Onboarding neuer Mitarbeiter: Wie geht das?

Mit der richtigen Onboarding-Strategie für neue Mitarbeiter binden Sie neues Personal an Ihr Unternehmen und fördern ein eng verbundenes Team. Wenn Sie uns fragen: absolut entscheidend! Der „War for Talent“ macht es nämlich immer schwieriger, gute Mitarbeiter langfristig an die eigene Organisation zu binden. Selbst wenn Sie einen geeigneten Kandidaten gefunden haben, gibt es keine Garantie, dass diese Person bleibt. Jeder dritte Mitarbeiter wechselt bereits nach einem Jahr zu einem anderen Unternehmen.

Und das ist problematisch für Ihr Unternehmen. Denn wussten Sie, dass der Ersatz eines Mitarbeiters zwischen 50 % und 150 % eines Jahresgehalts kostet? Sie möchten also vermeiden, dass dies häufig vorkommt. Und das ist möglich! Nämlich durch erfolgreiches Onboarding. In diesem Blog erklären wir Ihnen, wie die ideale Einarbeitungszeit für Ihre neuen Kollegen aussehen sollte.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Aber zunächst: Was bedeutet „Onboarding neuer Mitarbeiter“ eigentlich genau?

Onboarding neuer Mitarbeiter bedeutet wörtlich: an Bord gehen. Es beschreibt den Prozess, in dem ein neuer Mitarbeiter Ihr Unternehmen und seine Aufgaben kennenlernt. Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeiter vollständig in Ihr Unternehmen integriert. Manche Unternehmen nehmen sich dafür sogar bis zu 8 Monate Zeit!

Laut der folgenden Untersuchung von The Undercover Recruiter sorgt ein guter Einarbeitungsprozess für beeindruckende Ergebnisse.

Durch ein gutes Onboarding:

• Fühlen sich 91 % der Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbunden;
• Erleben 89 % eine starke Bindung zum Team;
• Ist ein Mitarbeiter 30-mal zufriedener mit seinem Job;
• Ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter langfristig bleibt, 18-mal höher.

Ein gutes Einarbeitungsprogramm spielt also eine große Rolle für das Arbeitsglück. Daher hat es einen enormen Einfluss auf die Mitarbeiterbindung. Neben der Bedeutung von Onboarding möchten Sie natürlich auch wissen, wie Sie dies integrieren. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen.

Aber zuerst... Möchten Sie auch die Onboarding-Checkliste kostenlos herunterladen?

Gute Nachrichten: Ab sofort können Sie die Onboarding-Checkliste mit nur wenigen Klicks herunterladen.

Dieses Dokument enthält eine Reihe entscheidender Punkte, die Teil der Einarbeitungsphase eines neuen Kollegen sind. So vergessen Sie nichts und können direkt loslegen!

1. Digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Viele denken, dass das Onboarding am ersten Arbeitstag beginnt. Aber nein, das ist nicht der Fall! Sie können bereits mit dem Onboarding beginnen, sobald jemand seinen Vertrag unterschrieben hat. Nutzen Sie die Chance, Ihre neuen Mitarbeiter frühzeitig in Ihrem Unternehmen willkommen zu heißen. Dies wird auch als Pre-Boarding bezeichnet.

Allerdings machen viele Unternehmen hier einen Fehler. Oft läuft das Onboarding immer noch klassisch oder rein persönlich ab. Das ist gar nicht nötig.

Sie können Ihren neuen Kollegen wichtige Informationen auch digital zur Verfügung stellen. So können sie gut vorbereitet an ihrem ersten Arbeitstag erscheinen. Arbeitsanweisungen, Regeln und Informationen zum Dresscode sind Beispiele für solche essenziellen Informationen.

Und was ist mit der Unternehmenskultur? Auch das lässt sich hervorragend online vermitteln. Sie können zum Beispiel einen Unternehmensfilm in das digitale Onboarding-Programm integrieren. Oder lassen Sie Ihre Kollegen sich in einem E-Learning mit einem digitalen Mitarbeiterverzeichnis vorstellen!

Lesen Sie hier mehr über das LMS von Pluvo für das Onboarding neuer Mitarbeiter! Mit Pluvo richten Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter mit wenigen Klicks in Ihrer eigenen Online-Akademie ein.

Was ist das Ziel von Online-Onboarding?

