Compliance training: what is it and how do you make it fun?

De Nederlandse samenleving hangt van regeltjes aan elkaar. ‘Iedere burger hoort de wet te kennen’ is bijna onhaalbare kaart. Privé nemen we het doorgaans met een flinke korrel zout. Maar als het gaat om bedrijfsvoering is het toch wel andere koek. Een werkgever draagt een behoorlijke verantwoordelijkheid rondom de kennis en skills van de medewerkers. Voldoen die niet aan de eisen van de wet, branchevereniging of veiligheidshandboek, dan zijn de rapen gaar. Daar komt compliance training om de hoek kijken.

‍

Wat is compliance eigenlijk?

Laten we eerst antwoord geven op de vraag ‘Wat is compliance?’. Letterlijk betekent compliance ‘voldoen’ of ‘naleven’. Je voelt de bui vast al hangen: hier praten we vooral over wet- en regelgeving. Het is misschien niet je favoriete topic, maar het naleven ervan is vandaag de dag steeds belangrijker geworden.

Sinds de financiële crisis in 2008 is compliance vooral in de financiële en bancaire sector een heel actueel gespreksonderwerp geworden. Door meer regels en de meest uiteenlopende procedures op te stellen hoopte men in de toekomst een herhaling te voorkomen. Er werden regels opgesteld tegen fraude, witwassen, handelen met voorkennis, noem maar op. En met de onrust in de wereld kwamen er steeds meer regels bij, waarbij je je soms moet afvragen hoe je er als organisatie aan kunt voldoen. Kun je echt zeker weten dat je door te handelen met een externe klant niet indirect terrorisme financiert? Hoe had je kunnen vermoeden dat het geld van dat lieve omaatje in het verleden was verdiend met criminele praktijken?

Misschien voelt de bank- en verzekeringswereld als ver van je bed. Toch heeft bijna iedereen te maken met compliance, vaak zonder dat je het beseft. In de gezondheidssector wordt er bijvoorbeeld steeds scherper toezicht gehouden op het naleven van de regels, om de volksgezondheid zo goed mogelijk te waarborgen.

Je durft alles aan je advocaat te vertellen, omdat je weet dat hij of zij jouw informatie niet door zal spelen. Jouw advocaat moet zich immers houden aan de Gedragscode, die uit regels bestaat waar iedere advocaat aan moet voldoen. Hee, is dat niet… precies! Compliance!

Een ander voorbeeld. Klanten kiezen vaak voor een ISO-gecertificeerde leverancier of dienstverlener, omdat ze willen kunnen rekenen op goede kwaliteit. En hoe kom je aan zo’n officiële ISO-certificering? Juist, door te voldoen aan allerlei regels en voorwaarden. Compliance dus!

‍Je komt compliance overal tegen

Kortom: vrijwel iedere branche en elk beroep heeft wel te maken met compliance. In één organisatie wemelt het soms van compliance op verschillende gebieden. Het kan immers over allerlei onderwerpen gaan, denk bijvoorbeeld aan:

• arbeidsomstandigheden (Arbo)
• bescherming van privacy (AVG)
• cybersecurity
• anti-fraude en -corruptie
• HACCP en voedselveiligheid
• integriteit
• voorkomen van discriminatie en pesten

Hoe met die onderwerpen om moet worden gegaan, verschilt uiteraard per beroepssector. Een bouwvakker werkt nu eenmaal anders dan een dokter, een kapper is geen medewerker kinderopvang of accountant.

Waarom is compliance zo belangrijk?

‍Allereerst is daar natuurlijk een ethische doelstelling: denk bijvoorbeeld aan het beschermen tegen risico’s, het voorkomen van arbeidsongeschiktheid, het scheppen van duidelijkheid en het waarborgen van kwaliteit. Heel belangrijk voor je medewerkers, en als goed werkgever sta je daar natuurlijk voor 100% achter. Maar er zijn ook meer zakelijke redenen om te werken aan compliance.

