Die ultimative Offboarding-Checkliste mit Tipps für jeden HR-Profi!

Was ist Offboarding?

Onboarding ist in aller Munde – das weiß jeder Personaler. Aber schenken Sie dem Offboarding auch genügend Aufmerksamkeit?

Zuerst ein Schritt zurück: Was ist Offboarding eigentlich? Und was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding?

Offboarding markiert das Ende der „Employer Journey“. Es dreht sich alles um den Moment, in dem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Auch wenn Sie vielleicht dazu neigen, diesen Prozess so schnell wie möglich hinter sich zu bringen, ist es nicht ratsam, jemanden geräuschlos gehen zu lassen. Offboarding ist nämlich mindestens genauso wichtig wie Onboarding.

Es ist eine wertvolle Investition in die Zukunft, und zwar aus folgenden Gründen:

• Erhalten Sie wertvolles Feedback, von dem Sie in Zukunft profitieren können
• Machen Sie aus einem (ehemaligen) Mitarbeiter einen Botschafter Ihres Unternehmens
• Beeindrucken Sie die verbleibenden Mitarbeiter
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Verwaltung
• Halten Sie die Tür für eine mögliche Rückkehr offen

Eine ganze Liste von Vorteilen, wie Sie sehen! Wir werden diese in diesem Blog näher erläutern.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Mitarbeiter zu Botschaftern machen? Dann lesen Sie auch diesen Blog über Internal Branding!

Beispiel für einen HR-Offboarding-Prozess

Der Offboarding-Prozess beginnt oft in dem Moment, in dem Ihr Mitarbeiter fragt:

„Hast du kurz Zeit?“

Besonders gegen Ende des Monats schrillen bei dieser Frage sofort die Alarmglocken. Denn Sie wissen eigentlich schon, was kommt. Ihr Mitarbeiter hat eine „neue Herausforderung gefunden“, wie es so schön heißt. Manchmal kommt das sehr gelegen und man freut sich insgeheim. Meistens jedoch nicht. In vielen Fällen verlässt ausgerechnet der Mitarbeiter das Unternehmen, auf den man sich immer verlassen konnte und in den man durch Schulungen oder Gehaltserhöhungen investiert hat.

Während Sie im Gespräch sitzen, schweifen Ihre Gedanken bereits ab. Vielleicht sind Sie enttäuscht oder überlegen, wie Sie die Stelle so schnell wie möglich neu besetzen können. Und wie war noch gleich die Nummer von der Zeitarbeitsfirma? Treten Sie auf die Bremse. Drücken Sie die Pause-Taste! Bleiben Sie im Moment und vor allem: Bleiben Sie bei Ihrem Mitarbeiter. Wir geben Ihnen einige Tipps, um das Offboarding in geordnete Bahnen zu lenken. Das hat der Mitarbeiter verdient. Aber Sie auch!

Tipp 1 – Planen Sie das Austrittsgespräch

Dieser Offboarding-Tipp steht nicht ohne Grund an erster Stelle. Ein gut geführtes Austrittsgespräch, auch Offboarding-Gespräch genannt, bringt viel. Ihr Mitarbeiter bekommt nicht nur die Chance, Dampf abzulassen, sondern kann dem Unternehmen auch wertvolle Tipps geben. Darüber, warum er während seiner Beschäftigung unzufrieden war, aber auch, was ihm in der letzten Zeit besonders gut gefallen hat. Diesen Input können Sie hervorragend für Ihre weitere Personalpolitik nutzen. Denn so wissen Sie genau, wie Sie andere Mitarbeiter binden und begeistern können!

Hinweis: Nutzen Sie nicht den Moment, in dem der Mitarbeiter seine Kündigung einreicht, für das Austrittsgespräch. Es ist besser, die Emotionen rund um den Abschied erst einmal abklingen zu lassen und sich wirklich Zeit für das Gespräch zu nehmen. Lassen Sie den Mitarbeiter einige Tage vor dem geplanten Gespräch ein Online-Austrittsformular als Grundlage ausfüllen. Trinken Sie eine Tasse Kaffee zusammen und führen Sie das Gespräch in aller Ruhe und Offenheit.

