Onboarding new employees: how do you do it?

With the right onboarding for new employees, you build loyalty among your new staff and foster a close-knit team. It’s crucial, if you ask us! The 'war for talent' makes it increasingly difficult to retain good employees within your organization. Once you’ve found a suitable candidate, there’s no guarantee they will stay. One in three employees moves to another company after just a year.

And that is problematic for your organization. Did you know that replacing an employee costs between 50% and 150% of their annual salary? You want to avoid that happening often. And you can! By implementing successful onboarding. In this blog, we explain what the ideal induction period for your new colleagues should look like.

Onboarding new employees

But first, what does "onboarding new employees" actually mean?

Onboarding new employees literally means: coming on board. It describes the process in which a new employee gets to know your organization and their responsibilities. The goal is for your new hire to fully integrate into your company. Some companies take up to 8 months for this process!

According to the research below from The Undercover Recruiter, a good induction program delivers impressive results.

With effective onboarding:

• 91% of employees feel connected to the company;
• 89% experience a strong connection with the team;
• Employees are 30 times more satisfied with their job;
• The likelihood of an employee staying long-term is 18 times higher.

A good induction program plays a major role in job satisfaction and, consequently, has a significant impact on employee retention. Beyond the meaning of onboarding, you naturally want to know how to implement it. The tips below will help you.

But first... Would you like to download the Onboarding Checklist for free?

Good news: you can now download the Onboarding Checklist with just a few clicks.

This document contains several crucial points that are part of a new colleague's onboarding period. This way, you won't forget anything and can get started right away!

1. Digital onboarding for new employees

Many people think that onboarding starts on the first day of work. But no, that’s not the case! You can start onboarding as soon as someone has signed their contract. Seize that opportunity to welcome your new employees to your company early. This is also known as pre-boarding.

However, many companies make a mistake here. Often, onboarding is still conducted in a classroom setting or face-to-face. That is completely unnecessary.

You can also provide essential information to your new colleagues digitally. This ensures they arrive well-prepared on their first day. Work instructions, company policies, and information about the dress code are examples of such essential information.

And what about experiencing the company culture? That can also be done perfectly well online. For example, you can integrate a company video into your digital onboarding program, or have your colleagues introduce themselves to each other in an e-learning module with a staff directory!

Read more here about the LMS from Pluvo for onboarding new employees! With Pluvo, you can set up onboarding for new employees in your own online academy with just a few clicks.

What is the goal of online onboarding?

Digitale onboarding betekent dus dat een medewerker voorbereid op de eerste dag verschijnt. Het geeft je organisatie meer ruimte om op de eerste dag een fantastische indruk te maken. Ook zorgt het ervoor dat nieuwe medewerkers meteen kennismaken met de werkzaamheden. Bovendien kan een nieuwe medewerker met een online inwerktraject op eigen tempo de informatie tot zich nemen. Sommige dingen zal iemand waarschijnlijk snel eigen maken, terwijl andere zaken meer tijd kosten. Door zelf de regie te hebben kan de medewerker meer tijd besteden aan onderdelen die wat meer aandacht nodig hebben.

Een ander voordeel van online onboarding is dat informatie altijd beschikbaar is. Een medewerker kan ten allen tijde informatie nalezen. Het programma kan tevens door iedere nieuwe medewerker opnieuw gebruikt worden. Zo heel veel tijd hoeft er dus niet in te gaan zitten! 

Tot slot is het dankzij de technologie van tegenwoordig mogelijk dat jouw medewerker zelfs in de trein aan de slag kan. Hoe gemakkelijk dit gaat, hangt af van de software die jij gebruikt om je digitale inwerktraject te verwezenlijken. De meeste bedrijven gebruiken een Learning Management Systeem nodig, of kort gezegd: een LMS. Deze software leent zich heel goed voor dit soort doeleinden, omdat je hier allerlei leervormen in kwijt kunt. Denk aan e-learnings, handleidingen of mogelijkheden om te chatten met andere medewerkers. Zo heeft jouw hele team een centrale plek te hebben waar ze informatie terug kunnen vinden. Kijk er bij het uitzoeken van een passend LMS naar of deze geoptimaliseerd is voor de mobiele telefoon, zodat elke treinreis nuttig besteed kan worden ;-)

Wil jij ook een duidelijk voorbeeld hebben van een succesvol inwerkprogramma? Lees dan ook: Inwerkprogramma voorbeeld.

2. Een 'basis' onboardingstraject

Bepaalde zaken gelden voor iedere nieuwe werknemer. We noemen dat de harde onboarding. Hieronder staan enkele voorbeelden van zaken die vaak voor iedere nieuwe collega belangrijk zijn.

