Der Schritt-für-Schritt-Plan für die Betreuung und Einstellung von Praktikanten!

Die Vorteile, einen Praktikanten einzustellen

Überlegst du, einem Praktikanten einen Platz in deinem Unternehmen anzubieten? Das können wir gut verstehen, denn die Vorteile sind zahlreich:

• Zunächst einmal: Es ist gut für dein Karma. Als Praktikumsanbieter handelst du gesellschaftlich verantwortlich. Schließlich bietest du jemandem eine gute Chance, neue Dinge zu lernen und eine Ausbildung erfolgreich abzuschließen.
• Ein Praktikant blickt mit frischen Augen auf dein Unternehmen und stellt Fragen, an die du selbst gar nicht mehr denkst. Zudem bringt dein Praktikant jede Menge neues Wissen direkt aus der Ausbildung mit. Das hält auch dich selbst auf Trab.
• Wenn du schon länger mit einer komplexen Fragestellung kämpfst, ist das vielleicht die perfekte Abschlussarbeit für einen Praktikanten. Er oder sie kann für die Unternehmensberatung sorgen, auf die du gewartet hast!
• Der durchschnittliche Praktikant hat einen enormen Tatendrang. Das Studium muss abgeschlossen und eine Leistung erbracht werden. Als Betreuer wirst du wahrscheinlich eher bremsen als motivieren müssen.
• Wenn die Chemie zwischen dem Unternehmen und dem Praktikanten stimmt, kann daraus schnell dein neuer Mitarbeiter werden. Da ihr euch bereits kennt, kannst du dir den Rekrutierungsprozess weitgehend sparen.

Das klingt wahrscheinlich wie Musik in deinen Ohren. Aber du kennst uns. Wir schreiben unsere Blogs nicht ohne Grund, wir möchten Wissen teilen!

Lies also weiter, denn wir haben einen Schritt-für-Schritt-Plan für alle erstellt, die in Erwägung ziehen, einen oder mehrere Praktikanten einzustellen.

Schritt-für-Schritt-Plan: Praktikanten betreuen & einstellen

1. Schritt 1 – Bestimme deinen Invest an Zeit, Aufmerksamkeit und Geld

Es mag sehr einfach erscheinen: so eine motivierte Kraft im Haus, die man wenig oder gar nicht bezahlen muss. Täusche dich nicht. Ein Praktikant hat Anspruch auf eine gute Betreuung. Auf einen schönen Praktikumsplatz, an dem neues Wissen und neue Fähigkeiten erworben werden können. Und das erfordert eine Investition an Zeit, Aufmerksamkeit und somit auch Geld.

Kalkuliere das ein, bevor du einen Praktikumsplatz anbietest. Tust du das nicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Praktikant vorzeitig abbricht oder bei der Ausbildung schlecht abschneidet. Darauf wartet natürlich niemand. Sorge für einen guten internen Praktikumsbetreuer, der Freude daran hat, jemandem die Kniffe des Fachs beizubringen, und der dafür auch genügend Stunden im Kalender freimachen kann. Binde den Betreuer auch in den Auswahlprozess ein, damit du sicher sein kannst, dass es zwischenmenschlich passt.

2. Schritt 2 – Erfüllst du die Voraussetzungen?

Es gibt noch einige formale Hürden bei einem Praktikumsplatz, die es wert sind, geprüft zu werden, bevor du dich auf den Weg machst, Praktikanten einzustellen.

Möchtest du einen Praktikanten von einer berufsbildenden Schule (VMBO oder MBO) aufnehmen? Dann musst du die Voraussetzungen für einen anerkannten Ausbildungsbetrieb erfüllen. Es ist also notwendig, einige zusätzliche Schritte zu durchlaufen, bevor du tatsächlich einen Praktikanten suchen und einstellen kannst.

Für Studenten von Fachhochschulen oder Universitäten ist eine solche Anerkennung nicht erforderlich. Das ändert jedoch nichts daran, dass die Ausbildung Anforderungen an den Inhalt der Praktikumsaufgabe und die damit verbundene Betreuung stellt. Lass dich also gut informieren, bevor du einem Kandidaten Zusagen machst. Natürlich weiß ein guter Praktikant oft auch Bescheid, aber es schadet nicht, selbst Kontakt mit der Universität oder Schule aufzunehmen.

Es kann auch sein, dass du als Praktikumsanbieter Anspruch auf einen Zuschuss hast. Prüfe rechtzeitig, ob dies der Fall ist, und tue dies vor allem, bevor du Dinge tatsächlich festlegst, um zu vermeiden, dass du leer ausgehst.

