Soziale Onboarding aus der Ferne: So gelingt es!

Soziale Onboarding aus der Ferne: So gelingt es!

Ganz oben auf der Liste der Dinge, die während des Lockdowns am meisten vermisst werden, stehen die sozialen Kontakte. Natürlich ist es schade, dass man nicht mal eben ausgiebig shoppen gehen kann oder wochenlang mit einer Corona-Frisur herumlaufen musste. Doch das Fehlen all der vertrauten Gesichter aus dem Umfeld setzt vielen Menschen schwer zu. Und damit meinen wir nicht nur Familie und Freunde.

Auch die tägliche Interaktion mit Kollegen steht mittlerweile ganz oben auf unserer Wunschliste.

Glücklicherweise wissen wir, dass am Ende des Tunnels ein Licht wartet. Dass wir uns bald wieder persönlich in die Augen schauen können. Aber was ist, wenn man noch gar nicht weiß, wen man vermisst und wonach man sich sehnt?

Was, wenn man mitten in der Pandemie den Arbeitgeber gewechselt hat und noch niemanden persönlich kennt? Das kann sich sehr einsam anfühlen. Wie verlockend ist es dann, wieder umzukehren und in das vertraute Arbeitsumfeld zurückzukehren?

Verhindern Sie, dass Ihr neuer Mitarbeiter im Nebel verloren geht. Bieten Sie ein warmes Sicherheitsnetz, machen Sie ihn zum Teil des Teams und integrieren Sie ihn so schnell wie möglich in die Unternehmenskultur.

Das freut den neuen Kollegen und natürlich auch Sie als neuen Arbeitgeber!

Vielleicht helfen Ihnen diese Tipps für ein soziales Onboarding weiter.

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Dieses Dokument enthält eine Reihe entscheidender Punkte, die Teil der Einarbeitungsphase eines neuen Kollegen sind. So vergessen Sie nichts und können direkt loslegen!

1. Rollen Sie den roten Teppich aus der Ferne aus – und zwar vor dem ersten Arbeitstag

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem eigentlichen Start liegt immer eine Grauzone.

Der Mitarbeiter muss noch das Studium oder das alte Arbeitsverhältnis abschließen, was mit vielen Emotionen verbunden ist. Ein Kapitel abzuschließen ist schließlich ein großer Schritt.

Dann ist es schön zu wissen, dass es ein neues Team gibt, das einen mit offenen Armen empfängt. Das es kaum erwarten kann, einen in eine herzliche Gemeinschaft aufzunehmen.

Machen Sie es greifbar und rollen Sie den roten Teppich aus der Ferne aus. Schicken Sie dem neuen Kollegen nicht nur die formellen Unterlagen, das Telefon und andere Pflichtaufgaben.

Gerade eine Flasche Champagner, ein Blumenstrauß oder ein Shirt mit Firmenlogo auf der Fußmatte bewirken Wunder. Sie vermitteln das Gefühl: „Hey, ich gehöre dazu!“

2. Stellen Sie jedem neuen Kollegen einen eigenen Buddy zur Seite

Dieser Tipp ist gerade jetzt besonders wichtig, aber wir möchten ihn auch für die Zeit nach Corona etablieren.

Denn seien wir ehrlich: Diese Vorstellungsrunde am ersten Tag war eigentlich eine Qual. In kürzester Zeit prasselten Dutzende neue Gesichter und Namen auf einen ein, die man am Ende des Arbeitstages schon wieder vergessen hatte.

Trotz aller guten Absichten fühlte man sich wie ein Fremdkörper.

Es ist viel angenehmer und hilfreicher, jedem neuen Mitarbeiter einen persönlichen Buddy zuzuweisen. Jemand mit ausreichend Erfahrung im Unternehmen, der sich ein paar Mal pro Woche Zeit nimmt, um den neuen Kollegen mit dem Betrieb vertraut zu machen. Dieser Buddy kann praktische Dinge regeln und für ein gutes Einarbeitungsprogramm sorgen.

Aber er oder sie ist auch für den informellen „Smalltalk“ da. Vergessen Sie diesen vor allem nicht, denn er prägt die Stimmung maßgeblich und ist sehr wichtig, um sich in einem neuen Umfeld einzuleben. 

Ein zusätzlicher Vorteil eines solchen Einzelsettings ist, dass es auch jetzt möglich ist, sich coronakonform persönlich zu treffen.

Nutzen Sie das so oft wie möglich. Es ist nicht nur gut, vor Ort am Arbeitsplatz herumzustreifen; persönlicher Kontakt schafft auch viel mehr Verbindung als jeder Videocall oder jedes Telefongespräch. 

3. Handeln Sie mit Vorwissen

Hat der neue Kollege ein Assessment absolviert, bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde? Nutzen Sie es, gerade in der wichtigen ersten Anlaufzeit. 

