Der Schritt-für-Schritt-Plan für die Betreuung und Einstellung von Praktikanten!

Die Vorteile, einen Praktikanten einzustellen

Überlegst du, einem Praktikanten einen Platz in deinem Unternehmen anzubieten? Das können wir gut verstehen, denn die Vorteile sind zahlreich:

• Zunächst einmal: Es ist gut für dein Karma. Als Praktikumsanbieter handelst du gesellschaftlich verantwortlich. Schließlich bietest du jemandem eine gute Chance, neue Dinge zu lernen und eine Ausbildung erfolgreich abzuschließen.
• Ein Praktikant blickt mit frischen Augen auf dein Unternehmen und stellt Fragen, an die du selbst gar nicht mehr denkst. Zudem bringt dein Praktikant jede Menge neues Wissen direkt aus der Ausbildung mit. Das hält auch dich selbst auf Trab.
• Wenn du schon länger mit einer komplexen Fragestellung kämpfst, ist das vielleicht die perfekte Abschlussarbeit für einen Praktikanten. Er oder sie kann für die Unternehmensberatung sorgen, auf die du gewartet hast!
• Der durchschnittliche Praktikant hat einen enormen Tatendrang. Das Studium muss abgeschlossen und eine Leistung erbracht werden. Als Betreuer wirst du wahrscheinlich eher bremsen als motivieren müssen.
• Wenn die Chemie zwischen dem Unternehmen und dem Praktikanten stimmt, kann daraus schnell dein neuer Mitarbeiter werden. Da ihr euch bereits kennt, kannst du dir den Rekrutierungsprozess weitgehend sparen.

Das klingt wahrscheinlich wie Musik in deinen Ohren. Aber du kennst uns. Wir schreiben unsere Blogs nicht ohne Grund, wir möchten Wissen teilen!

Lies also weiter, denn wir haben einen Schritt-für-Schritt-Plan für alle erstellt, die in Erwägung ziehen, einen oder mehrere Praktikanten einzustellen.

Schritt-für-Schritt-Plan: Praktikanten betreuen & einstellen

1. Schritt 1 – Bestimme deinen Invest an Zeit, Aufmerksamkeit und Geld

Es mag sehr einfach erscheinen: so eine motivierte Kraft im Haus, die man wenig oder gar nicht bezahlen muss. Täusche dich nicht. Ein Praktikant hat Anspruch auf eine gute Betreuung. Auf einen schönen Praktikumsplatz, an dem neues Wissen und neue Fähigkeiten erworben werden können. Und das erfordert eine Investition an Zeit, Aufmerksamkeit und somit auch Geld.

Kalkuliere das ein, bevor du einen Praktikumsplatz anbietest. Tust du das nicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Praktikant vorzeitig abbricht oder bei der Ausbildung schlecht abschneidet. Darauf wartet natürlich niemand. Sorge für einen guten internen Praktikumsbetreuer, der Freude daran hat, jemandem die Kniffe des Fachs beizubringen, und der dafür auch genügend Stunden im Kalender freimachen kann. Binde den Betreuer auch in den Auswahlprozess ein, damit du sicher sein kannst, dass es zwischenmenschlich passt.

2. Schritt 2 – Erfüllst du die Voraussetzungen?

Es gibt noch einige formale Hürden bei einem Praktikumsplatz, die es wert sind, geprüft zu werden, bevor du dich auf den Weg machst, Praktikanten einzustellen.

Möchtest du einen Praktikanten von einer berufsbildenden Schule (VMBO oder MBO) aufnehmen? Dann musst du die Voraussetzungen für einen anerkannten Ausbildungsbetrieb erfüllen. Es ist also notwendig, einige zusätzliche Schritte zu durchlaufen, bevor du tatsächlich einen Praktikanten suchen und einstellen kannst.

Für Studenten von Fachhochschulen oder Universitäten ist eine solche Anerkennung nicht erforderlich. Das ändert jedoch nichts daran, dass die Ausbildung Anforderungen an den Inhalt der Praktikumsaufgabe und die damit verbundene Betreuung stellt. Lass dich also gut informieren, bevor du einem Kandidaten Zusagen machst. Natürlich weiß ein guter Praktikant oft auch Bescheid, aber es schadet nicht, selbst Kontakt mit der Universität oder Schule aufzunehmen.