Als een toezichthoudende instantie constateert dat de regels in een organisatie worden overtreden, zijn de rapen gaar. In het gunstigste geval krijgt de werkgever een waarschuwing, maar vaak wordt er een fikse boete opgelegd. En dan hebben we het nog niet eens over de negatieve publiciteit die dan volgt. Rampzalig voor je imago bij klanten, laat staan je employer branding. Ze gaan zo, húp de prullenbak in!

‘Wordt zo’n waarschuwing of boete dan niet aan de medewerker opgelegd die de regels overtreedt?’ zou je kunnen denken. Maar zo eenvoudig ligt het niet. De verantwoordelijkheid en de informatie- en zorgplicht van een werkgever voor zijn (of haar) medewerkers wegen echter zwaar.

Als werkgever zal je moeten kunnen aantonen dat er alles aan is gedaan om de mensen  op de hoogte te stellen van de regels, en hun kennis en vaardigheden hieromtrent te toetsen.

Daar komt compliance training om de hoek kijken

Er is een werkgever dus veel aan gelegen om ervoor te zorgen dat de compliance binnen de organisatie helemaal top is geregeld. Niemand zit te wachten op boetes, ongelukken of een slecht imago. Daarom zorgt iedere zichzelf respecterende organisatie ervoor dat elke medewerker voldoende compliance training kan en zal volgen.

Compliance training komt voor in allerlei vormen. Cursussen, e-learnings en kennisplatforms zijn een belangrijk hulpmiddel  om ervoor te zorgen dat medewerkers kunnen voldoen aan alle wet- en regelgeving, cao’s, procedures en intern beleid.

Let wel op: medewerkers moeten niet alleen theoretisch op de hoogte zijn van de regels, maar ook de benodigde skills hebben om eraan te kunnen voldoen.

Dat is heel wat, vandaar dat de compliance training zelf vaak wordt uitbesteed aan een branche organisatie of extern opleidingsinstituut. Maar dat neemt niet weg dat de werkgever ervoor moet zorgen dat de benodigde informatie ook intern altijd up-to-date en toegankelijk is voor alle mensen die ermee moeten werken.

Maak compliance training daarom onderdeel van de onboarding van iedere nieuwe medewerker, en zorg ervoor dat het steeds onder de aandacht blijft van het personeel. Maak daarbij gebruik van de kracht van herhaling. Zet een onderwerp, procedure of nieuwe wet regelmatig op de agenda van het werkoverleg, zorg voor makkelijk aanklikbare linkjes op intranet en schotel ook vaste medewerkers een opfrismomentje voor.

Positieve blik op compliance

We horen je zuchten. Inderdaad, compliance is niet niks. Toch is het belangrijk om niet te verzanden in het idee dat je compliance alleen maar optuigt voor de overheid of een toezichthouder. Zet vooral een andere, positieve bril op: je kunt op allerlei gebieden door compliance goed en slim vorm te geven écht vooruitgang boeken binnen je organisatie.

We geven het je op een briefje: er is echt altijd een goede reden waarom een bepaalde handeling of procedure verplicht is gesteld. De regeltjes komen niet zomaar uit de lucht vallen. Vaak worden ze opgesteld naar aanleiding van een crisis, ongeval of ernstige fout.

Dus eigenlijk door situaties die je niet graag herhaald zou willen zien in de toekomst. Maak gebruik van die kennis!

De voordelen van compliance

Toegegeven, soms zijn wetten en procedures wat stoffig en oubollig op papier gezet, maar ze hebben echt voordelen voor een organisatie en haar medewerkers. Wat denk je bijvoorbeeld van:

• een veilige werkplek
• prettige, integere werksfeer
• beperken van risico’s
• waarborgen van kwaliteit
• duidelijkheid voor iedereen
• satisfied customers
• equal treatment
• strong employer branding, and, last but not least:
• no fines or legal disputes

… and we could come up with plenty more reasons why it makes perfect sense to integrate compliance training into every knowledge platform and LMS.