Jeder Mensch tickt anders und hat seine eigene bevorzugte Art zu arbeiten und zu kommunizieren. Da wir derzeit größtenteils aus der Ferne arbeiten, ist es viel schwieriger herauszufinden, wie der neue Kollege am liebsten arbeitet und angesprochen werden möchte.

Mit dem Assessment haben Sie wichtige Informationen auf dem Silbertablett serviert bekommen, die Sie nicht ungenutzt lassen sollten. 

Setzen Sie sich auf keinen Fall in ein Hinterzimmer, um in einem psychologischen Bericht herumzustöbern. Es ist gerade sehr gut, mit jemandem über seine Talente und Antriebe zu sprechen. So wissen Sie genau, was ihn glücklich macht und worauf Sie Rücksicht nehmen können. 

Machen Sie auch die persönliche „Gebrauchsanweisung“ eines Menschen zu einem normalen Gesprächsthema im Team. Das schafft Verbundenheit und Wiedererkennung unter Kollegen. Es geht auch nicht immer um schwere Themen: Schon die Antwort auf die Frage, ob jemand ein Morgen- oder Abendmensch ist, ist sehr aufschlussreich.

Wie praktisch ist es zu wissen, ob Sie Ihren neuen Kollegen zum Tagesbeginn frisch und munter erwarten können oder ob er erst in Ruhe hinter einer Tasse Kaffee „abtrocknen“ muss?

4. Sorgen Sie für Spaß

Natürlich ist es wichtig, Sachthemen zu besprechen und weiter Meetings abzuhalten. Arbeit ist Arbeit, und dafür werden wir bezahlt. Alles richtig. Planen Sie aber auch Zeit ein, um informell „zusammenzukommen“, auch wenn das jetzt auf einen Bildschirm beschränkt ist.

Gemeinsam über Dies und Das zu plaudern, kurz zu lachen oder eine Netflix-Serie zu empfehlen ist gerade der Kitt jeder Organisation. Und es gibt dem Neuankömmling zudem die Möglichkeit, sich in die Unternehmenskultur zu integrieren.

Planen Sie also Zeit für Fun ein. Ein „digitaler Tee“, zu dem alle von zu Hause dazukommen, wenn es in ihren Kalender passt, ein dauerhafter Online-Kaffeetreff oder ein virtueller Freitagnachmittagsdrink mit dem Vorteil, dass Sie schon zu Hause sind und sich leicht ein Gläschen Wein holen können: top!

Behalten Sie als Manager (oder Buddy) aber im Auge, dass der neue Kollege nicht untergeht. Stellen Sie hin und wieder eine Frage oder machen Sie eine Bemerkung in seine oder ihre Richtung, damit auch die eingespielten Teammitglieder bewusst auf ihren frischen Kollegen achten.

Gibt es vielleicht Lust auf ein Online-Event? Auch mit allen Einschränkungen ist mehr möglich, als Sie wahrscheinlich denken. Ein lustiges Pub-Quiz, eine virtuelle Museumsführung, ein Fotowettbewerb oder ein Rechenrätsel, bei dem um den ersten Platz gekämpft wird: Das bringt genau ein bisschen mehr Schwung in ein Team und stärkt das „Wir-Gefühl“. 

5. Kommunizieren Sie

Zum Abschluss eine Bemerkung, die sich vielleicht wie eine Binsenweisheit anfühlt, aber trotzdem oft vergessen wird: Zu viel Kommunikation gibt es nicht. Es ist angenehmer, mehr als genug Informationen zu haben, als im Ungewissen zu bleiben und nicht einmal zu wissen, was man verpasst. 

Wenn Sie zu Hause in Ihrer Blase arbeiten, verpassen Sie die Kommunikation, die in einer normalen Situation oft unbemerkt stattfindet. Im Büro oder vor Ort schnappen Sie viele Signale auf dem Flur oder bei einer zufälligen Begegnung an der Kaffeemaschine auf.

Jetzt sind Sie, besonders als Neuling, auf geplante Online-Meetings oder auf eingehende Anrufe und E-Mails angewiesen.

Plan in Ihrem Onboarding-Programm daher besonders viele Kommunikationsmomente ein, am besten aus verschiedenen Perspektiven und Abteilungen. Nutzen Sie dafür idealerweise unterschiedliche Kanäle. Wechseln Sie zwischen Telefon, E-Mail, Intranet und persönlichem Kontakt. Das sorgt nicht nur für Abwechslung, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter Informationen auf die Art und Weise aufnimmt, die am besten zu seinen persönlichen Vorlieben passt.

Online-Lösungen

‍Gerade in der heutigen Zeit muss vieles im Onboarding aus der Ferne geschehen. Glücklicherweise gibt es immer mehr Möglichkeiten, neue Kollegen virtuell gut einzuarbeiten. Pluvo ist Experte für den digitalen Wissensaustausch, daher haben wir dazu viele Ideen. Kontaktieren Sie uns gerne, wir unterstützen Sie dabei!