absendern zu dem/den Empfänger (n) auszutauschen und umgekehrt. Das klingt natürlich nach einem sehr noblen Ziel und einem klaren Prozess. Aber während des Austauschs kann es zu Geräuschen kommen. Nachrichten werden vom Empfänger anders verstanden als vom Absender beabsichtigt. Oder die Information wird einfach nicht verstanden oder stößt auf Widerstand. Und dann sind die Rüben fertig.

Warum ist die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern so wichtig?‍

Ohne zu übertreiben: Eine effektive interne Kommunikation ist das Schmiermittel für Ihr Unternehmen. Wenn Sie es richtig machen, werden Sie bald an verschiedenen Fronten von den Vorteilen profitieren. Um nur einige zu nennen:

• Wissenstransfer
  Eine neue Arbeitsweise, andere Vorschriften, Systeme oder Geräte oder ein umarbeitend: nur ein paar Beispiele, die einen großen Einfluss auf die tägliche Arbeit eines Menschen haben können. Als Arbeitgeber haben Sie eine wichtige Fürsorge- und Informationspflicht gegenüber Ihren Mitarbeitern. Aber verstehst du interner Wissensaustausch Gut gemacht, Sie werden nicht nur Bußgelder vermeiden. Es macht auch eine Arbeitsumgebung viel übersichtlicher und sicherer.
  
• Mehr Mitarbeiterengagement
  Eine gute Kommunikation innerhalb einer Organisation gibt den Mitarbeitern ein Gefühl von Transparenz, Vertrauen und Sicherheit. Sie fühlen sich gehört und geschätzt, wissen, was vor sich geht, und engagieren sich daher stärker für ihren Arbeitgeber und ihre Kollegen.
  
• Höhere Produktivität
  Wenn Sie zeitnah und klar kommunizieren, sind die Mitarbeiter gut informiert und Sie vermeiden Missverständnisse und Unklarheiten. Die Mitarbeiter wissen genau, was von ihnen erwartet wird und sind auf derselben Wellenlänge. Sie werden effektiver und effizienter arbeiten und die Produktivität wird deutlich steigen. Das macht nicht nur die Mitarbeiter selbst glücklich. Das sorgt auch bei der MT für ein Lächeln von Ohr zu Ohr!
  
• Ermutigt Partnerschaft
  Eine offene interne Kommunikation verhindert das Inselgefühl. Kommunikation baut starke Brücken zwischen Abteilungen, und die Menschen fühlen sich auch individuell stärker verbunden. Dadurch entsteht ein Arbeitsumfeld, in dem es ganz natürlich ist, Ideen auszutauschen, Probleme gemeinsam zu lösen und sich gegenseitig Feedback zu geben. Das macht eine Organisation nicht nur produktiver, sondern auch innovativer.
  
• Beugt Fluktuation vor
  Gute interne Kommunikation wirkt Wunder für die Erfahrung der Mitarbeiter in Ihrer Firma. Der regelmäßige, klare Informationsaustausch wird von den Mitarbeitern als positiv und unterstützend empfunden und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich. Weil sie sich gehört fühlen und mehr mit dem Unternehmen verbunden sind, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie sich für eine Karriere bei einem Konkurrenten entscheiden. Schließlich sind Sie es schon attraktiv genug als Arbeitgeber.

Wie stellen Sie eine optimale interne Kommunikation sicher?‍

Es sollte klar sein: Die Bedeutung einer guten Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern ist groß. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies sicherzustellen. Natürlich geben wir dir ein paar Tipps!

1. Interne Wissensplattform

Vielleicht sieht es aus wie eine „Wir von WC-Duck“ -Anzeige, aber in Wirklichkeit: ein zentraler Online-Ort, an dem Mitarbeiter interne Neuigkeiten erhalten und Schulbildung es finden zu können funktioniert. Fast jeder hat ein Smartphone zur Verfügung und weiß, wie man sich einloggt und Dinge nachschaut. Nutzen Sie dies, indem Sie eine benutzerfreundliche Wissensplattform einrichten, die leicht an den Benutzer angepasst werden kann und daher dem Wissensstand und den Informationsbedürfnissen entspricht.

Ein solcher Filter ist ziemlich wichtig. Weil Petra die Lkw-Fahrerin oder Stef der Stecker einfach andere Vorkenntnisse und Interessen haben als Finanzkontrolleur Jan.

Wenn Sie zu kompliziert kommunizieren, wird wahrscheinlich eine Person aussteigen, und wenn die Informationen zu einfach sind, fühlt sich die andere Person nicht ernst genommen. Deshalb: filtern und erkennen, dass Kommunikation wirklich ein Beruf ist.