Think of laws and regulations as frameworks; while important, they are also something you can interpret in your own way as an organization. By focusing on everyday situations that occur in the workplace, and by choosing a pace or tone that suits your target group of employees.

The ‘Why’ of compliance

Okay, perhaps reading the above has given you a more positive perspective on all the rules and procedures you need to comply with as an employer. Now it’s time for the next step. How do you get your employees to sit down for mandatory training with a fresh perspective? How do you ensure they retain the knowledge gained and apply it correctly at critical moments?

The best tip we can give you: first, clearly explain why you consider compliance so important. Don’t focus too much on fines and warnings (however important they may be), but instead answer the question: ‘What’s in it for me?’.

That doesn’t have to be difficult. Personal safety, clear work processes, a pleasant work environment, user-friendly equipment, and great onboarding are all topics that resonate with almost every employee. These reasons are understandable, almost tangible, and they touch people personally. It becomes part of their lived experience. If you approach it correctly, compliance even becomes an important milestone in their employee journey. Then, colleagues will feel comfortable holding each other accountable if they see someone not following the rules.

Combine business with pleasure

Another golden tip: avoid boredom. Make compliance training enjoyable and surprising for your employees.

With a sparkling experience, you have the best chance that the important course material truly remains top of mind.

How do you do that? We’d love to share some tips.

1. E-learning: flexible and convenient

Learning in your favorite spot, at a time that suits you, and at a pace that fits your needs. E-learning, or asynchronous learning, has become popular in a short time for good reason. It also has advantages for the organization. Lessons don’t always have to be organized during working hours, new participants can join at any time, and there’s no need to rent classrooms.

However, it doesn’t work by simply digitizing old textbooks and putting them online.

Asynchronous learning does require some preparation and maintenance to attract and retain participants. Read our tips for creating e-learning.

2. Knowledge snacks

No one is waiting for thick books, long blocks of text, or lengthy monologues that take up a significant chunk of their schedule. Break knowledge down into small, attractive bites, also known as microlearning or knowledge snacks. Serve these snacks in various formats: a podcast, video, GIF, or short quiz.

Voor welke vorm je ook kiest, houd de lessen kort en krachtig. Ze heten niet voor niets micro. Je moet ze ongeveer in 3 minuten kunnen afronden. Verzamel ze op een centrale plek, bijvoorbeeld op je kennisplatform. Dan kun je ze makkelijk terugvinden.

Denk aan de kracht van de herhaling. Verstop microlearnings op diverse plekken, zoals in een online nieuwsbrief, magazine of mail. Voeg in de tekst een linkje toe naar de betreffende les, waar de medewerker bijna ongemerkt nieuwe kennis opdoet, of oude kennis opfrist.

3. Multimedia

Houd de aandacht van de cursist vast door verschillende vormen te gebruiken. Voeg duidelijke afbeeldingen toe, werk met video’s en ondersteunende audio. Door geschreven tekst te mixen met andere media, maak je het niet alleen aantrekkelijker.

Zet op verschillende media in, dan bereik je een groter publiek, en dat is juist bij compliance training natuurlijk heel belangrijk. Ieder mens heeft zijn eigen leerstijl en zal op een andere manier kennis tot zich willen en kunnen nemen. De een is visueel ingesteld, de ander leest makkelijk en een derde luistert liever. Spreek dus zoveel mogelijk zintuigen aan.

4. Praktijkgericht

Laat in de compliance trainingen zoveel mogelijk praktijksituaties terugkomen. Dat maakt compliance een stuk concreter en begrijpelijker. Door te laten zien welke keuzes er dagelijks gemaakt kunnen worden op de werkvloer, wordt de zin van een bepaalde regel of wet direct duidelijk bij de cursist. Daar kan geen theorie tegenop.

