Compliance-Training: Was ist das und wie macht man sie unterhaltsam?

Die Gesellschaft ist von Regeln durchzogen. Dass „jeder Bürger das Gesetz kennen muss“, ist in der Praxis kaum umsetzbar. Privat nehmen wir es meist nicht allzu genau. Doch im geschäftlichen Kontext sieht das ganz anders aus. Arbeitgeber tragen eine erhebliche Verantwortung für das Wissen und die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter. Werden die Anforderungen von Gesetzen, Branchenverbänden oder Sicherheitshandbüchern nicht erfüllt, drohen ernsthafte Konsequenzen. Genau hier kommt die Compliance-Schulung ins Spiel.

‍

Was ist Compliance eigentlich?

Lassen Sie uns zunächst die Frage klären: „Was ist Compliance?“ Wörtlich bedeutet Compliance „Einhaltung“ oder „Regeltreue“. Sie ahnen es sicher schon: Hier geht es vor allem um Gesetze und Vorschriften. Es ist vielleicht nicht Ihr Lieblingsthema, aber die Einhaltung dieser Regeln ist heutzutage wichtiger denn je.

Seit der Finanzkrise 2008 ist Compliance, insbesondere im Finanz- und Bankensektor, ein hochaktuelles Thema. Durch die Einführung strengerer Regeln und unterschiedlichster Verfahren wollte man eine Wiederholung solcher Ereignisse verhindern. Es wurden Vorschriften gegen Betrug, Geldwäsche, Insiderhandel und vieles mehr erlassen. Angesichts der weltweiten Unruhen kamen immer mehr Regeln hinzu, bei denen man sich manchmal fragt, wie man sie als Organisation überhaupt noch erfüllen soll. Kann man wirklich sicher sein, dass man durch Geschäfte mit einem externen Kunden nicht indirekt Terrorismus finanziert? Wie hätte man ahnen können, dass das Geld der netten alten Dame aus kriminellen Machenschaften stammte?

Vielleicht erscheint Ihnen die Banken- und Versicherungswelt weit weg. Doch fast jeder hat mit Compliance zu tun, oft ohne es zu merken. Im Gesundheitswesen beispielsweise wird die Einhaltung von Regeln immer strenger überwacht, um die öffentliche Gesundheit bestmöglich zu schützen.

Sie vertrauen Ihrem Anwalt alles an, weil Sie wissen, dass er oder sie Ihre Informationen nicht weitergibt. Ihr Anwalt muss sich schließlich an den Verhaltenskodex halten, der aus Regeln besteht, die jeder Anwalt erfüllen muss. Moment mal, ist das nicht… genau! Compliance!

Ein weiteres Beispiel: Kunden entscheiden sich oft für einen ISO-zertifizierten Lieferanten oder Dienstleister, weil sie sich auf hohe Qualität verlassen wollen. Und wie erhält man eine solche offizielle ISO-Zertifizierung? Richtig, indem man alle möglichen Regeln und Bedingungen erfüllt. Also: Compliance!

‍Compliance begegnet einem überall

Kurz gesagt: Nahezu jede Branche und jeder Beruf hat mit Compliance zu tun. In einer Organisation kann es von Compliance-Themen in verschiedenen Bereichen nur so wimmeln. Es kann schließlich um alle möglichen Themen gehen, wie zum Beispiel:

• Arbeitsbedingungen (Arbeitsschutz)
• Datenschutz (DSGVO)
• Cybersicherheit
• Betrugs- und Korruptionsbekämpfung
• HACCP und Lebensmittelsicherheit
• Integrität
• Prävention von Diskriminierung und Mobbing

Wie mit diesen Themen umgegangen werden muss, unterscheidet sich natürlich je nach Berufsfeld. Ein Bauarbeiter arbeitet nun einmal anders als ein Arzt, und ein Friseur hat andere Anforderungen als eine Fachkraft in der Kinderbetreuung oder ein Buchhalter.

Warum ist Compliance so wichtig?