Tipp: Suchen Sie online nach einem Beispiel für ein Austrittsformular, um sich inspirieren zu lassen.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Ergebnisse Ihrer Austrittsgespräche alle sechs Monate (anonymisiert) auf Management-Ebene zu besprechen. Lässt sich ein Trend erkennen? Können wir daraus lernen? Welche Tipps und Anregungen sollten aufgegriffen und welche sollten strategisch weiterentwickelt werden?

Ein sensibles Gespräch über das Ausscheiden zu führen, kann schwierig sein. Erst recht, wenn die Umstände durch COVID-19 Sie zwingen, das Gespräch online zu führen. Wie bleibt es trotz des Bildschirms dazwischen persönlich? Wie sorgen Sie dafür, dass das Austrittsgespräch die gewünschte Wirkung erzielt, auch wenn die Netzwerkverbindung zwischendurch schwächelt? Dann lesen Sie unseren Blog voller nützlicher Tipps zum Thema Online-Gespräch führen.

Tipp 2 – Treffen Sie Absprachen zur internen Kommunikation

All news travels fast – kann eine unangenehme Begleiterscheinung sein, wenn das Offboarding nicht nach Wunsch verläuft. Ehe man sich versieht, entstehen Unruhe, Unsicherheit und Gerüchte rund um die Kündigung. Ein Austritt ist nämlich immer Nährboden für eigene Interpretationen, Verschwörungstheorien und Unklarheiten. Unser Tipp: Treffen Sie klare Absprachen zur Kommunikation, und zwar schon in dem Moment, in dem jemand mit seiner Kündigung wedelt. 

Legen Sie einen klaren Informationsweg fest. Wer muss wann und wie informiert werden? Was kann geantwortet werden, wenn Kollegen nach dem Grund für die Kündigung fragen? 

Verfassen Sie gemeinsam eine Informationsmail, die so schnell wie möglich an alle Kollegen im Unternehmen verschickt wird. Was ist der allerletzte Arbeitstag des Mitarbeiters? Welchen Grund für den Austritt möchten Sie nennen lassen? Darf der neue Arbeitgeber genannt werden, oder ist das heikel?

Denken Sie auch an ein spezielles Schreiben oder eine E-Mail an externe Geschäftspartner, mit denen der Mitarbeiter regelmäßig Kontakt hatte. Ist bereits ein (vorübergehender) Nachfolger bekannt, nennen Sie ihn dort ebenfalls klar mit Namen und Telefonnummer, damit der Geschäftspartner weiß, an wen er sich in Zukunft wenden kann. 

Tipp 3 – Erstellen Sie eine Offboarding-Checkliste

‍Ein großer Vorteil eines guten Offboardings ist, dass es Missverständnisse und Ärger vermeidet. Dies erreichen Sie, indem Sie sicherstellen, dass administrativ alles in Ordnung ist. Es ist hilfreich, dafür eine Offboarding-Checkliste für sich selbst zu erstellen, damit Sie nichts vergessen. Natürlich müssen wir Ihnen nicht sagen, dass Sie keinen Schritt unternehmen sollten, bevor Sie die Kündigung des Mitarbeiters schwarz auf weiß haben. Ein klassisches Kündigungsschreiben mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier ist nach wie vor zu bevorzugen. Gerichte werden zwar nachsichtiger bei der Akzeptanz von Kündigungen per E-Mail, aber dann muss ein Nachweis vorliegen, dass die Kündigung auch angekommen ist.

Vereinbaren Sie, wann Schlüssel, Telefon, Laptop und Autoschlüssel zurückgegeben werden müssen und bei wem. Lassen Sie, wenn es so weit ist, beide Parteien den Empfang quittieren und legen Sie das Dokument in der Personalakte ab. Better safe than sorry.

Gehen Sie gemeinsam mit dem scheidenden Mitarbeiter die arbeitsvertraglichen Punkte durch:

• Wie viele Urlaubstage sind noch übrig, ausgehend vom Kündigungsdatum? Können diese vor dem Austrittsdatum genommen werden?
• Was passiert mit Boni, Jahressonderzahlung und Urlaubsgeld?
• Gibt es noch Rückzahlungsverpflichtungen für eine Weiterbildung? Oder für Dinge, die über den Arbeitgeber angeschafft wurden?
• Muss der Mitarbeiter ein Wettbewerbsverbot beachten? Wenn ja, wie heiß wird die Suppe tatsächlich gegessen?

Es ist doch besser, wenn alles klar ist, nicht wahr?!

