Die Silo-Mentalität durch Aufgabenrotation aufbrechen!

Was bedeutet Aufgabenrotation: Ein Blick über den Tellerrand

In diesem Blog dreht sich alles um Aufgabenrotation, Funktionsrotation, Abteilungsrotation oder auf Englisch: Job Rotation. Aber was genau ist das eigentlich?

"Aufgabenrotation, Funktionsrotation oder Jobrotation bedeutet, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die Stelle zu wechseln, um neue Herausforderungen zu erleben. Dies kann auf vielfältige Weise geschehen. Mitarbeiter können beispielsweise einen Blick in die Arbeitsweise einer ganz anderen Abteilung werfen, es kann sich aber auch nur um den Wechsel von Funktionen oder Aufgaben handeln."

Diese Technik bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Denken Sie an:

• Mehr Arbeitszufriedenheit
• Bessere Mitarbeiterbindung
• Breiter einsetzbare Mitarbeiter
• Bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Prozessoptimierung
• Höhere Produktivität
• Aufbrechen der sogenannten Silo-Mentalität

Und so könnten wir noch eine Weile weitermachen. In diesem Blog beleuchten wir einige der wichtigsten Vorteile nacheinander. Außerdem geben wir Ihnen ein paar Ideen, wie Sie die Aufgabenrotation in Ihrem eigenen Unternehmen fördern können.

1 – Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern

Zunächst einmal kann Aufgabenrotation zu Prozessoptimierungen führen. Manchmal ist es sehr hilfreich, ein Problem aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Lassen Sie zum Beispiel Servicedesk-Mitarbeiter mit HR-Mitarbeitern rotieren. Oft sind dies Abteilungen, die über automatisierte Prozesse sehr viele Informationen austauschen. Wer weiß, vielleicht lassen sich diese Prozesse optimieren. Die Chancen stehen gut, dass Job Rotation dazu führt, dass mehr Ideen für Verbesserungen entstehen!

Darüber hinaus kann der Wechsel von Funktion oder Abteilung eine Form des internen Wissensaustauschs sein, auch bekannt als Cross-Pollination! In manchen Fällen stoßen zwei Abteilungen beispielsweise auf ein ähnliches Problem, das sie unterschiedlich lösen. Durch Funktionsrotation kann man voneinander lernen! Oder vielleicht können sie das Problem sogar gemeinsam lösen.

Lesen Sie hier mehr über Wissensaustausch in Unternehmen.

2 – Silo-Mentalität aufbrechen

Aufgabenrotation kann dazu führen, dass die Silo-Mentalität verschwindet und die interne Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert wird.

Was ist eine Silo-Mentalität?

"Eine Silo-Mentalität ist eine Arbeitskultur, in der es scheint, als würden die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen buchstäblich auf einsamen Inseln leben. Sie kommunizieren nicht offen miteinander und sind einander entfremdet. Dies kann zu Spannungen oder sogar Konflikten führen, unter denen die Arbeit leidet."

Sie kennen das sicher. Mitarbeiter derselben Abteilung fühlen sich stärker miteinander verbunden, logischerweise, weil sie häufiger miteinander sprechen, dieselben Verantwortlichkeiten haben und vor denselben Problemen stehen. Der Mensch ist von Natur aus darauf ausgerichtet, Teil einer Gruppe sein zu wollen. Dadurch neigen wir oft dazu, unsere eigene Gruppe (oder Abteilung) zu verherrlichen und über eine andere Gruppe/Abteilung zu lästern. Sehr menschlich, aber nicht wirklich hilfreich.

Dies kann nämlich dazu führen, dass man sich gegenseitig Vorwürfe macht und konstruktive, offene Kommunikation weit gefehlt ist. "Wir erledigen unsere Aufgaben, aber die anderen lassen uns hängen", ist ein häufiger Satz eines Mitarbeiters, der sich in einer Silo-Mentalität bewegt.

