Tipps zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Wie lässt sich der Schritt zur Digitalisierung so einfach und intelligent wie möglich gestalten? Wir haben hilfreiche Tipps für Sie!

Natürlich ist HR eine Angelegenheit von Menschen für Menschen. Das bedeutet jedoch nicht, dass viele administrative Aufgaben nicht hervorragend automatisiert werden können. Veralteter Papierkram, das Ausfüllen von Formularen und der Dateiversand per E-Mail: Die Standardverwaltung lässt sich heutzutage problemlos automatisieren.

Die Digitalisierung bietet noch einen weiteren Vorteil. Bei einer intelligenten Einrichtung können Mitarbeiter HR-Angelegenheiten künftig selbst regeln, Weiterbildungen absolvieren und ihre berufliche Entwicklung eigenständig steuern. Das gibt den Mitarbeiterndie Kontrolle zurück und schafft wertvollen Freiraum in den vollen Terminkalendern der HR-Mitarbeiter.

Die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen sind nicht nur äußerst effizient. Ein modern aufgestelltes HR-System verleiht sowohl demEmployer Branding als auch demEmployee Engagement einen kräftigen Schub. Damit lassen sich gleich zwei Punkte auf der Wunschliste vieler moderner HR-Manager abhaken.

Kurz gesagt: Es gibt im HR-Bereich mehr als genug Gründe, IT-Lösungen zu nutzen. Dennoch ist die Hürde zur HR-Digitalisierung für viele Unternehmen recht hoch. Wo fängt man an? Wie trifft man kluge Entscheidungen? Und woher nimmt man die Zeit, alles richtig aufzusetzen? Wir helfen Ihnen mit unseren Tipps auf die Sprünge.

1. Stellen Sie den Endanwender in den Mittelpunkt

Unser goldener Tipp Nummer 1: Rufen Sie nicht sofort den erstbesten Systemanbieter an. Verschaffen Sie sich zunächst selbst einen klaren Überblick über Ihren tatsächlichen Bedarf. Wie laufen die HR-Prozesse aktuell ab? Wer ist daran beteiligt? Wo genau liegt der Schuh? Vergessen Sie dabei nicht, die Experten einzubeziehen. Damit meinen wir nicht nur die IT-Abteilung, sondern vor allem den Endanwender.

Mit anderen Worten: Sprechen Sie mit HR-Mitarbeitern, der Gehaltsabrechnung, Führungskräften und den Mitarbeitern selbst. Schließlich sind sie es, die täglich mit dem HR-System arbeiten müssen.

Suchen Sie das Gespräch mit den Anwendern. Was lässt sich automatisieren und wo ist menschliches Fingerspitzengefühl weiterhin unverzichtbar? Wo liegen die Probleme der verschiedenen Stakeholder? Was läuft bereits gut und sollte beibehalten werden? Und haben die Beteiligten vielleicht selbst schon Ideen zur Lösung der Engpässe? Es mag Zeit kosten, diese Fragen gemeinsam zu erörtern, aber die Investition lohnt sich allemal.

Es spart Ihnen später jede Menge Zeit und Geld, wenn Sie das Rad nicht neu erfinden müssen. Zudem erhöht der Austausch mit den Endanwendern die Akzeptanz bei der Implementierung eines neuen Systems erheblich.

2. Inventarisieren Sie, was bereits vorhanden ist

Jeder Unternehmer und Privatperson ist ständig mit E-Mails, Messengern und Google beschäftigt. Inzwischen gibt es kaum noch Unternehmen, in denen Personalakten in Hängeregistermappen im Schrank verstauben. Wir gehen daher davon aus, dass auch in Ihrem Unternehmen bereits einiges automatisiert ist.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die bereits vorhandenen Systeme in Ihrem Unternehmen. Blicken Sie dabei über den Tellerrand der HR-Abteilung hinaus. Auch Managementsysteme mit Produktionsdaten, Umsatzzahlen aus dem Finanzwesen oder Marktanalysen aus dem Marketing enthalten für HR äußerst wertvolle Informationen.

Durch die Verknüpfung dieser Daten mit Ihrem HR-System können Sie diese gezielt nutzen, um beispielsweise den Personalbedarf, den Schulungsbedarf und die Budgetmöglichkeiten besser einzuschätzen.