• Een sleutel
• De laptop
• Opgaaf loonheffing
• Een telefoon

Oftewel, zaken die standaard geregeld moeten worden. Wanneer deze niet geregeld zijn op de eerste dag, laat dit een slechte indruk achter. Maak daarom voor jezelf een checklist die je doorloopt wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt. Natuurlijk kun je dit ook aan personeelszaken uitbesteden.

Zorg ervoor dat je dit doet voordat de medewerker begint. Zo heb je speling, mocht er onverwachts iets niet volgens planning verlopen.

3. Offline onboarding

Goed, de eerste werkdag van je nieuwe medewerker is aangebroken. Alle zaken zijn gelukkig geregeld. De medewerker heeft de digitale pre-boarding doorlopen en is klaar om aan de slag te gaan.

Wat betekent dat voor nu?

Begin natuurlijk met een voorstelrondje. Plan alvast een paar (online) bijeenkomsten in met de leidinggevende en directe collega's. Eventueel met iemand van het hoger management. Zo leert je nieuwe collega meteen het bedrijf en de mensen erachter kennen.

Zorg er altijd voor dat je de eerste dagen al een takenpakket hebt staan voor je nieuwe medewerker! 

Iemand voelt zich meteen meer welkom als er, in ieder geval de eerste dag (of week), activiteiten gepland zijn. Je nieuwe medewerker krijgt dan het gevoel dat je aan hem/haar hebt gedacht! Het is vervelend als iemand dat zelf uit moet zoeken.

En waarom maak je niet direct iets speciaals van het inwerken van nieuwe medewerkers? Je bent nu toch bezig met een verpletterende indruk maken. Zet bijvoorbeeld een welkomstcadeautje op het bureau van je nieuwe collega. Of organiseer een speciale welkomstlunch. Dit is hét moment om je creativiteit de vrije loop te laten ;-) 

4. (On the job) training

Bij veel banen is training een essentieel onderdeel tijdens het onboarding proces. Het zorgt namelijk voor optimale werkprestaties. Denk hierbij niet alleen aan kleine trainingen, zoals uitleg over de software voor urenregistratie. Maar denk ook aan een meer uitgebreide training, over de betekenis van processen in je organisatie bijvoorbeeld.

Voor een nieuwe medewerker is het fijn dat deze trainingen op eigen tempo gevolgd kunnen worden. En hier komen de e-learnings binnen jouw LMS goed van pas! Binnen het LMS van Pluvo kun je bijvoorbeeld eigen trainingen ontwerpen of voor je laten maken. E-learning kent veel voordelen, waaronder dat het er vaak voor zorgt dat informatie goed onthouden wordt. Dit komt omdat er door middel van e-learning gezorgd kan worden voor een goede balans tussen theorie en praktijk. Lees hier meer over e-learning voordelen.

Hoewel de situatie rondom COVID-19 het misschien niet toelaat, kan persoonlijk contact ook erg belangrijk zijn. Je kunt daarom ook overwegen om een blended training aan te bieden. Dat is een training waarbij je online theorie afwisselt met offline praktijkoefening. Dit zorgt ervoor dat een medewerker de kennis ook daadwerkelijk leert te vertalen naar de praktijk.

In addition, new staff often retain more information when you present new knowledge in small, bite-sized chunks. The first few weeks can feel very overwhelming! So, take a look at the possibilities of microlearning for your onboarding.

5. Feedback during onboarding

It is always a good idea to integrate one or more feedback sessions into your onboarding. This creates a moment for the employee and manager to discuss how things are going. Both parties can voice any uncertainties here. This is also the perfect time for the manager to gauge how the employee is experiencing work within the organization. Furthermore, it is a great way for the manager to get to know the new hire. Both parties can now decide if the new employee is truly a good fit for the company.

Don't wait until the first six-month review, as your employee might already be gone by then.

6. Onboarding never (really) ends

An onboarding process does not end after a few days or the first week. Onboarding is about ensuring new employees can perform at their best. And that is not something you can set a clock to.

You will need to be continuously engaged with your new employees to see how they are doing and if they enjoy their work. An onboarding program can therefore last up to 8 months. When the process is considered complete often varies per person.

Go for that effective onboarding!

Effective onboarding is not only crucial for employee retention, but it can also have a direct impact on the productivity and satisfaction of your team. By investing in a structured onboarding program, you can integrate new employees into your organizational culture faster and provide them with the tools they need to succeed. This not only increases their engagement but also reduces turnover within your company, resulting in significant cost savings. Moreover, good onboarding strengthens your company's reputation as an attractive employer, which is essential in today's competitive job market.

We hope these tips have been helpful to you. Some items are real quick wins that you can apply immediately. Others may require a bit more time.

Perhaps you want to get started with digital onboarding right away. Or maybe you even want to set up an LMS. You can always ask us questions via the chat. Or create a free Pluvo environment if you want to get started immediately.

Also visit: Everything for onboarding new employees!