Die Magie eines Onboarding-Buddys

Natürlich haben Sie für Ihren neuen Mitarbeiter alles perfekt vorbereitet. Einen tollen Laptop, vorinstalliert mit allen nützlichen Apps, sowie ein umfassendes Online-Onboarding-Programm. Ein Smartphone in einer schicken Hülle, selbstverständlich mit Ihrem Firmenlogo versehen. Vielleicht glänzt sogar ein neuer Dienstwagen auf dem Parkplatz. Was könnte sich Ihr neuer Kollege mehr wünschen?

Nun, wie wäre es mit herzlicher, persönlicher Aufmerksamkeit? Untersuchungen zeigen nämlich, dass – egal wie gut die harten Arbeitsbedingungen geregelt sind – der Kontakt zu Kollegen und das Arbeitsklima über Erfolg oder Misserfolg eines Onboardings entscheiden können.

Denken Sie einmal an sich selbst zurück. Wissen Sie noch, wie Ihr erster Arbeitstag war? Wie es sich anfühlte, als Sie wie ein Fremder in einer neuen Umgebung über die Schwelle traten und Ihren neuen Arbeitsplatz suchten? Genau. Echte Aufmerksamkeit von einem verständnisvollen Kollegen hinterlässt in so einem Moment einen viel größeren Eindruck als der teuerste Laptop oder das schickste Auto. Fühlen Sie sich in einer fremden Arbeitsumgebung einsam und verloren? Dann steigen Sie aus. So einfach ist das.

Moraal van dit verhaal: zorg voor een buddy die een warme rode loper uitrolt voor iedere nieuwe medewerker. Het moet iemand zijn die de weg wijst in het gebouw, zodat je niet verdwaald raakt als je naar het toilet moet. Een fijne buddy is een insider die de brug slaat naar interessante gesprekspartners om kennis mee te maken. Maar ook iemand bij wie je je veilig genoeg voelt om de vraag te stellen over de dresscode, hoe laat er geluncht wordt of waar je je moet ziek melden. 

Investieren Sie in Onboarding-Buddys. Davon profitieren sowohl der neue Kollege als auch das Unternehmen. Aber überstürzen Sie nichts und bombardieren Sie nicht einfach jeden, der gerade Zeit im Kalender hat, zum Onboarding-Buddy. Treffen Sie Ihre Wahl sorgfältig und schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen. Wir geben Ihnen natürlich gerne ein paar Tipps mit auf den Weg.

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1. Botschafter

Ein guter Onboarding-Buddy hat Ihre Unternehmenskultur voll und ganz verinnerlicht. Es ist ein Botschafter durch und durch, der gerne zur Arbeit geht und Freude ausstrahlt. Nein, es muss kein kritikloser, übertriebener Verkäufer sein, der beim neuen Kollegen eher Widerstand als Sympathie hervorruft. Ein wenig gesunde Kritik oder Humor sind ab und zu durchaus erlaubt, solange sie die Vision und das „Warum“ Ihres Unternehmens nicht untergraben.

Es ist eine gute Idee, nicht nur einen, sondern mehrere Buddys zu benennen. Das verhindert eine Überlastung des einen beliebten Kollegen und bietet zudem Wahlfreiheit. Manchmal stimmt die Chemie zwischen dem Neuling und dem Buddy einfach nicht, oder es gibt einen solchen Ansturm an neuen Kollegen, dass man es alleine nicht bewältigen kann. Außerdem ist es schön, sich ab und zu mit einem anderen Buddy austauschen zu können. Denn ein Onboarding-Buddy ist schließlich auch nur ein Mensch!

2. Zeit

Natürlich kostet es Zeit, einen neuen Mitarbeiter in ein Unternehmen einzuführen. Planen Sie dies ausreichend ein. Vermeiden Sie es, dass das Onboarding zur Nebensache wird, indem Sie sicherstellen, dass der Buddy genügend Freiraum in seinem Terminkalender hat.

Reservieren Sie daher gezielt Stunden für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Nicht nur in den ersten Arbeitswochen, sondern auch in den Monaten danach. Denn gerade dann kommt es darauf an, wenn Sie Ihren neuen Kollegen nicht im Trubel des Alltags verlieren wollen!