Scenario-gebaseerd leren wordt nog leuker en verrassender door foto’s en video’s te maken in het eigen bedrijf op de werkvloer, waarbij je geen acteurs inhuurt maar collega’s een rol laat spelen. Dan krijg je ultieme herkenbaarheid. Heb je veel niet-Nederlandstalige medewerkers? Maak dan filmpjes in verschillende talen, of zorg voor meertalige ondertiteling.

5. Gamification

Zorg voor tweerichtingsverkeer door een interactief programma te gebruiken in je compliance training. Met spelelementen wordt een cursus verrijkt en interessanter. Door gamification in te zetten, wordt een cursist direct wakker geschud en in de actiemodus gezet. De geleerde kennis kan worden gebruikt om punten te verdienen, of een competitie aan te gaan met andere collega’s. Spelen maakt iets los bij mensen. Ze willen scoren en gaan op een positieve manier de strijd aan.

Een paar voorbeelden van gamification die je zou kunnen inzetten:

• een kennisquiz op verschillende niveaus
• virtueel nabootsen van diverse scenario’s
• interactieve afbeeldingen

Verbind je ook nog een beloning aan de beste prestaties (dat kan van alles zijn, van een certificaat of eervolle vermelding tot een leuk prijsje), dan zorg je voor extra motivatie.

De bouwstenen voor jouw compliance training

Hebben we je al geïnspireerd om aan de slag te gaan met compliance? Dan willen we je tot slot nog even meenemen in een slimme opbouw.

• Doe het niet alleen: procedures, wet- en regelgeving zijn best complex. Het is een goed idee om samen met een multidisciplinaire groep mensen aan de slag te gaan. Ieder brengt eigen expertise mee, en kan een onderwerp van een andere kant belichten. Begin met interne stakeholders, maar gun jezelf de luxe om op tijd een externe expert in te schakelen.
• Maak een ‘boodschappenlijstje’: we zeiden het al eerder: iedere branche, zelfs elke organisatie heeft andere eisen en wensen als het gaat om compliance. Maak een inventarisatie van de relevante wetgeving en procedures die passen bij jouw organisatie. Is het veel en complex om in één keer in te voeren? Maak een onderscheid tussen need to have en nice to have, en faseer de implementatie.
• Stel een flexibele training samen: door de training op te bouwen uit verschillende modules creëer je optimale flexibiliteit. Dat maakt dat je beter kunt inspelen op verschillende kennisniveaus, studietempo en zelfs talen. Verandert een wet, of zijn er nieuwe procedures? Dan kun je de training snel updaten.
• Gebruik verschillende studiemethodes: zorg dat er voor iedere studievoorkeur een optie is. Varieer met e-learning, flipped classrooms, webinars en old school lessen op locatie.
• Monitor the results: When it comes to compliance, it is especially important that your employees' knowledge and skills are and remain up-to-date. Use your LMS to check learner progress and certificate validity. Is someone approaching their 'expiration date'? Send them an invitation for a refresher course in time!

Creating compliance training with Pluvo

Pluvo is a powerful tool for compliance because it combines extensive reporting capabilities with user-friendly training management features. The platform allows you to generate detailed overviews of employee progress and performance, including certifications and their expiration dates. You can quickly filter by date and validity, allowing you to see at a glance which certificates are expiring soon or have already expired.

In addition, Pluvo makes it easy to create e-learning modules and organize classroom sessions, while keeping track of who attended which session. This combined functionality offers an all-in-one solution for managing compliance training, allowing you to monitor the status per department or team and act proactively to ensure all employees meet the required training and certification standards. This not only minimizes the risk of compliance errors but also keeps your organization efficient and well-organized in its compliance efforts.

Try Pluvo for yourself and discover how easy it is to manage compliance training - request a free demo now!

Need more ideas for smart compliance training?

We at Pluvo have plenty! A knowledge platform that people actually use to embed compliance? Fun games and bite-sized knowledge about legislation? From smart online solutions to creative tips: we have it all. Feel free to contact us. We would love to brainstorm with you!