Plan een demo
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
De Nederlandse samenleving hangt van regeltjes aan elkaar. ‘Iedere burger hoort de wet te kennen’ is bijna onhaalbare kaart. Privé nemen we het doorgaans met een flinke korrel zout. Maar als het gaat om bedrijfsvoering is het toch wel andere koek. Een werkgever draagt een behoorlijke verantwoordelijkheid rondom de kennis en skills van de medewerkers. Voldoen die niet aan de eisen van de wet, branchevereniging of veiligheidshandboek, dan zijn de rapen gaar. Daar komt compliance training om de hoek kijken.
Laten we eerst antwoord geven op de vraag ‘Wat is compliance?’. Letterlijk betekent compliance ‘voldoen’ of ‘naleven’. Je voelt de bui vast al hangen: hier praten we vooral over wet- en regelgeving. Het is misschien niet je favoriete topic, maar het naleven ervan is vandaag de dag steeds belangrijker geworden.
Sinds de financiële crisis in 2008 is compliance vooral in de financiële en bancaire sector een heel actueel gespreksonderwerp geworden. Door meer regels en de meest uiteenlopende procedures op te stellen hoopte men in de toekomst een herhaling te voorkomen. Er werden regels opgesteld tegen fraude, witwassen, handelen met voorkennis, noem maar op. En met de onrust in de wereld kwamen er steeds meer regels bij, waarbij je je soms moet afvragen hoe je er als organisatie aan kunt voldoen. Kun je echt zeker weten dat je door te handelen met een externe klant niet indirect terrorisme financiert? Hoe had je kunnen vermoeden dat het geld van dat lieve omaatje in het verleden was verdiend met criminele praktijken?
Misschien voelt de bank- en verzekeringswereld als ver van je bed. Toch heeft bijna iedereen te maken met compliance, vaak zonder dat je het beseft. In de gezondheidssector wordt er bijvoorbeeld steeds scherper toezicht gehouden op het naleven van de regels, om de volksgezondheid zo goed mogelijk te waarborgen.
Je durft alles aan je advocaat te vertellen, omdat je weet dat hij of zij jouw informatie niet door zal spelen. Jouw advocaat moet zich immers houden aan de Gedragscode, die uit regels bestaat waar iedere advocaat aan moet voldoen. Hee, is dat niet… precies! Compliance!
Een ander voorbeeld. Klanten kiezen vaak voor een ISO-gecertificeerde leverancier of dienstverlener, omdat ze willen kunnen rekenen op goede kwaliteit. En hoe kom je aan zo’n officiële ISO-certificering? Juist, door te voldoen aan allerlei regels en voorwaarden. Compliance dus!
Kortom: vrijwel iedere branche en elk beroep heeft wel te maken met compliance. In één organisatie wemelt het soms van compliance op verschillende gebieden. Het kan immers over allerlei onderwerpen gaan, denk bijvoorbeeld aan:
Hoe met die onderwerpen om moet worden gegaan, verschilt uiteraard per beroepssector. Een bouwvakker werkt nu eenmaal anders dan een dokter, een kapper is geen medewerker kinderopvang of accountant.
Allereerst is daar natuurlijk een ethische doelstelling: denk bijvoorbeeld aan het beschermen tegen risico’s, het voorkomen van arbeidsongeschiktheid, het scheppen van duidelijkheid en het waarborgen van kwaliteit. Heel belangrijk voor je medewerkers, en als goed werkgever sta je daar natuurlijk voor 100% achter. Maar er zijn ook meer zakelijke redenen om te werken aan compliance.
Als een toezichthoudende instantie constateert dat de regels in een organisatie worden overtreden, zijn de rapen gaar. In het gunstigste geval krijgt de werkgever een waarschuwing, maar vaak wordt er een fikse boete opgelegd. En dan hebben we het nog niet eens over de negatieve publiciteit die dan volgt. Rampzalig voor je imago bij klanten, laat staan je employer branding. Ze gaan zo, húp de prullenbak in!
‘Wordt zo’n waarschuwing of boete dan niet aan de medewerker opgelegd die de regels overtreedt?’ zou je kunnen denken. Maar zo eenvoudig ligt het niet. De verantwoordelijkheid en de informatie- en zorgplicht van een werkgever voor zijn (of haar) medewerkers wegen echter zwaar.
Als werkgever zal je moeten kunnen aantonen dat er alles aan is gedaan om de mensen op de hoogte te stellen van de regels, en hun kennis en vaardigheden hieromtrent te toetsen.
Er is een werkgever dus veel aan gelegen om ervoor te zorgen dat de compliance binnen de organisatie helemaal top is geregeld. Niemand zit te wachten op boetes, ongelukken of een slecht imago. Daarom zorgt iedere zichzelf respecterende organisatie ervoor dat elke medewerker voldoende compliance training kan en zal volgen.