Tipp 4 – Vom Offboarding zum Onboarding

‍Die Show muss weitergehen. Für alle Beteiligten ist es natürlich am angenehmsten, wenn die Arbeit „warm“ übergeben werden kann. Aber leider ist, besonders auf dem aktuellen Arbeitsmarkt, nicht immer sofort ein Nachfolger zur Hand. Vereinbaren Sie daher mit dem ausscheidenden Mitarbeiter, dass er ein klares Übergabedokument für die verbleibenden Kollegen schreibt.

Dieses Dokument sollte einige Punkte enthalten, die wesentlich sind, damit nach dem Weggang nicht alles stillsteht. Dazu gehören eine Liste interner und externer Ansprechpartner, wichtige Deadlines, Arbeitsabsprachen sowie der Speicherort und die Struktur digitaler Dateien. Außerdem sollte eine Übersicht über noch offene Aufgaben nicht fehlen. Wenn Sie all das mit einigen Informationen aus dem Austrittsgespräch kombinieren, haben Sie bereits ein hervorragendes Einarbeitungsprogramm. 

Brauchen Sie auch Hilfe beim Onboarding? Laden Sie jetzt die Onboarding-Checkliste herunter! Gute Nachrichten: Ab sofort können Sie die Onboarding-Checkliste mit nur wenigen Klicks herunterladen. Dieses Dokument enthält einige entscheidende Punkte, die zur Einarbeitungszeit eines neuen Kollegen gehören. So vergessen Sie nichts und können direkt loslegen!

Tipp 5 – Die Kündigung den Kollegen ankündigen

Gönnen Sie jedem Mitarbeiter einen guten Abschied. Es gibt ganz sicher viele schöne Erfahrungen, die Sie teilen. Selbst wenn es zwischendurch Irritationen gab oder Sie die Enttäuschung über die Kündigung noch nicht verwunden haben.

Gehen Sie davon aus, dass Ihr Mitarbeiter sein Bestes für das Unternehmen gegeben hat. Und dafür darf ruhig auch einmal Wertschätzung gezeigt werden. 

Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, wie er sich am liebsten verabschieden möchte. Mit einem großen Empfang, einem gemütlichen Umtrunk oder einem intimen Abendessen nur mit engen Kollegen? Manch einer bevorzugt einen Irish Goodbye; aber oft ist eine Feier doch ein guter Abschluss. Wenn es dafür Hausregeln gibt, halten Sie sich möglichst daran. Lassen Sie aber immer Raum für persönliche Wünsche. 

Schenken Sie der internen Kommunikation zum Abschied des Mitarbeiters ausreichend Aufmerksamkeit. Lassen Sie den Mitarbeiter nicht allein, sondern übernehmen Sie die Organisation der Abschiedsfeier. Das ist für die scheidende Person sehr angenehm. Zudem bietet es Ihnen die Möglichkeit, positive Überraschungen einzubauen. Laden Sie zum Beispiel eine ehemalige Führungskraft ein, an die der Mitarbeiter gute Erinnerungen hat. Erstellen Sie ein „Freundebuch“, in das jeder lustige Erinnerungen schreibt, oder sammeln Sie für ein schönes Abschiedsgeschenk.

Kurz gesagt: Machen Sie ein Fest daraus. Wenn das Arbeitsverhältnis positiv endet, geht der Mitarbeiter nicht im Streit, sondern lässt die Tür für die Zukunft einen Spalt offen. Das ist – gerade in einer Zeit, in der Netzwerke und eine gute Arbeitgebermarke immer wichtiger werden – ein schöner Bonus! Ein gutes Offboarding hat also nur Vorteile. Sowohl für den scheidenden Mitarbeiter als auch für das Unternehmen.

Tipp 6 – Digitales Offboarding

‍Zum Schluss geben wir Ihnen – unserer Meinung nach – den effizientesten Tipp: Gehen Sie digital! So machen Sie es sich viel einfacher. Pluvo bietet zahlreiche Möglichkeiten, Sie dabei zu unterstützen. Vom Exit-Formular über Übergabemöglichkeiten bis hin zur Organisation einer Feier, dem Erstellen eines Freundebuchs, der Berechnung offener Urlaubstage oder einer Checkliste für den Austritt: Alles lässt sich digital erledigen.

Möchten Sie wissen, wie das geht? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!