The 5 Moments of Need model and how to use it effectively

The 5 Moments of Need™ methodology is a practical model for achieving higher employee performance. By addressing these "moments of need" when designing and developing learning and development within an organization, you can ensure that knowledge acquisition, retention, and application are improved, which is, of course, the ultimate goal of any learning experience.

The model, developed by Bob Mosher and Conrad Gottfredson, is based on 5 moments when professionals need information and when they learn. The five moments of learning need are:

1. When learning something for the first time
2. When wanting to learn more
3. When trying to apply and/or remember
4. When something goes wrong
5. When things change

Within this approach, learning is linked to employee performance, making the return on investment of learning directly measurable—which is very interesting for organizations and companies!

In this blog, we will tell you how you can shape learning processes for each of the 5 Moments of Need and what you need to keep in mind.

1. When employees learn something for the first time

In this "Moment of Need," it is important for the employee to build a solid foundation of knowledge. This is the phase where they first encounter the concept they are going to learn. For acquiring basic knowledge, an e-learning course (on a platform like Pluvo) that the employee can go through at their own pace can be used very effectively.

It is important that the employee feels at all times that they understand and appreciate why it is important to acquire this knowledge.

You can do this by linking the knowledge directly to daily work practices and making it very concrete. For example, take the employee step-by-step through a (basic) work process that they will likely encounter regularly in their daily work.

This makes it much easier for them to translate theory into practice later on.

2. When employees want to learn more

During this "Moment of Need," it is clear to the employee where they have more to learn. For example, if they have just learned the basics of a work process and know what role they play in it, they will want to delve deeper into what this knowledge specifically means for them in their daily work.

The follow-up to the "foundation" from step 1 does not look the same for everyone; it depends entirely on prior knowledge and the follow-up activities expected of the employee.

A useful way to determine where an employee currently stands and what the next logical step is for them in terms of learning is to measure their knowledge through a survey, conversation, or other check-in moment.

Next, it is determined what the employee will focus on for further study. If there are multiple employees going through the same learning process, they can also be linked together as a group and go through a group program.‍

3. When employees try to remember and apply knowledge

After the employee has built a solid foundation of knowledge, they will likely need handy checklists, reminders, or tools that can be used the moment they are needed.

If it concerns a first-aid course, for example, it is useful to create an infographic for employees that shows exactly the steps to follow in case of resuscitation or evacuation. Or, if an employee is learning how a new Learning Management System works, it is helpful if they have a short checklist with all the steps to log in and find the information they need.

It is important here that the employee has access to this information at all times and that it is truly short, concise, and easy to follow/apply.

4. Wanneer er iets fout gaat

Wanneer er iets mis gaat tijdens het leren, wil de medewerker natuurlijk niet voelen dat hij/zij er alleen voorstaat. Daarom wil je de medewerker ten alle tijde de geruststelling geven dat er support aanwezig is.

Bij Pluvo kan de medewerker bijvoorbeeld eenvoudig gebruik maken van de chatfunctie om hulp in te schakelen. Maar dit kan ook door middel van Q&A’s, een online forum of een andere vorm van live chat (WhatsApp support, bijvoorbeeld).

Als deze optie niet aanwezig is, is de medewerker waarschijnlijk veel sneller geneigd om het bijltje erbij neer te gooien. 

5. Wanneer er iets verandert voor medewerkers

Het kan voorkomen dat medewerkers op een bepaald moment getraind zijn in bepaalde beleidsmaatregelen en procedures, en dat deze dan intern veranderen. Best lastig, want dit betekent dat de medewerker eerst iets moet “ontleren” voordat hij/zij daar nieuwe informatie voor in de plaats kan toevoegen.

Het is belangrijk om te benadrukken waarom de beleidsmaatregel of procedure is veranderd en waarom deze verandering van belang is voor de medewerker en zijn/haar dagelijkse werk. Een handige manier om kennis te testen is bijvoorbeeld door middel van een quiz (let hierbij op dat medewerkers er niet even “snel, snel” door heen gaan en random a,b of c klikken, maar echt gericht antwoord moeten geven) of een vragenlijst.

Als er discrepanties bestaan tussen de kennis van de medewerker en de nieuwe versie van de informatie, kun je de medewerker meer informatie geven en laten oefenen met het toepassen van de nieuwe beleidsmaatregel of procedure in de praktijk.

De 5 Moments of Need toepassen in jouw organisatie

‍Door de 5 Moments of Need methodology toe te passen, kun je effectief inspelen op de verschillende momenten waarop medewerkers behoefte hebben aan informatie en ondersteuning. Dit model zorgt ervoor dat leren niet alleen plaatsvindt in de klas of tijdens formele trainingen, maar geïntegreerd wordt in de dagelijkse werkpraktijk. Hierdoor worden medewerkers beter ondersteund in hun leerproces en kan kennis op een meer natuurlijke en effectieve manier worden toegepast.

Pluvo helpt je graag om dit model in jouw organisatie toe te passen. De combinatie van ons leerplatform met ons didactische & technische serviceteam zorgt ervoor dat het leerrendement in jouw organisatie stukken hoger wordt! Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!