Compliance training komt voor in allerlei vormen. Cursussen, e-learnings en kennisplatforms zijn een belangrijk hulpmiddel om ervoor te zorgen dat medewerkers kunnen voldoen aan alle wet- en regelgeving, cao’s, procedures en intern beleid.
Let wel op: medewerkers moeten niet alleen theoretisch op de hoogte zijn van de regels, maar ook de benodigde skills hebben om eraan te kunnen voldoen.
Dat is heel wat, vandaar dat de compliance training zelf vaak wordt uitbesteed aan een branche organisatie of extern opleidingsinstituut. Maar dat neemt niet weg dat de werkgever ervoor moet zorgen dat de benodigde informatie ook intern altijd up-to-date en toegankelijk is voor alle mensen die ermee moeten werken.
Maak compliance training daarom onderdeel van de onboarding van iedere nieuwe medewerker, en zorg ervoor dat het steeds onder de aandacht blijft van het personeel. Maak daarbij gebruik van de kracht van herhaling. Zet een onderwerp, procedure of nieuwe wet regelmatig op de agenda van het werkoverleg, zorg voor makkelijk aanklikbare linkjes op intranet en schotel ook vaste medewerkers een opfrismomentje voor.
We horen je zuchten. Inderdaad, compliance is niet niks. Toch is het belangrijk om niet te verzanden in het idee dat je compliance alleen maar optuigt voor de overheid of een toezichthouder. Zet vooral een andere, positieve bril op: je kunt op allerlei gebieden door compliance goed en slim vorm te geven écht vooruitgang boeken binnen je organisatie.
We geven het je op een briefje: er is echt altijd een goede reden waarom een bepaalde handeling of procedure verplicht is gesteld. De regeltjes komen niet zomaar uit de lucht vallen. Vaak worden ze opgesteld naar aanleiding van een crisis, ongeval of ernstige fout.
Dus eigenlijk door situaties die je niet graag herhaald zou willen zien in de toekomst. Maak gebruik van die kennis!
Toegegeven, soms zijn wetten en procedures wat stoffig en oubollig op papier gezet, maar ze hebben echt voordelen voor een organisatie en haar medewerkers. Wat denk je bijvoorbeeld van:
… en zo kunnen we nog wel wat redenen verzinnen waarom het eigenlijk heel logisch en zinvol is om compliance training onderdeel te maken van ieder kennisplatform en LMS.
Zie de wetgeving en regels als kaders, die weliswaar belangrijk zijn, maar die je als organisatie ook best zelf in mag kleuren. Door in te spelen op dagelijkse situaties die voorkomen op de werkvloer, en het tempo of woorden te kiezen die passen bij jouw doelgroep werknemers.
OK, misschien heb je na het lezen van het bovenstaande een positiever beeld gekregen van alle regels en procedures waar je als werkgever aan moet voldoen. Dan is het nu tijd voor de volgende stap. Hoe maak je dat jouw medewerkers zich met een frisse blik in de schoolbanken hijsen voor zo’n verplichte training? Hoe zorg je ervoor dat ze de opgedane kennis gaan onthouden en op cruciale momenten ook op een juiste manier toepassen?
De beste tip die we je kunnen geven: leg eerst goed uit waarom jij compliance zo belangrijk vindt. Leg daarbij niet zozeer de focus op de boetes en waarschuwingen (hoe belangrijk ook!) maar geef vooral antwoord op de vraag: ‘What’s in it for me?’.
Dat hoeft niet zo moeilijk te zijn. Persoonlijke veiligheid, heldere werkwijze, prettige werksfeer, gebruiksvriendelijke apparatuur en fijne onboarding zijn allemaal onderwerpen waar vrijwel iedere medewerker warm voor loopt. Die redenen zijn begrijpelijk, bijna tastbaar en ze raken mensen persoonlijk. Het wordt onderdeel van hun belevingswereld. Als je het goed aanpakt wordt compliance zelfs een belangrijk station op hun employee journey. Dan durven collega’s elkaar ook aan te spreken, als ze zien dat de ander zich niet houdt aan de regels.
Nóg een gouden tip: voorkom saaiheid. Maak compliance training vooral prettig en verrassend voor je medewerkers.
Met een sprankelende ervaring loop je de meeste kans dat die belangrijke lesstof werkelijk top of mind blijft.
Hoe je dat doet? We geven je graag wat tips mee.
Leren op jouw eigen favoriete plek, op de tijd die jou uitkomt en in het tempo dat bij jou past. E-learning, of asynchroon leren, is niet voor niets in korte tijd heel populair geworden. Ook voor de organisatie heeft het voordelen. Lessen hoeven niet altijd te worden georganiseerd onder werktijd, er kan op ieder moment worden ingestapt door nieuwe deelnemers en het huren van klaslokalen is niet nodig.
Nu werkt het niet zo dat je simpelweg klaar bent door alle oude cursusboeken te digitaliseren en online te zetten.
Asynchroon leren vraagt wel wat voorbereiding en onderhoud om deelnemers te trekken én te houden. Lees daarom onze tips voor het maken van e-learnings.