‍Zunächst gibt es natürlich ein ethisches Ziel: Denken Sie an den Schutz vor Risiken, die Vermeidung von Arbeitsunfähigkeit, die Schaffung von Klarheit und die Sicherung von Qualität. Das ist für Ihre Mitarbeiter sehr wichtig, und als verantwortungsbewusster Arbeitgeber stehen Sie da natürlich zu 100 % dahinter. Aber es gibt auch handfeste geschäftliche Gründe, sich mit Compliance zu befassen.

Wenn eine Aufsichtsbehörde feststellt, dass die Regeln in einer Organisation verletzt werden, ist der Ärger groß. Im günstigsten Fall erhält der Arbeitgeber eine Verwarnung, oft wird aber ein empfindliches Bußgeld verhängt. Und dabei ist von der negativen Publicity, die darauf folgt, noch gar nicht die Rede. Katastrophal für Ihr Image bei Kunden, ganz zu schweigen von Ihrem Employer Branding. Beides landet im Handumdrehen im Papierkorb!

„Wird eine solche Verwarnung oder ein solches Bußgeld dann nicht dem Mitarbeiter auferlegt, der gegen die Regeln verstößt?“, könnten Sie denken. So einfach ist es aber nicht. Die Verantwortung sowie die Informations- und Fürsorgepflicht eines Arbeitgebers gegenüber seinen (oder ihren) Mitarbeitern wiegen schwer.

Als Arbeitgeber müssen Sie nachweisen können, dass alles getan wurde, um die Mitarbeiter  über die Regeln zu informieren und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten dazu zu prüfen.

Hier kommt die Compliance-Schulung ins Spiel

Ein Arbeitgeber hat also großes Interesse daran, dass die Compliance in der Organisation bestens geregelt ist. Niemand wartet auf Bußgelder, Unfälle oder ein schlechtes Image. Deshalb sorgt jede Organisation, die etwas auf sich hält, dafür, dass jeder Mitarbeiter ausreichend Compliance-Schulungen absolvieren kann und wird.

Compliance-Schulungen gibt es in allen Formen. Kurse, E-Learnings und Wissensplattformen sind ein wichtiges  Hilfsmittel, damit Mitarbeiter alle Gesetze und Vorschriften, Tarifverträge, Verfahren und internen Richtlinien einhalten können.

Wichtig: Mitarbeiter müssen die Regeln nicht nur theoretisch kennen, sondern auch über die nötigen Fähigkeiten verfügen, sie einzuhalten.

Das ist einiges, weshalb die Compliance-Schulung selbst oft an einen Branchenverband oder ein externes Bildungsinstitut ausgelagert wird. Das ändert aber nichts daran, dass der Arbeitgeber dafür sorgen muss, dass die nötigen Informationen auch intern stets aktuell und für alle zugänglich sind, die damit arbeiten müssen.

Machen Sie Compliance-Schulungen daher zum Bestandteil des Onboardings jedes neuen Mitarbeiters und sorgen Sie dafür, dass das Thema dem Personal immer wieder präsent bleibt. Nutzen Sie dabei die Kraft der Wiederholung. Setzen Sie ein Thema, ein Verfahren oder ein neues Gesetz regelmäßig auf die Agenda der Teamsitzung, richten Sie leicht anklickbare Links im Intranet ein und bieten Sie auch langjährigen Mitarbeitern eine kleine Auffrischung.

Ein positiver Blick auf Compliance

Wir hören Sie seufzen. Stimmt, Compliance ist keine Kleinigkeit. Trotzdem ist es wichtig, sich nicht in der Vorstellung zu verlieren, dass Sie Compliance nur für den Staat oder eine Aufsichtsbehörde aufbauen. Setzen Sie lieber eine andere, positive Brille auf: Wenn Sie Compliance gut und klug gestalten, können Sie in Ihrer Organisation in vielen Bereichen echte Fortschritte erzielen.

Darauf können Sie sich verlassen: Es gibt immer einen guten Grund, warum eine bestimmte Handlung oder ein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben ist. Die Regeln fallen nicht einfach vom Himmel. Oft werden sie nach einer Krise, einem Unfall oder einem schweren Fehler aufgestellt.

