Tipps zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Wie lässt sich der Schritt zur Digitalisierung so einfach und intelligent wie möglich gestalten? Wir haben hilfreiche Tipps für Sie!

Natürlich ist HR eine Angelegenheit von Menschen für Menschen. Das bedeutet jedoch nicht, dass viele administrative Aufgaben nicht hervorragend automatisiert werden können. Veralteter Papierkram, das Ausfüllen von Formularen und der Dateiversand per E-Mail: Die Standardverwaltung lässt sich heutzutage problemlos automatisieren.

Die Digitalisierung bietet noch einen weiteren Vorteil. Bei einer intelligenten Einrichtung können Mitarbeiter HR-Angelegenheiten künftig selbst regeln, Weiterbildungen absolvieren und ihre berufliche Entwicklung eigenständig steuern. Das gibt den Mitarbeiterndie Kontrolle zurück und schafft wertvollen Freiraum in den vollen Terminkalendern der HR-Mitarbeiter.

Die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen sind nicht nur äußerst effizient. Ein modern aufgestelltes HR-System verleiht sowohl demEmployer Branding als auch demEmployee Engagement einen kräftigen Schub. Damit lassen sich gleich zwei Punkte auf der Wunschliste vieler moderner HR-Manager abhaken.

Kurz gesagt: Es gibt im HR-Bereich mehr als genug Gründe, IT-Lösungen zu nutzen. Dennoch ist die Hürde zur HR-Digitalisierung für viele Unternehmen recht hoch. Wo fängt man an? Wie trifft man kluge Entscheidungen? Und woher nimmt man die Zeit, alles richtig aufzusetzen? Wir helfen Ihnen mit unseren Tipps auf die Sprünge.

1. Stellen Sie den Endanwender in den Mittelpunkt

Unser goldener Tipp Nummer 1: Rufen Sie nicht sofort den erstbesten Systemanbieter an. Verschaffen Sie sich zunächst selbst einen klaren Überblick über Ihren tatsächlichen Bedarf. Wie laufen die HR-Prozesse aktuell ab? Wer ist daran beteiligt? Wo genau liegt der Schuh? Vergessen Sie dabei nicht, die Experten einzubeziehen. Damit meinen wir nicht nur die IT-Abteilung, sondern vor allem den Endanwender.

Mit anderen Worten: Sprechen Sie mit HR-Mitarbeitern, der Gehaltsabrechnung, Führungskräften und den Mitarbeitern selbst. Schließlich sind sie es, die täglich mit dem HR-System arbeiten müssen.

Suchen Sie das Gespräch mit den Anwendern. Was lässt sich automatisieren und wo ist menschliches Fingerspitzengefühl weiterhin unverzichtbar? Wo liegen die Probleme der verschiedenen Stakeholder? Was läuft bereits gut und sollte beibehalten werden? Und haben die Beteiligten vielleicht selbst schon Ideen zur Lösung der Engpässe? Es mag Zeit kosten, diese Fragen gemeinsam zu erörtern, aber die Investition lohnt sich allemal.

Es spart Ihnen später jede Menge Zeit und Geld, wenn Sie das Rad nicht neu erfinden müssen. Zudem erhöht der Austausch mit den Endanwendern die Akzeptanz bei der Implementierung eines neuen Systems erheblich.

2. Inventarisieren Sie, was bereits vorhanden ist

Jeder Unternehmer und Privatperson ist ständig mit E-Mails, Messengern und Google beschäftigt. Inzwischen gibt es kaum noch Unternehmen, in denen Personalakten in Hängeregistermappen im Schrank verstauben. Wir gehen daher davon aus, dass auch in Ihrem Unternehmen bereits einiges automatisiert ist.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die bereits vorhandenen Systeme in Ihrem Unternehmen. Blicken Sie dabei über den Tellerrand der HR-Abteilung hinaus. Auch Managementsysteme mit Produktionsdaten, Umsatzzahlen aus dem Finanzwesen oder Marktanalysen aus dem Marketing enthalten für HR äußerst wertvolle Informationen.