Job Rotation kann die Lösung bieten! Obwohl Menschen sehr an ihrer eigenen "Gruppe" hängen, sind sie auch sehr flexibel und können sich an eine neue Gruppe anpassen und dort eine Bindung aufbauen. Indem man vorübergehend Teil einer neuen Abteilung ist, kann mehr gegenseitiges Verständnis entstehen. Zum Beispiel darüber, wie bestimmte Probleme entstehen oder wie komplex es eigentlich ist, diese zu lösen.

3 – Arbeitsfreude steigern / Mitarbeiter binden

Die Bindung von Mitarbeitern. Ein heißes Thema im Jahr 2022. Und was soll ich sagen: Aufgabenrotation kann definitiv dazu beitragen!

"Verandering van spijs doet eten."

Een oude uitspraak, die geheel van toepassing is op taakroulatie. Door nu en dan eens te veranderen van spijs, behoudt men eetlust. En door nu en dan eens te veranderen van werkzaamheden, behoudt men werkplezier. 

Door te wisselen van werkzaamheden worden je werknemers even weggetrokken uit hun standaard takenpakket. Hun dagelijkse struikelblokken maken plaats voor nieuwe verfrissende uitdagingen, met een flinke motivatieboost tot gevolg! 

Vergeet ook niet dat taakroulatie de ultieme manier is om sollicitanten te introduceren in je organisatie. Laat ze tijdens de onboarding telkens een dag meelopen met een andere afdeling. Zo vergroot je de kans dat nieuwe medewerkers terechtkomen in de juiste functie en blijven hangen! 

Meer lezen over werkplezier vergroten? Lees dan ook: Vind je ikigai! 

4 - Onbenutte talenten ontdekken

In deze tijden kan het een enorme uitdaging zijn om nieuwe medewerkers te werven voor belangrijke functies. Tijd om out-of-the-box te denken! Soms hoef je het niet buiten je organisatie te zoeken, maar zit je degene waar je naar op zoek bent gewoon binnen handbereik (letterlijk!). Misschien ben je wel op zoek naar een goede marketeer. Ga dan eens na: Wie binnen je team lijkt hier geschikt voor? Vergeet hierbij eventuele papiertjes en diploma's, maar kijk puur naar eigenschappen, persoonlijkheid en motivatie. Wie staat ervoor open om eens iets anders te proberen? Wie leert graag nieuwe dingen? Wie heeft de tools in handen om ergens vaardig in te worden? 

Lees ook onze blog over: kies je voor diploma's of competenties?

Job rotation is de perfecte manier om erachter te komen of jouw hypotheses waar zouden kunnen zijn en of bepaalde werknemers daadwerkelijk onbenutte talenten hebben dus. Op deze manier kun je jouw potentiële nieuwe marketeer voor een bepaalde periode laten proeven aan de eventuele nieuwe functie. Óf je laat werknemers op een heel willekeurige manier van taak switchen, zonder verwachtingen. Misschien krijgt dat wel een heel verrassende wending! 

"Soms kun je prima uit de voeten door wat taken/functies te rouleren, zonder dat je hoeft te zoeken naar die ene speld in de hooiberg!" 

Van ruilen komt huilen. Geef je medewerkers ook terugkeergarantie. Bevalt het toch niet in de nieuwe functie? Dan kunnen ze gewoon weer terugkeren naar hun oude werkzaamheden. 

Taakroulatie voorbeeld 

Misschien wil je taakroulatie wel gaan doorvoeren in je eigen organisatie. Hoe realiseer je dit dan eigenlijk? Hoe geef je dit op een doordachte, productieve manier vorm? 

Richt een online academie in met e-learnings over de werkzaamheden van elke afdeling. Zo krijgen je medewerkers een sneakpeak van hoe taakroulatie bij een bepaalde afdeling eruit zou kunnen zien. Laat ze hierbij ook een ambitielijst opstellen, met taken/functies die ze ambiëren. E-learning is bovendien een enorm effectieve manier om medewerkers alvast in te werken, voordat aan de slag gaan in hun 'nieuwe' functie. 

Heb je nog geen online academie? Neem dan een kijkje tussen de mogelijkheden van Pluvo. Of neem contact met ons op om eens samen te sparren.