Also eigentlich aufgrund von Situationen, die Sie in Zukunft lieber nicht noch einmal erleben möchten. Nutzen Sie dieses Wissen!

Die Vorteile von Compliance

Zugegeben, manchmal sind Gesetze und Verfahren etwas verstaubt und altbacken aufgeschrieben, aber sie haben echte Vorteile für eine Organisation und ihre Mitarbeiter. Was halten Sie zum Beispiel von:

• einem sicheren Arbeitsplatz
• einem angenehmen, integren Arbeitsklima
• Begrenzung von Risiken
• Sicherung von Qualität
• Klarheit für alle
• zufriedenen Kunden
• Gleichbehandlung
• gutem Employer Branding und natürlich, last but not least:
• keinen Bußgeldern oder Rechtsstreitigkeiten

… und wir könnten uns noch einige Gründe einfallen lassen, warum es eigentlich ganz logisch und sinnvoll ist, Compliance-Schulungen zum Bestandteil jeder Wissensplattform und jedes LMS zu machen.

Sehen Sie Gesetze und Regeln als Rahmen, die zwar wichtig sind, die Sie als Organisation aber ruhig auch selbst ausgestalten dürfen. Gehen Sie auf alltägliche Situationen am Arbeitsplatz ein und wählen Sie Tempo oder Worte, die zu Ihrer Zielgruppe von Mitarbeitern passen.

Das „Why“ der Compliance

OK, vielleicht haben Sie nach der Lektüre des bisher Gesagten ein positiveres Bild von all den Regeln und Verfahren, die Sie als Arbeitgeber erfüllen müssen. Dann ist jetzt Zeit für den nächsten Schritt. Wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mit frischem Blick die Schulbank für eine solche Pflichtschulung drücken? Wie stellen Sie sicher, dass sie das erworbene Wissen behalten und in entscheidenden Momenten auch richtig anwenden?

Unser bester Tipp: Erklären Sie zuerst gut, warum Ihnen Compliance so wichtig ist. Legen Sie den Fokus dabei nicht so sehr auf Bußgelder und Verwarnungen (so wichtig sie auch sind!), sondern beantworten Sie vor allem die Frage: „What’s in it for me?“.

Das muss nicht schwer sein. Persönliche Sicherheit, klare Arbeitsabläufe, ein angenehmes Arbeitsklima, benutzerfreundliche Geräte und ein gutes Onboarding sind alles Themen, für die sich fast jeder Mitarbeiter begeistern kann. Diese Gründe sind nachvollziehbar, fast greifbar, und sie berühren Menschen persönlich. Sie werden Teil ihrer Erlebniswelt. Wenn Sie es richtig angehen, wird Compliance sogar zu einer wichtigen Station auf ihrer Employee Journey. Dann trauen sich Kollegen auch, einander anzusprechen, wenn sie sehen, dass der andere sich nicht an die Regeln hält.

Das Nützliche mit dem Angenehmen verbinden

Noch ein goldener Tipp: Vermeiden Sie Langeweile. Gestalten Sie Compliance-Schulungen für Ihre Mitarbeiter vor allem angenehm und überraschend.

Mit einem mitreißenden Erlebnis bleibt der wichtige Lernstoff am ehesten wirklich top of mind.

Wie das geht? Wir geben Ihnen gerne ein paar Tipps mit.

1. E-Learning: flexibel und angenehm

Lernen an Ihrem Lieblingsort, zu einer Zeit, die Ihnen passt, und in einem Tempo, das zu Ihnen passt. E-Learning, oder asynchrones Lernen, ist nicht ohne Grund in kurzer Zeit sehr beliebt geworden. Auch für die Organisation hat es Vorteile. Schulungen müssen nicht immer während der Arbeitszeit stattfinden, neue Teilnehmer können jederzeit einsteigen und Klassenräume müssen nicht gemietet werden.

Dabei reicht es nicht, einfach alle alten Kursbücher zu digitalisieren und online zu stellen.

Asynchrones Lernen erfordert etwas Vorbereitung und Pflege, um Teilnehmer zu gewinnen und zu halten. Lesen Sie daher unsere Tipps zur Erstellung von E-Learnings.