Es kann auch sein, dass du als Praktikumsanbieter Anspruch auf einen Zuschuss hast. Prüfe rechtzeitig, ob dies der Fall ist, und tue dies vor allem, bevor du Dinge tatsächlich festlegst, um zu vermeiden, dass du leer ausgehst.

3. Schritt 3 – Erstelle einen Praktikumsvertrag

Halte die Vereinbarungen mit dem Praktikanten in einem Praktikumsvertrag fest. Meistens schließt du diesen nicht nur mit dem Schüler ab, sondern auch die Schule oder Universität ist Vertragspartei. Ist dein Praktikant jünger als 16 Jahre? Dann müssen auch die Eltern unterschreiben. Lass in jedem Fall die folgenden Punkte in den Vertrag einfließen:

• Tätigkeiten
• Lernziele
• Arbeitszeiten
• Haftung
• Eventuelle Praktikumsvergütung (prüfe die Ausbildungsvorgaben und deinen Tarifvertrag)
• Bedingungen bei Fehlverhalten oder Krankheit (Kündigungsfrist, Kosten)

Natürlich muss rechtlich alles stimmen, aber es muss keine höhere Mathematik sein. Ganz im Gegenteil! Wähle eine klare Lesbarkeit, damit jeder auch wirklich versteht, was dort steht und was von allen Parteien erwartet wird.

4. Schritt 4 – Wie betreust du einen Praktikanten?

Zie je stagiair als een 'echte' medewerker! Een stagebegeleider is geen werkgever, een een stagiair is ook geen personeel. Je hebt inderdaad een andere verhouding tot elkaar. Maar dat neemt niet weg dat ook een stagiair rechten heeft. Om er een paar op te noemen: 

• De Arbowet stelt een stagiair gelijk aan werknemers: als stagebieder moet je zorgen voor een veilige, gezonde werkomgeving. Geef beschermingsmiddelen als dat nodig is, en check of deze ook goed worden gebruikt.
• Zorg voor een gezond rooster, dat voldoet aan de Arbeidstijdenwet.
• Neem de stagiair op in de loonadministratie als er sprake is van een vergoeding, en check welke regels op de situatie van toepassing zijn.
• Als stagebieder ben je verantwoordelijk voor schade die de stagiair veroorzaakt.

Los van de juridische kaders voelt het natuurlijk ook gewoon goed om je als een prettige, verantwoordelijke werkgever op te stellen. Met als bijkomend voordeel dat je, door het nu netjes (of zelfs meer dan dat) te regelen, direct een boost geeft aan je employer branding.

Over een win-winsituatie gesproken! 

5. Stap 5- Geef je stagiair een vliegende start

Houd er rekening mee dat je als stagebieder vaak de eerste echte 'werkplek' bent voor je stagiair. Vaak is het een jonge nieuwkomer op de arbeidsmarkt, die nog veel moet leren over gezagsverhoudingen en het nakomen van afspraken. Soms heeft zelfs de koffieautomaat of printer nog geheimen die uitgelegd moeten worden.

Zorg daarom voor een vaste begeleider en een goed inwerkprogramma.

Neem niet te grote stappen. Geef je stagiair voldoende ruimte om te kunnen leren. Het is belangrijk om nadrukkelijk uit te nodigen om vooral vragen te stellen, met als uitgangspunt dat domme vragen niet bestaan, domme antwoorden wel.

Check ook regelmatig of je begeleiding nog steeds voldoende aansluit bij de stageopdracht. Twijfel je eraan, en komt de stagiair er zelf niet uit? Dan kan een beetje extra steun en begeleiding geen kwaad. Neem dan gerust samen met de stagiair contact op met de contactpersoon vanuit de opleiding.

Handige tools voor stagiaires begeleiden

Natuurlijk kun je heel veel noteren in je schrijfblok of een documentje op je laptop. Maar het kan ook zoveel handiger. Er zijn veel mogelijkheden: maak gebruik van een online platform waar gechat kan worden, ontwikkelingen kunnen worden bijgehouden en pop-ups verschijnen bij het naderen van belangrijke termijnen. Vraag gerust aan ons om even met je mee te denken! Neem contact op voor een vrijblijvende brainstorm.