3. Schritt 3 – Erstelle einen Praktikumsvertrag

Halte die Vereinbarungen mit dem Praktikanten in einem Praktikumsvertrag fest. Meistens schließt du diesen nicht nur mit dem Schüler ab, sondern auch die Schule oder Universität ist Vertragspartei. Ist dein Praktikant jünger als 16 Jahre? Dann müssen auch die Eltern unterschreiben. Lass in jedem Fall die folgenden Punkte in den Vertrag einfließen:

• Tätigkeiten
• Lernziele
• Arbeitszeiten
• Haftung
• Eventuelle Praktikumsvergütung (prüfe die Ausbildungsvorgaben und deinen Tarifvertrag)
• Bedingungen bei Fehlverhalten oder Krankheit (Kündigungsfrist, Kosten)

Natürlich muss rechtlich alles stimmen, aber es muss keine höhere Mathematik sein. Ganz im Gegenteil! Wähle eine klare Lesbarkeit, damit jeder auch wirklich versteht, was dort steht und was von allen Parteien erwartet wird.

4. Schritt 4 – Wie betreust du einen Praktikanten?

Sieh deinen Praktikanten als „echten“ Mitarbeiter! Ein Praktikumsbetreuer ist kein Arbeitgeber, und ein Praktikant gehört auch nicht zum Personal. Ihr habt tatsächlich ein anderes Verhältnis zueinander. Das ändert aber nichts daran, dass auch ein Praktikant Rechte hat. Um nur einige zu nennen: 

• Das niederländische Arbeitsschutzgesetz (Arbowet) stellt Praktikanten Arbeitnehmern gleich: Als Praktikumsanbieter musst du für ein sicheres, gesundes Arbeitsumfeld sorgen. Stelle Schutzausrüstung bereit, wenn nötig, und prüfe, ob sie auch richtig verwendet wird.
• Sorge für einen gesunden Dienstplan, der dem niederländischen Arbeitszeitgesetz (Arbeidstijdenwet) entspricht.
• Nimm den Praktikanten in die Lohnbuchhaltung auf, wenn eine Vergütung gezahlt wird, und prüfe, welche Regeln in der jeweiligen Situation gelten.
• Als Praktikumsanbieter bist du für Schäden verantwortlich, die der Praktikant verursacht.

Unabhängig vom rechtlichen Rahmen fühlt es sich natürlich auch einfach gut an, als angenehmer, verantwortungsvoller Arbeitgeber aufzutreten. Mit dem zusätzlichen Vorteil, dass du deinem Employer Branding direkt einen Schub gibst, wenn du das jetzt ordentlich (oder sogar mehr als das) regelst.

Das nennt man eine Win-win-Situation! 

5. Schritt 5 – Verhilf deinem Praktikanten zu einem guten Start

Denke daran, dass du als Praktikumsanbieter oft der erste echte „Arbeitsplatz“ deines Praktikanten bist. Häufig ist es ein junger Neuling auf dem Arbeitsmarkt, der noch viel über Hierarchien und das Einhalten von Absprachen lernen muss. Manchmal hat sogar die Kaffeemaschine oder der Drucker noch Geheimnisse, die erklärt werden müssen.

Sorge daher für einen festen Betreuer und ein gutes Einarbeitungsprogramm.

Mach keine zu großen Schritte. Gib deinem Praktikanten ausreichend Raum zum Lernen. Es ist wichtig, ausdrücklich dazu einzuladen, vor allem Fragen zu stellen, nach dem Grundsatz, dass es keine dummen Fragen gibt, höchstens dumme Antworten.

Prüfe außerdem regelmäßig, ob deine Betreuung noch ausreichend zur Praktikumsaufgabe passt. Hast du Zweifel, und kommt der Praktikant selbst nicht weiter? Dann kann ein wenig zusätzliche Unterstützung und Begleitung nicht schaden. Nimm dann ruhig gemeinsam mit dem Praktikanten Kontakt zur Ansprechperson der Ausbildungseinrichtung auf.

Praktische Tools für die Betreuung von Praktikanten

Natürlich kannst du ganz viel in deinem Notizblock oder in einem Dokument auf dem Laptop festhalten. Aber es geht auch viel praktischer. Es gibt viele Möglichkeiten: Nutze eine Online-Plattform, auf der gechattet werden kann, Entwicklungen nachverfolgt werden können und Pop-ups erscheinen, wenn wichtige Fristen näher rücken. Sprich uns gern an, damit wir ein wenig mitdenken! Nimm Kontakt auf für ein unverbindliches Brainstorming.