2. Wissens-Häppchen

Niemand hat Lust auf dicke Bücher, Textwüsten oder lange Monologe, die einen großen Teil Ihres Kalenders belegen. Zerlegen Sie Wissen in kleine, attraktive Happen, auch Microlearnings oder Wissens-Snacks genannt. Servieren Sie die Snacks in allen möglichen Formen: als Podcast, Video, GIF oder kurzes Quiz.

Für welche Form Sie sich auch entscheiden, halten Sie die Lektionen kurz und prägnant. Sie heißen nicht umsonst „Micro“. Sie sollten sich in etwa 3 Minuten abschließen lassen. Sammeln Sie sie an einem zentralen Ort, zum Beispiel auf Ihrer Wissensplattform. Dann lassen sie sich leicht wiederfinden.

Denken Sie an die Kraft der Wiederholung. Verstecken Sie Microlearnings an verschiedenen Stellen, etwa in einem Online-Newsletter, Magazin oder einer E-Mail. Fügen Sie im Text einen Link zur jeweiligen Lektion ein, bei der der Mitarbeiter fast unmerklich neues Wissen erwirbt oder altes auffrischt.

3. Multimedia

Halten Sie die Aufmerksamkeit der Lernenden mit verschiedenen Formen fest. Fügen Sie klare Bilder hinzu, arbeiten Sie mit Videos und unterstützendem Audio. Indem Sie geschriebenen Text mit anderen Medien mischen, machen Sie ihn nicht nur attraktiver.

Setzen Sie auf verschiedene Medien, dann erreichen Sie ein größeres Publikum, und das ist gerade bei Compliance-Schulungen natürlich sehr wichtig. Jeder Mensch hat seinen eigenen Lernstil und möchte und kann Wissen auf andere Weise aufnehmen. Der eine ist visuell veranlagt, der andere liest leicht und ein Dritter hört lieber zu. Sprechen Sie also möglichst viele Sinne an.

4. Praxisnah

Lassen Sie in den Compliance-Schulungen möglichst viele Praxissituationen vorkommen. Das macht Compliance deutlich konkreter und verständlicher. Wenn gezeigt wird, welche Entscheidungen im Arbeitsalltag täglich getroffen werden können, wird der Sinn einer bestimmten Regel oder eines Gesetzes für die Lernenden sofort klar. Dagegen kommt keine Theorie an.

Szenariobasiertes Lernen wird noch schöner und überraschender, wenn Sie Fotos und Videos im eigenen Unternehmen am Arbeitsplatz aufnehmen und dabei keine Schauspieler engagieren, sondern Kollegen eine Rolle spielen lassen. So erreichen Sie ultimative Wiedererkennbarkeit. Haben Sie viele nicht niederländischsprachige Mitarbeiter? Dann drehen Sie Videos in verschiedenen Sprachen oder sorgen Sie für mehrsprachige Untertitel.

5. Gamification

Sorgen Sie für Zweiwegekommunikation, indem Sie in Ihrer Compliance-Schulung ein interaktives Programm einsetzen. Mit Spielelementen wird ein Kurs bereichert und interessanter. Durch den Einsatz von Gamification wird ein Lernender sofort aufgerüttelt und in den Aktionsmodus versetzt. Das erlernte Wissen kann genutzt werden, um Punkte zu sammeln oder gegen Kollegen anzutreten. Spielen löst bei Menschen etwas aus. Sie wollen punkten und nehmen den Wettkampf auf positive Weise an.

Einige Beispiele für Gamification, die Sie einsetzen könnten:

• ein Wissensquiz auf verschiedenen Levels
• virtuelle Simulation verschiedener Szenarien
• interaktive Bilder

Verbinden Sie auch noch eine Belohnung mit den besten Leistungen (das kann alles Mögliche sein, von einem Zertifikat oder einer lobenden Erwähnung bis zu einem kleinen Preis), dann sorgen Sie für zusätzliche Motivation.