Wenn Sie die aktuelle IT-Landschaft und den Informationsbedarf gut im Blick haben, ist es Zeit für den nächsten Schritt: die Bestandsaufnahme der gewünschten Systemfunktionen.

3. Re- oder Upcycling ist manchmal ebenfalls möglich

Man muss nicht gleich alle alten Schuhe wegwerfen, wenn man neue kauft. Eine Modernisierung der HR-Abteilung bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie die gesamte bestehende Automatisierung abschreiben müssen. Möglicherweise lassen sich Ihre aktuellen Systeme in neue Software integrieren oder ein Update reicht aus, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Es kann gut sein, dass Ihnen für diesen Inventarisierungsschritt das nötige Automatisierungs-Know-how fehlt. Natürlich können Sie sich in diesem Stadium bereits an einenSoftwareanbieter Ihrer Wahl wenden.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass ein Vertriebsmitarbeiter Ihre Automatisierungsfrage in der Regel nicht mit einem völlig unabhängigen Blick betrachtet. Die Beratung, die Sie erhalten, wird wahrscheinlich immer auf das eigene Angebot mit dem entsprechenden Preisschild ausgerichtet sein. Wenn Ihre eigene IT-Abteilung nicht über ausreichendes Wissen verfügt, ist es daher ratsam, sich an ein spezialisiertes, unabhängiges Beratungsunternehmen zu wenden, das die Optionen verschiedener Anbieter objektiv vergleichen kann.

4. Holen Sie Ihre Zielgruppe ab

Wählen Sie sorgfältig aus, was Sie erneuern möchten, wann und wie. Natürlich ist technisch gesehen sehr viel möglich, aber werden Sie es auch tatsächlich nutzen? Oder bricht jetzt ein solcher Informations-Tsunami los, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen?

Übertreiben Sie es nicht mit der Modernisierung. Sie muss funktional sein und zu Ihrer Organisation passen.

Ein wichtiger Punkt beim Umstieg auf ein Self-Service-System: Verstehen die Mitarbeiter, was von ihnen erwartet wird? Entscheiden Sie sich für ein System, das ausreichend intuitiv ist, sodass nicht jedes Mal überlegt werden muss, wie es noch einmal funktionierte.

Außerdem tragen ein übersichtliches Menü, eine klare Sprache und ein angenehm lesbares Layout dazu bei, dass ein teures HR-System tatsächlich als unterstützend empfunden wird.

5. Schließen Sie die Einführung sauber ab

Sie haben ein System ausgewählt, Daten eingelesen, ausgetauscht und mit Ihren HR-Prozessen verknüpft. Damit ist die Sache aber noch nicht erledigt. Die echte Implementierung ist erst abgeschlossen, wenn jeder Anwender weiß, wie das System funktioniert, den Mehrwert erkennt und es auch tatsächlich nutzt.

Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit und Aufmerksamkeit für den Abschluss der Einführung eines neuen Systems. Gestalten Sie das Kennenlernen der neuen Arbeitsweise so niedrigschwellig wie möglich.

Stellen Sie die Anleitungen der verschiedenen Systeme an einem für jeden Anwender zugänglichen Ort online bereit. Richten Sie einen Helpdesk ein, an den man sich in den ersten Monaten bei Fragen wenden kann. Veranstalten Sie spezielle Einführungstreffen, bei denen die Anwender ihre Fragen, Ideen und Anmerkungen loswerden können. Und stellen Sie anhand des Feedbacks fest, dass doch noch einige Verbesserungen nötig sind? Das ist nicht schlimm, man lernt eben dazu. Sehen Sie es positiv und bedanken Sie sich bei den Anwendern für ihren wertvollen Input.

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Brauchen Sie weitere Tipps, um Ihre HR-Abteilung intelligent zu automatisieren?

Die Digitalisierung von HR ist ein komplexer Prozess, von dem viel abhängt. Er muss daher sorgfältig durchlaufen werden. Wenn Sie ihn jedoch gut angehen, haben Sie viel Freude an diesem Effizienzschub. Wir haben bereits vielen Kunden dabei geholfen, ihre HR-Prozesse zu digitalisieren. Wir teilen unser Wissen und unsere Erfahrung gern. Nehmen Sie daher gern Kontakt mit uns auf, um Tipps zu erhalten!