Digitales Onboarding bedeutet also, dass ein Mitarbeiter vorbereitet am ersten Tag erscheint. Es gibt Ihrer Organisation mehr Raum, um am ersten Tag einen fantastischen Eindruck zu hinterlassen. Außerdem sorgt es dafür, dass neue Mitarbeiter sofort mit ihren Aufgaben vertraut gemacht werden. Zudem kann ein neuer Mitarbeiter mit einem Online-Einarbeitungsprozess Informationen im eigenen Tempo aufnehmen. Manche Dinge wird jemand wahrscheinlich schnell verinnerlichen, während andere Themen mehr Zeit benötigen. Da der Mitarbeiter selbst die Regie führt, kann er mehr Zeit in Bereiche investieren, die etwas mehr Aufmerksamkeit erfordern.

Ein weiterer Vorteil von Online-Onboarding ist, dass Informationen jederzeit verfügbar sind. Ein Mitarbeiter kann jederzeit Informationen nachlesen. Das Programm kann zudem von jedem neuen Mitarbeiter wiederverwendet werden. Es muss also nicht jedes Mal viel Zeit investiert werden!

Schließlich ist es dank der heutigen Technologie möglich, dass Ihr Mitarbeiter sogar im Zug mit der Arbeit beginnen kann. Wie einfach das geht, hängt von der Software ab, die Sie für Ihren digitalen Einarbeitungsprozess nutzen. Die meisten Unternehmen verwenden ein Learning Management System, kurz: ein LMS. Diese Software eignet sich hervorragend für solche Zwecke, da Sie hier alle Arten von Lerninhalten unterbringen können. Denken Sie an E-Learnings, Handbücher oder Möglichkeiten zum Chatten mit anderen Mitarbeitern. So hat Ihr gesamtes Team einen zentralen Ort, an dem sie Informationen finden können. Achten Sie bei der Auswahl eines passenden LMS darauf, dass es für Mobiltelefone optimiert ist, damit jede Zugfahrt sinnvoll genutzt werden kann ;-)

Möchtest du ebenfalls ein anschauliches Beispiel für ein erfolgreiches Einarbeitungsprogramm? Dann lies auch: Beispiel für ein Einarbeitungsprogramm.

2. Ein „Basis“-Onboarding-Prozess

Bestimmte Dinge gelten für jeden neuen Mitarbeiter. Wir nennen das das harte Onboarding. Nachfolgend findest du einige Beispiele für Dinge, die für jeden neuen Kollegen oft wichtig sind.

• Ein Schlüssel
• Der Laptop
• Lohnsteuererklärung
• Ein Telefon

Kurz gesagt: Dinge, die standardmäßig geregelt werden müssen. Wenn diese am ersten Tag nicht erledigt sind, hinterlässt das einen schlechten Eindruck. Erstelle daher für dich selbst eine Checkliste, die du durchgehst, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt. Natürlich kannst du dies auch an die Personalabteilung auslagern.

Stelle sicher, dass du dies erledigst, bevor der Mitarbeiter anfängt. So hast du einen Puffer, falls unerwartet etwas nicht nach Plan verläuft.

3. Offline-Onboarding

Gut, der erste Arbeitstag deines neuen Mitarbeiters ist gekommen. Glücklicherweise ist alles geregelt. Der Mitarbeiter hat das digitale Pre-Boarding durchlaufen und ist bereit, loszulegen.

Was bedeutet das für den Moment?

Beginne natürlich mit einer Vorstellungsrunde. Plane bereits ein paar (Online-)Treffen mit der Führungskraft und den direkten Kollegen ein. Eventuell auch mit jemandem aus dem höheren Management. So lernt dein neuer Kollege sofort das Unternehmen und die Menschen dahinter kennen.

Sorge immer dafür, dass du für die ersten Tage bereits ein Aufgabenpaket für deinen neuen Mitarbeiter bereit hast!

Jemand fühlt sich sofort willkommener, wenn zumindest für den ersten Tag (oder die erste Woche) Aktivitäten geplant sind. Dein neuer Mitarbeiter hat dann das Gefühl, dass du an ihn/sie gedacht hast! Es ist unangenehm, wenn jemand das selbst herausfinden muss.

Und warum machst du nicht direkt etwas Besonderes aus der Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Du bist schließlich gerade dabei, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Stelle zum Beispiel ein Willkommensgeschenk auf den Schreibtisch deines neuen Kollegen. Oder organisiere ein spezielles Willkommensessen. Das ist der perfekte Moment, um deiner Kreativität freien Lauf zu lassen ;-)

4. (On-the-Job-)Training

Bei vielen Jobs ist Training ein wesentlicher Bestandteil während des Onboarding-Prozesses. Es sorgt nämlich für eine optimale Arbeitsleistung. Denke hierbei nicht nur an kleine Schulungen, wie die Erklärung der Software zur Zeiterfassung. Denke auch an ein ausführlicheres Training, beispielsweise über die Bedeutung von Prozessen in deiner Organisation.