Die Bausteine für Ihre Compliance-Schulung

Haben wir Sie schon inspiriert, sich mit Compliance zu befassen? Dann möchten wir Sie zum Schluss noch auf einen klugen Aufbau mitnehmen.

• Machen Sie es nicht allein: Verfahren, Gesetze und Vorschriften sind ziemlich komplex. Es ist eine gute Idee, gemeinsam mit einer multidisziplinären Gruppe von Menschen loszulegen. Jeder bringt eigenes Fachwissen mit und kann ein Thema von einer anderen Seite beleuchten. Beginnen Sie mit internen Stakeholdern, gönnen Sie sich aber den Luxus, rechtzeitig einen externen Experten hinzuzuziehen.
• Erstellen Sie einen „Einkaufszettel“: Wir sagten es bereits: Jede Branche, sogar jede Organisation hat andere Anforderungen und Wünsche in Sachen Compliance. Erfassen Sie die relevanten Gesetze und Verfahren, die zu Ihrer Organisation passen. Ist es viel und zu komplex, um alles auf einmal einzuführen? Unterscheiden Sie zwischen need to have und nice to have und führen Sie schrittweise ein.
• Stellen Sie eine flexible Schulung zusammen: Wenn Sie die Schulung aus verschiedenen Modulen aufbauen, schaffen Sie optimale Flexibilität. So können Sie besser auf unterschiedliche Wissensstände, Lerntempo und sogar Sprachen eingehen. Ändert sich ein Gesetz oder gibt es neue Verfahren? Dann können Sie die Schulung schnell aktualisieren.
• Nutzen Sie verschiedene Lernmethoden: Sorgen Sie dafür, dass es für jede Lernpräferenz eine Option gibt. Variieren Sie zwischen E-Learning, Flipped Classrooms, Webinaren und old school-Unterricht vor Ort.
• Ergebnisse überwachen: Gerade bei Compliance-Themen ist es besonders wichtig, dass das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Nutzen Sie daher Ihr LMS, um den Fortschritt der Lernenden und die Gültigkeit ihrer Zertifikate zu überprüfen. Nähert sich das „Verfallsdatum“ eines Mitarbeiters? Dann senden Sie rechtzeitig eine Einladung zur Auffrischung!

Compliance-Schulungen mit Pluvo erstellen

Pluvo ist ein leistungsstarkes Tool für Compliance, da es umfassende Berichtsfunktionen mit benutzerfreundlichen Funktionen für das Schulungsmanagement kombiniert. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, detaillierte Übersichten über den Fortschritt und die Leistungen der Mitarbeiter zu erstellen, einschließlich Zertifizierungen und deren Ablaufdaten. Sie können schnell nach Datum und Gültigkeit filtern, sodass Sie sofort sehen, welche Zertifikate bald ablaufen oder bereits abgelaufen sind.

Darüber hinaus macht es Pluvo einfach, E-Learnings zu erstellen und Präsenzveranstaltungen zu organisieren, bei denen Sie mühelos nachverfolgen können, wer an welchen Sitzungen teilgenommen hat. Diese kombinierte Funktionalität bietet eine All-in-One-Lösung für das Management von Compliance-Schulungen, mit der Sie den Status pro Abteilung oder Team überwachen und proaktiv handeln können, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen und Zertifizierungen erfüllen. Dies minimiert nicht nur das Risiko von Compliance-Verstößen, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Organisation bei ihren Compliance-Bemühungen effizient und gut organisiert bleibt.

Vereinbaren Sie ein Gespräch und entdecken Sie, wie einfach sich Compliance-Schulungen mit Pluvo verwalten lassen.

Benötigen Sie weitere Ideen für intelligente Compliance-Schulungen?

Wir bei Pluvo haben jede Menge davon! Eine Wissensplattform, die auch wirklich genutzt wird, um Compliance-Themen zu verankern? Unterhaltsame Spiele und Wissens-Häppchen zu Gesetzen? Von intelligenten Online-Lösungen bis hin zu kreativen Tipps: Wir haben das Know-how. Kontaktieren Sie uns gerne. Wir denken gerne mit Ihnen mit!