3. Vorbereitung

Werfen Sie Ihre Buddys nicht einfach ins kalte Wasser. Geben Sie ihnen ausreichend Arbeitsmaterial an die Hand, damit sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden müssen. Ein paar Beispiele für nützliche Dinge?

• Eine Checkliste mit allem, was in den ersten Arbeitswochen besprochen werden sollte. Vom Kopierer bis zum Alarmcode, vom Urlaubsantrag bis zum Erste-Hilfe-Kasten: Es hilft, wenn man bei einem Thema einfach einen Haken setzen kann.
• Tipps für Einführungsgespräche. Manche Mitarbeiter sind es nicht gewohnt, persönliche Gespräche mit Unbekannten zu führen. Dann hilft es, ihnen vorab Gesprächstechniken an die Hand zu geben – schriftlich oder beispielsweise durch ein kurzes Anleitungsvideo.
• Eine Liste mit Kontaktpersonen, die für den neuen Mitarbeiter interessant sind. Das darf ruhig eine bunte Mischung aus verschiedenen Stakeholdern sein: von HR über den Facility Manager und den Vertrauensmann bis hin zum Geschäftsführer; jeder hat seine eigene Rolle im Unternehmen und kann sicher etwas dazu beitragen, das dem neuen Kollegen weiterhilft.
  

4. Langfristigkeit

Wenn der neue Mitarbeiter erst einmal ein paar Wochen dabei ist und sich eingelebt hat, ist es vielleicht verlockend, ihn oder sie loszulassen. Warten Sie noch einen Moment! Gerade dann ist es wichtig, am Ball zu bleiben. Eine gute Integration in ein Unternehmen braucht Zeit. Im Durchschnitt dauert es ein Jahr, bis man sich wirklich an neue Kollegen, die Unternehmenskultur und die zwischenmenschlichen Beziehungen gewöhnt hat. Indem Sie weiterhin ein Auge darauf haben, erhöhen Sie die Chance auf eine echte Eingliederung in das Unternehmen.

Sorgen Sie also im ersten Arbeitsjahr für ein paar Kontaktmomente zwischen dem Buddy und dem Mitarbeiter. Indem Sie beide zu bestimmten Zeiten an eine Erinnerung senden, halten Sie alle bei der Stange. Verpacken Sie eine solche Benachrichtigung für ein Follow-up ruhig als nette Einladung zum Plaudern. Eine kostenlose Tasse Kaffee mit Kuchen beim Bäcker um die Ecke oder ein belegtes Brötchen in der Kantine sorgen dafür, dass der Moment der Aufmerksamkeit nicht als Pflichtübung, sondern als Geschenk empfunden wird. Gut für die Arbeitsfreude!

5. Feedback einholen

Natürlich fragt der Buddy den neuen Mitarbeiter regelmäßig, wie ihm der neue Job gefällt. Dennoch ist es eine gute Idee, den Mitarbeiter im ersten Jahr mittels einer Umfrage zu fragen, wo das Onboarding noch verbessert werden kann. Gibt es Weiterbildungswünsche, besteht Bedarf an zusätzlicher Unterstützung, gibt es Ideen für einen Betriebsausflug oder fehlen noch bestimmte Einrichtungen im Unternehmen?

Door dergelijke feedback online aan de medewerker te vragen, geef je de kans om er even rustig over na te denken. De resultaten van zo’n enquête kan belangrijke input geven voor het ontwikkelen van een opleidingsprogramma, HR-beleid of het verbeteren van de interne communicatie.

Vergeet niet om ook te vragen of de inmiddels niet meer kakelverse medewerker misschien zélf als buddy zou willen fungeren voor toekomstige collega’s. Dan heb je dat ook direct geregeld!

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Online-Möglichkeiten nutzen
Von der Bereitstellung von Dokumenten für Onboarding-Buddys auf einer speziellen Wissensplattform bis hin zur Planung von Erinnerungen und dem Versand von Umfragen: Wenn Sie dies einmal richtig online einrichten, haben Sie kaum noch Arbeit damit. Benötigen Sie hierbei Hilfe oder Inspiration? Kontaktieren Sie uns, wir unterstützen Sie gerne dabei!