Für einen neuen Mitarbeiter ist es angenehm, wenn diese Schulungen im eigenen Tempo absolviert werden können. Und hier kommen die E-Learnings in deinem LMS gerade recht! Innerhalb des LMS von Pluvo kannst du zum Beispiel eigene Schulungen entwerfen oder für dich erstellen lassen. E-Learning bietet viele Vorteile, unter anderem, dass es oft dazu beiträgt, dass Informationen gut behalten werden. Das liegt daran, dass durch E-Learning für ein gutes Gleichgewicht zwischen Theorie und Praxis gesorgt werden kann. Lies hier mehr über Vorteile von E-Learning.

Obwohl die Situation rund um COVID-19 es vielleicht nicht zulässt, kann persönlicher Kontakt auch sehr wichtig sein. Du kannst daher auch in Erwägung ziehen, ein Blended Training anzubieten. Das ist eine Schulung, bei der du Online-Theorie mit Offline-Praxisübungen abwechselst. Dies stellt sicher, dass ein Mitarbeiter das Wissen auch tatsächlich in die Praxis umsetzen lernt.

Darüber hinaus behält neues Personal oft mehr, wenn du neues Wissen in kleinen Häppchen anbietest. Die ersten Wochen können nämlich als sehr überwältigend empfunden werden! Schau dir daher auch einmal die Möglichkeiten von Microlearning für dein Onboarding an.

5. Feedback während der Einarbeitung

Es ist immer gut, einen oder mehrere Feedback-Momente in dein Onboarding zu integrieren. So schaffst du einen Moment, in dem der Mitarbeiter und die Führungskraft besprechen können, wie es läuft. Hier können beide eventuelle Unklarheiten ansprechen. Dies ist zudem der ideale Moment für die Führungskraft, um auszuloten, wie die Arbeit im Unternehmen wahrgenommen wird. Außerdem ist es für die Führungskraft schön, den neuen Mitarbeiter kennenzulernen. Beide Parteien können nun entscheiden, ob der neue Mitarbeiter wirklich in das Unternehmen passt.

Warten Sie nicht bis zum ersten Halbjahresgespräch, denn dann könnte Ihr Mitarbeiter bereits gekündigt haben.

6. Onboarding endet (n)ie

Ein Onboarding-Prozess endet nicht nach ein paar Tagen oder der ersten Woche. Onboarding bedeutet, dass neue Mitarbeiter ihr volles Potenzial entfalten können. Und das lässt sich nicht nach der Stoppuhr planen.

Sie sollten kontinuierlich mit Ihren neuen Mitarbeitern im Austausch bleiben, um zu sehen, wie es ihnen geht und ob sie Freude an ihrer Arbeit haben. Ein Onboarding- Programm kann daher durchaus 8 Monate dauern. Wann der Prozess abgeschlossen ist, ist von Person zu Person unterschiedlich.

Setzen Sie auf effektives Onboarding!

Ein effektives Onboarding ist nicht nur entscheidend für die Mitarbeiterbindung, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf die Produktivität und Zufriedenheit Ihres Teams. Durch Investitionen in ein strukturiertes Onboarding-Programm können Sie neue Mitarbeiter schneller in Ihre Unternehmenskultur integrieren und ihnen die notwendigen Werkzeuge für ihren Erfolg an die Hand geben. Dies steigert nicht nur ihr Engagement, sondern senkt auch die Fluktuation in Ihrem Unternehmen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Zudem stärkt ein gutes Onboarding Ihren Ruf als attraktiver Arbeitgeber, was auf dem heutigen umkämpften Arbeitsmarkt unerlässlich ist.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps weiterhelfen. Manche Punkte sind echte Quick Wins, die Sie sofort umsetzen können. Andere erfordern möglicherweise etwas mehr Zeit.

Vielleicht möchten Sie direkt mit digitalem Onboarding loslegen oder sogar ein LMS einrichten. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit im Chat zur Verfügung. Oder erstellen Sie kostenlos eine Pluvo-Umgebung, wenn Sie sofort starten möchten.

Besuchen Sie auch: Alles für das Onboarding neuer Mitarbeiter!