Niemand zit te wachten op dikke boeken, lappen tekst of lange monologen, die een behoorlijk beslag op je agenda leggen. Knip kennis op in kleine, aantrekkelijke hapjes, ook wel microlearnings of kennissnacks genoemd. Serveer de snacks in allerlei vormen: een podcast, video, gifje of korte quiz.
Voor welke vorm je ook kiest, houd de lessen kort en krachtig. Ze heten niet voor niets micro. Je moet ze ongeveer in 3 minuten kunnen afronden. Verzamel ze op een centrale plek, bijvoorbeeld op je kennisplatform. Dan kun je ze makkelijk terugvinden.
Denk aan de kracht van de herhaling. Verstop microlearnings op diverse plekken, zoals in een online nieuwsbrief, magazine of mail. Voeg in de tekst een linkje toe naar de betreffende les, waar de medewerker bijna ongemerkt nieuwe kennis opdoet, of oude kennis opfrist.
Houd de aandacht van de cursist vast door verschillende vormen te gebruiken. Voeg duidelijke afbeeldingen toe, werk met video’s en ondersteunende audio. Door geschreven tekst te mixen met andere media, maak je het niet alleen aantrekkelijker.
Zet op verschillende media in, dan bereik je een groter publiek, en dat is juist bij compliance training natuurlijk heel belangrijk. Ieder mens heeft zijn eigen leerstijl en zal op een andere manier kennis tot zich willen en kunnen nemen. De een is visueel ingesteld, de ander leest makkelijk en een derde luistert liever. Spreek dus zoveel mogelijk zintuigen aan.
Laat in de compliance trainingen zoveel mogelijk praktijksituaties terugkomen. Dat maakt compliance een stuk concreter en begrijpelijker. Door te laten zien welke keuzes er dagelijks gemaakt kunnen worden op de werkvloer, wordt de zin van een bepaalde regel of wet direct duidelijk bij de cursist. Daar kan geen theorie tegenop.
Scenario-gebaseerd leren wordt nog leuker en verrassender door foto’s en video’s te maken in het eigen bedrijf op de werkvloer, waarbij je geen acteurs inhuurt maar collega’s een rol laat spelen. Dan krijg je ultieme herkenbaarheid. Heb je veel niet-Nederlandstalige medewerkers? Maak dan filmpjes in verschillende talen, of zorg voor meertalige ondertiteling.
Zorg voor tweerichtingsverkeer door een interactief programma te gebruiken in je compliance training. Met spelelementen wordt een cursus verrijkt en interessanter. Door gamification in te zetten, wordt een cursist direct wakker geschud en in de actiemodus gezet. De geleerde kennis kan worden gebruikt om punten te verdienen, of een competitie aan te gaan met andere collega’s. Spelen maakt iets los bij mensen. Ze willen scoren en gaan op een positieve manier de strijd aan.
Een paar voorbeelden van gamification die je zou kunnen inzetten:
Verbind je ook nog een beloning aan de beste prestaties (dat kan van alles zijn, van een certificaat of eervolle vermelding tot een leuk prijsje), dan zorg je voor extra motivatie.
Hebben we je al geïnspireerd om aan de slag te gaan met compliance? Dan willen we je tot slot nog even meenemen in een slimme opbouw.
Pluvo is een krachtig hulpmiddel voor compliance omdat het uitgebreide rapportagemogelijkheden combineert met gebruiksvriendelijke functies voor het beheren van trainingen. Het platform stelt je in staat om gedetailleerde overzichten te genereren van de voortgang en prestaties van medewerkers, inclusief certificeringen en hun vervaldatums. Je kunt snel filteren op datum en geldigheid, waardoor je direct ziet welke certificaten binnenkort verlopen of al zijn verlopen.
Daarnaast maakt Pluvo het eenvoudig om e-learnings te creëren en klassikale bijeenkomsten te organiseren, waarbij je eenvoudig kunt bijhouden wie aan welke sessies heeft deelgenomen. Deze gecombineerde functionaliteit biedt een alles-in-één oplossing voor het beheren van compliance training, waardoor je de status per afdeling of team kunt monitoren en proactief kunt handelen om ervoor te zorgen dat alle medewerkers voldoen aan de vereiste trainingen en certificeringen. Hierdoor wordt niet alleen het risico op nalevingsfouten geminimaliseerd, maar blijft je organisatie ook efficiënt en goed georganiseerd in haar compliance-inspanningen.
Probeer Pluvo zelf en ontdek hoe eenvoudig het is om compliance trainingen te beheren - vraag nu een gratis demo aan!
Wij van Pluvo hebben er zat! Een kennisplatform dat ook echt gebruikt gaat worden voor het laten landen van compliance? Leuke games en kennissnacks over wetgeving? Van slimme online oplossingen tot creatieve tips: wij hebben ze in huis. Neem daarom gerust contact met ons op. We denken graag met je mee!