Durch die Verknüpfung dieser Daten mit Ihrem HR-System können Sie diese gezielt nutzen, um beispielsweise den Personalbedarf, den Schulungsbedarf und die Budgetmöglichkeiten besser einzuschätzen.

Wenn Sie die aktuelle IT-Landschaft und den Informationsbedarf gut im Blick haben, ist es Zeit für den nächsten Schritt: die Bestandsaufnahme der gewünschten Systemfunktionen.

3. Re- oder Upcycling ist manchmal ebenfalls möglich

Man muss nicht gleich alle alten Schuhe wegwerfen, wenn man neue kauft. Eine Modernisierung der HR-Abteilung bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie die gesamte bestehende Automatisierung abschreiben müssen. Möglicherweise lassen sich Ihre aktuellen Systeme in neue Software integrieren oder ein Update reicht aus, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.

Es kann gut sein, dass Ihnen für diesen Inventarisierungsschritt das nötige Automatisierungs-Know-how fehlt. Natürlich können Sie sich in diesem Stadium bereits an einenSoftwareanbieter Ihrer Wahl wenden.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass ein Vertriebsmitarbeiter Ihre Automatisierungsfrage in der Regel nicht mit einem völlig unabhängigen Blick betrachtet. Die Beratung, die Sie erhalten, wird wahrscheinlich immer auf das eigene Angebot mit dem entsprechenden Preisschild ausgerichtet sein. Wenn Ihre eigene IT-Abteilung nicht über ausreichendes Wissen verfügt, ist es daher ratsam, sich an ein spezialisiertes, unabhängiges Beratungsunternehmen zu wenden, das die Optionen verschiedener Anbieter objektiv vergleichen kann.

4. Holen Sie Ihre Zielgruppe ab

Kies zorgvuldig wat je wilt vernieuwen, wanneer en hoe. Natuurlijk is er technisch gezien heel veel mogelijk, maar ga je het ook werkelijk gebruiken? Of komt er nu zo’n tsunami aan informatie los, dat je door de bomen het bos niet meer ziet?

Sla niet te ver door in je moderniseringsslag. Het moet wel functioneel zijn en passen bij je organisatie.

Een belangrijk aandachtspunt als je overstapt op een selfservicesysteem: begrijpen de medewerkers wat er van hen verwacht wordt? Kies voor een systeem dat voldoende intuïtief is, zodat er niet iedere keer nagedacht hoeft te worden over hoe het ook alweer werkte.

Verder dragen een toegankelijk menu, duidelijk taalgebruik en een prettig leesbare lay-out ertoe bij dat een duur HR-systeem ook werkelijk als ondersteunend wordt ervaren.

5. Hecht de introductie goed af

Je hebt een systeem gekozen, data ingelezen, uitgewisseld en gekoppeld aan je HR-processen. Maar daarmee is de kous nog niet af. De échte implementatie eindigt pas als iedere gebruiker weet hoe het systeem werkt, de meerwaarde ervan inziet en het ook daadwerkelijk gaat gebruiken.

Besteed daarom voldoende tijd en aandacht aan de afhechting van de invoering van een nieuw systeem. Maak de kennismaking met de nieuwe werkwijze zo laagdrempelig mogelijk.

Zet de handleiding van de verschillende systemen op een voor iedere gebruiker toegankelijke online vindplaats. Richt een helpdesk in waar men de eerste maanden terecht kan als er vragen zijn. Houd speciale introductiebijeenkomsten, waar de gebruikers hun vragen, ideeën en opmerkingen kwijt kunnen. En merk je aan de hand van de feedback dat er inderdaad toch nog wel wat verbeteringen moeten worden aangebracht? Dat is niet erg, dat heet voortschrijdend inzicht. Omarm het en bedank de gebruikers voor hun waardevolle input.

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Digitalisering van HR is een ingewikkeld proces, waar veel van afhangt. Het moet dus zorgvuldig worden doorlopen. Maar als je het goed aanpakt, heb je veel plezier van deze efficiencyslag. Wij hebben al veel klanten op weg geholpen met het digitaliseren van hun HR-processen. We delen onze kennis en ervaring graag. Neem dus gerust contact met ons op voor tips!