2. Multimedial

Die eine Person ist ein Social-Media-Zauberer, die andere mag Klassenzimmerunterricht der alten Schule oder ein Papiermagazin, das in regelmäßigen Abständen erscheint. Jeder Mensch ist anders. Beschränken Sie sich daher nicht auf eine Informationsquelle, sondern sprechen Sie Ihre Mitarbeiter über verschiedene Kanäle an. Dann haben Sie die größte Chance, sie alle zu erreichen.

Darüber hinaus verhindern Sie digitale Müdigkeit durch zu viel Bildschirmnutzung nutzt man auch die Wiederholungskraft optimal aus.

Dies kann geschehen mit Hilfe von:

• Social-Media-Plattform
• wöchentliche Newsletter per E-Mail oder Papier
• altmodische Message Boards in der Kantine oder am Arbeitsplatz
• Videoanrufe
• WhatsApp-Gruppen
• Informationsgespräche oder Unterricht von Angesicht zu Angesicht
  

3. Halte es einfach

Wir haben es schon einmal gesagt: Bei guter interner Kommunikation geht es nicht nur darum, Ihren Mitarbeitern trockene Fakten und Neuigkeiten zu vermitteln. Sie müssen auch wirklich verstehen und fühlen, was Ihre Botschaft ist. Vielleicht klingt das ein bisschen vage, ist es aber bestimmt nicht.

Wenn Sie mit Ihrer Kommunikation den Anschluss verpassen, bleiben die Informationen nicht haften oder, noch schlimmer, sie werden falsch erklärt.

Deshalb ist unsere Botschaft kurz und deutlich: Keep it simple. Also:

• Benutze eine einfache Sprache
• Vermeiden Sie Fachjargon
• Teilen Sie lange Informationen in kurze Informationen („Snacks“) auf
• Nutze die Kraft der Wiederholung
• Alternative Textbereiche mit ansprechender Grafik (Grafik-, Foto- und Videomaterial)

4. Wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter wollen!

Natürlich können Sie von Ihrem Elfenbeinturm aus alles erfinden, aber dann erhalten Sie am Arbeitsplatz nicht die Unterstützung und Interaktion, die Sie sich vorstellen.

Es ist wichtig zu wissen, was Ihre Mitarbeiter brauchen. Ist das Fachliteratur, ein aktualisiertes Benutzerhandbuch, E-Learning, Live-Treffen oder nur ein Chatroom für soziale Kontakte mit Managern und Kollegen?

Du wirst bald herausfinden, ob du eine Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit (MTO) ausschalten. Dies ist natürlich mit einem Papierdokument möglich, das mit einem Stift ausgefüllt werden kann. Es ist jedoch viel einfacher, Ihr MTO online zu erledigen. Dann kannst du auch Kollegen erreichen, die zu Hause krank sind oder an einem anderen Standort arbeiten. Außerdem sind die Ergebnisse viel einfacher zu verarbeiten.

5. Evaluieren und anpassen

Stellen Sie sicher, dass Sie keinen Plan in Beton umsetzen. Die Welt um uns herum ist sehr veränderlich, und dazu gehören auch Ihre Organisation und Ihre Mitarbeiter.

Überprüfen Sie regelmäßig die Effektivität Ihrer internen Kommunikation.

• Behalte die Engagement der Mitarbeiter mit, wie der Teilnahme an Firmenveranstaltungen, Feedbackraten und Zufriedenheitsumfragen.
• Prüfen Sie die Erfolgsquote interner Kurse und antworten Sie darauf.
• Behalten Sie ein zuvor erwähntes MTO bei.
• Ermutigen Sie multidisziplinäre Arbeits- und Projektgruppen und konzentrieren Sie sich zusätzlich auf die Kommunikation.
• Interagieren Sie persönlich mit Vertretern der verschiedenen Abteilungen.

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Besteht offenbar Bedarf an anderen Kommunikationsmitteln, oder sollte an Inhalten oder Frequenzen herumgebastelt werden? Fällt Ihnen auf, dass es aufgrund interner Kommunikation oft zu Missverständnissen kommt? Nehmen Sie die Kommentare und Tipps Ihrer Mitarbeiter mit. Ebenfalls praktisch: nutzen Sie die bewährte Verfahren von Gleichaltrigen. Oder von Pluvo!

Schließlich können Sie sicher zu uns kommen. klopfe an die Tür und bitte sie, mit dir mitzudenken. Das würden wir gerne tun: Wir sehen darin eine großartige Gelegenheit, voneinander zu lernen!